Zeitmanagement Werkzeuge: Die 3 Pflichtwerkzeuge des Zeitmanagements

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Transskript

Herzlich willkommen zum heutigen Video. Eine Sache vorweg. Wenn Sie bereits Erfahrung haben in Sachen Zeitmanagement, wenn Sie bereits Bücher gelesen haben oder sogar Seminare besucht haben, werden Sie in diesem Video sehr wahrscheinlich nicht viel Neues erfahren. Doch wenn Sie neu sind im lebensverändernden und lebensverbessernden Thema Zeitmanagement, wenn Sie Ihr persönliches Zeitmanagement gerade erst entwickeln, dann habe ich heute für Sie die drei Basiswerkzeuge, die Sie auf jeden Fall benötigen.

In der Literatur wird immer das Verhältnis von Verhalten zu Werkzeugen mit 80 zu 20 angegeben. Das bedeutet, dass Ihr Verhalten, also die Art und Weise wie Sie die Dinge tun und Ihre  Gewohnheiten sehr viel wichtiger sind für ein effektives Zeitmanagement, als die Werkzeuge die Sie einsetzen. Und dennoch dürfen Sie die Werkzeuge nicht vernachlässigen. Also, mit den richtigen Werkzeugen können Sie Ihr Zeitmanagement nochmals verbessern.

Und es gibt aus meiner Sicht drei Basiswerkzeuge, die Sie auf jeden Fall benötigen und diese drei Basiswerkzeuge möchte ich Ihnen heute vorstellen und mit denen dürfen Sie auf jeden Fall anfangen und starten.

Werkzeug 1: Die Aufgabenliste / To-Do-Liste

Das erste Werkzeug ist die To-Do-Liste, die Aufgabenliste, also das Papier oder die Software mit der Liste, wo Sie alle Aufgaben eintragen. Und ich meine alle Aufgaben. Egal, ob Sie diese von sich selbst heraus haben, also Ideen die Ihnen einfallen oder diese an Sie herangetragen werden über Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch. Alle Aufgaben sammeln Sie in Ihrer To-Do-Liste. Die To-Do-Liste, die Aufgabenliste, ist das zentrale Element für all Ihre Aufgaben.

Werkzeug 2: Der Kalender

Neben Aufgaben gibt es natürlich auch Termine, die Sie vereinbart haben und die Sie wahrnehmen möchten. Und Ihre Termine tragen Sie in Ihren Kalender ein. Und in Ihrem Kalender stehen ausschließlich Termine. Keine Aufgaben nur Termine.

Werkzeug 3: Planer = Wochen- und Tagesplaner

Und um das zu kombinieren, d.h. die Aufgaben und die Termine zusammen zu bringen und dann eine schöne Übersicht zu haben was eigentlich ansteht und was Sie tun dürfen und wollen, dafür gibt’s den Planer. Und das ist sehr allgemein gehalten und ich meine damit den Tagesplaner, mit dem Sie konkret Ihren Tag planen und auch den Wochenplaner, um Ihnen einen Überblick zu verschaffen was steht überhaupt in dieser Woche an.

Welches Medium verwenden?

Weil ich immer wieder gefragt werde „Elektronik oder Papier“? Da scheiden sich die Geister und ich sage immer, nehmen Sie das, mit dem sie am besten zurechtkommen. Das ist Ihr Werkzeug, mit dem sollen Sie am besten arbeiten und Sie sollen damit arbeiten. Deswegen macht es wenig sinn, wenn Sie sagen, Sie kommen mit der Software, mit der Elektronik nicht zurecht, dass ich Sie jetzt dazu bringen müsste oder würde, dass Sie eine Software verwenden. Nehmen Sie Papier, wenn Ihnen Papier zusagt. Nehmen Sie Elektronik, wenn Ihnen Elektronik zusagt.

Ich kann Ihnen sagen, wie ich es mache. Ich habe mich entschieden meine To-Do-Liste elektronisch zu führen, weil ich einfach, egal wo ich bin, meine Aufgabenliste verwalten kann. Ich kann neue Aufgaben aufnehmen und abhaken. Ich kann neue Aufgaben ergänzen oder die Aufgaben ändern und das geht übers iPhone oder wenn ich am Laptop sitze. D.h. ob unterwegs oder Zuhause, wenn ich am Schreibtisch sitze, völlig egal, ich habe immer den aktuellen Blick auf meine Aufgabenliste.

Gleiches Prinzip für den Kalender, bei mir auch elektronisch. Egal wo ich bin kann ich ihn verwalten, kann neue Termine eintragen, kann Termine ändern oder ich kann auch Termine austragen oder löschen, weil sie ausgefallen sind. Und hab immer den aktuellen Blick auf meinen Kalender und auf meine Termine. Den Planer habe ich allerdings in Papier. D.h., ich plane meinen Tag und meine Woche auf Papier und nehme dafür natürlich die Aufgaben meiner Lister und meine Termine. Mein Tagesplaner ist ein Tagesplanerbuch, indem Sie pro Tag eine Seite haben. Also jeder Tag ist eine Seite in dem Buch, da gibt’s eine Spalte für Uhrzeiten, da kann ich meine Termine eintragen und eine Spalte, wo ich meine Aufgaben eintrage und in dem Fall auch die Leute die ich kontaktieren möchte. Und somit habe ich eine Übersicht über meinen Plan und über meinen Tag und kann entsprechend durchplanen.

Warum ich mich für Papier entschieden habe? Zum einen kann ich viel schneller Dinge notieren und durchstreichen und gerade dieses Durstreichen oder abhaken ist für mich einfach eine haptische genugtun. Wenn ich was erledigt habe, kann ich einen grünen Hacken dahinter setzen. Ich habe mich für grüne Haken entschieden und wenn ich alles erledigt habe, was ich mir am Tag vorgenommen habe, gibt’s unten drunter ein dickes großes fettes ALL DONE. D.h., ich hab an dem Tag komplett erledigt, alles was ich mir vorgenommen habe und das gibt mir ein sehr gutes Gefühl.

Drei Werkzeuge reichen am Anfang und oftmals auch für immer

In dem Video war eine Übersicht über die einzelnen Werkzeuge, die Sie auf jeden Fall brauchen für Ihr Zeitmanagement. Starten Sie mit den drei Werkzeugen. Sie können später Werkzeuge ergänzen. Doch die große Gefahr, die es immer wieder gibt, ist dass die Leute zu viele Werkzeuge haben, weil Sie glauben, Sie bräuchten es und dass diese vielen Werkzeuge einfach zu viel Zeit kosten in der Anwendung und in der Verwaltung.

Nehmen Sie diese drei, starten Sie Ihr persönliches Zeitmanagement ich wünsche Ihnen ganz viel Spaß und Erfolg. Und bis wir uns im nächsten Video wiedersehen, wünsche ich Ihnen eine wunderschöne Zeit.

Ich freue mich über Kommentare hier am Blog oder beim YouTube-Video.

Auf welche Werkzeuge können Sie nicht verzichten für Ihr ideales Zeitmanagement?