Folge 3: 5 Gründe warum du deinen Tag planen solltest

Wie erreichst du deine Ziele schneller? Wie schaffst du es zufrieden den Tag abzuschließen?

Deine Tagesplanung bietet dir genau das!
... und noch mehr!

Sie ist der zentrale Baustein eines exzellenten Zeitmanagements.

In dieser Podcastfolge verrate ich dir meine TOP 5 Gründe, warum du deinen Tag planen solltest.

... und zwar jeden Tag und nicht nur, wenn man etwas mehr zu tun ist.

Der Tag ist Zuständig für Fortschritt und für Freude. Am Tag kommst du deinen Zielen näher und fühlst dich (hoffentlich) gut dabei. Dein Plan zeichnet dir die Ideallinie in den Tag, auf der du schneller und entspannter zum Ziel kommst.

Transskript

Herzlich willkommen zur Folge Nummer 3 der ZeitStyle Show.

Schön, dass du wieder dabei bist.


In dieser Folge sprechen wir darüber, warum du deinen Tag planen solltest.

Einfach gesagt: Du kannst deinen Tag planen oder die anderen planen deinen Tag für dich.

Das heißt so viel, wie, wenn du selbst keine Pläne hast, wie du deinen Tag verbringen willst, was du tun willst und wo du am Ende des Tages sein und stehen möchtest, dann ist es sehr leicht für andere Menschen und Dinge deine Zeit in Anspruch zu nehmen, für das, was sie wollen.

 

Ohne Plan verwehrst du dir die Chance deine Prioritäten an erste Stelle zu setzen, da du gar nicht weißt, was deine wahren Prioritäten sind und wann du dich damit beschäftigen möchtest.

Es mangelt dir an Klarheit und dieser Mangel kann dazu führen, dass du nicht so produktiv bist, wie du es das gerne wärst und wie du es sein könntest.

Ein Plan deckt grundsätzlich auch einen Engpass auf, einen Engpass in deiner Zeit. Und, ein Plan zeigt dir den kritischen Pfad. Also, wo ist der Pfad, den du, entlang deines Planes, unbedingt einhalten musst, weil es sonst zu Verzögerungen am Ende oder an anderen Stellen kommen kann.

 

Während ein Ziel die Basis für deine Entscheidungen ist, ist ein Plan die Basis für deine Handlungen.

Wenn du eine Entscheidung treffen musst, hilft es deine Ziele zu betrachten und zu prüfen, welches Vorgehen am besten zu diesen passt.

Wenn es darum geht etwas zu tun, ist es ratsam, dass du einen Blick auf deinen Plan wirfst. Dadurch ist es sehr leicht zu sehen, welche Aktivitäten dich weiterbringen und welche vielleicht nur Zeitverschwendung sind.

 

Meiner Meinung nach solltest du deinen Arbeitstag erst starten, wenn du einen Plan dafür hast.

Niemand würde ein Haus oder eine Brücke bauen ohne einen Plan. Nur wenige würde in den Urlaub fahren ohne einen Plan oder eine genaue Route.

Nur, wenn es um unser Leben und die eigenen Ziele geht, sind wir nicht so konsequent und erkennen oftmals den Mehrwert eines Plans einfach nicht.

 

Wenn ich die Teilnehmer in meinen Seminaren frage, wer seinen Tag plant, gehen einige Hände nach oben, andere bleiben stumm oder schütteln mit dem Kopf und einige wiegen den Kopf von links nach rechts oder wackeln mit dem Oberkörper oder den Händen.

Natürlich frage ich jedes Mal, was mir diese Gesten des Wiegens und Wackelns genau sagen sollen.

Die häufigsten Antworten sind:

  • Manche Tage plane ich, aber nicht immer.
  • Wenn viel los ist, schreib ich mir die Dinge auf, sonst eher nicht.
  • Ich plane meinen Tag im Kopf, aber schreibe nichts auf.

Sicher 99% derjenigen, die wenigstens gelegentlich ihren Tag planen, bestätigen, dass die Tage mit einem Plan produktiver sind als jene ohne Plan.

Und ich selbst habe die gleiche Erfahrung gemacht. Weswegen ich jeden meiner Tage plane.

 

Dennoch ist es erstaunlich, dass dieser offensichtliche Mehrwert einer Tagesplanung nicht dazu führt, dass die Planung konsequent jeden Tag durchgeführt wird.

 

Ich bin neugierig: Wie ist das bei dir? Planst du deinen Tag? Jeden Tag? Oder ist das eher die Ausnahme?

Schreibst du dir die Dinge auf oder planst du im Kopf? Oder planst du gar nicht und legst einfach los?

 

Schreib mir gerne auf Instagram oder Facebook. Du findest mich mit meinen Namen Mathis Uchtmann. Dann können wir ein bisschen darüber quatschen.

 

Für mich ist die Tagesplanung die beste Grundlage für einen produktiven, erfolgreichen und erfüllten Tag. Ein Tag mit tollen Ergebnissen und extrem hohem Fokus.

Und in dieser Folge erfährst du meine Top 5 Vorteile, warum du deinen Tag planen solltest.

Diese Vorteile gelten für jede Zeitspanne, nicht nur für den Tag. Sie sind daher auch anwendbar auf deine Wochen-, Monats- oder Jahresplanung. Ebenso, wie auf den langfristigen Plan für dein Leben, wenn du einen solchen hast.

Legen wir los.

 

Der erste und entscheidende Vorteil für mich, warum du deinen Tag planen solltest, lautet: Du zeichnest mit deinem Plan eine Ideallinie in den Tag.

Vermutlich kennst du den Begriff "Ideallinie" aus dem Rennsport.


Ich schaue zum Beispiel gerne Formel 1. Dort gibt es bei jeder Rennstrecke eine Ideallinie. Das ist die Linie, die die schnellste Rundenzeit liefert, wenn ein Fahrer diese mit der größtmöglichen Geschwindigkeit fährt.

Fährt jemand bei diesen Geschwindigkeiten (300+ km/h) die ganze Zeit auf der Ideallinie?
Nein. Diese zu 100% zu treffen, ist sogar eher die Ausnahme. Nichtsdestotrotz ist sie da. Die Fahrer kennen sie und orientieren sich an ihr.

Im Rennen versuchen sie diese Linie so gut es geht zu treffen.

 

Mit einem Plan zeichnest du eine solche Ideallinie in deinen Tag.

Folgst du dieser Linie und setzt um, was du dir vorgenommen hast, kommst du schneller voran. Am Ende des Tages hast du tolle Ergebnisse erreicht und das fühlt sich richtig gut an.

 

Wirst du es schaffen den ganzen Tag dieser Ideallinie zu folgen?

Kann sein.

Das kommt zum einen darauf an, wie sehr du deine Ideallinie beschützt und wie sie aussieht. Und zum anderen wie gut du dich darauf fokussieren kannst oder ob dich andere Dinge oder du selbst vom Kurs abbringen.

 

Doch selbst, wenn du wirklich abgelenkt wirst und vom Kurs abkommst, ist das kein Weltuntergang.

Dann rennst du ein bisschen in die vermeintlich falsche Richtung, doch sobald dir das bewusst wird, kannst du dich wieder an deine Ideallinie erinnern und daran orientieren.

Solange diese Linie da ist, kannst du jederzeit wieder darauf zurückkommen.

Ohne einen Plan fehlt dir eine solche Ideallinie und die Gefahr steigt, dass du irgendwie durch den Tag schlitterst. Du kannst auch gar nicht wirklich entscheiden, ob du in eine falsche Richtung läufst.

Es fehlt dir etwas Wichtiges: ein Orientierungspunkt.

 

Und gehen wir vom Tag zur Woche, dann sieht es dort genauso aus: Du kannst in einer Woche jeden Tag prüfen, ob du deiner Ideallinie folgst oder davon abgewichen bist und kannst gegensteuern, wenn das erforderlich ist.


Halten wir also fest: Erster entscheidender Vorteil einer Planung ist, dass du dir eine Ideallinie schenkst, an der du dich die ganze Zeit lang orientieren kannst. Du kannst immer wieder darauf zurückkommen, selbst, wenn du davon abgewichen bist und immer noch die Ergebnisse erreichen, die du dir für diesen Tag vorgenommen hast.

 

Zweiter Vorteil: Du bist proaktiv.

Wir verbringen jeden Moment in unserem Leben auf einer von zwei Seiten: Wir sind entweder reaktiv oder proaktiv.

Unsere Handlungen werden entweder durch etwas im Außen gesteuert oder von etwas im Inneren.

Als Daumenregel können wir sagen, dass die Dinge im Außen dich reagieren lassen.

 

Klassische Beispiele sind:

  • Das Handy vibriert und du schaust drauf.
  • Eine E-Mail kommt an und du öffnest deinen Posteingang.
  • Das Telefon klingelt und du nimmst ab.
  • Jemand fragt, ob du nur kurz Zeit hast und du sagst gedankenverloren oder aus Gewohnheit ja.

 

Bei den Dingen im Innern ist es nicht so eindeutig. Manche lassen sich reaktiv sein und manche proaktiv. Nimmst du dir etwas vor zu erledigen an diesem Tag ist das proaktiv, verschiebst du die Sache dann, weil du doch keine Lust hast und schaust lieber Netflix, ist das reaktiv.

 

Ich denke, es überrascht dich nicht, dass deine Wünsche, Ziele und Träume im proaktiven Bereich liegen.

Natürlich kannst du auch Ziele von dir erreichen, wenn du überwiegend reaktiv bist. Es dauert dann nur wesentlich länger oder passiert eher zufällig.
Ein großer Nachteil, wenn es zufällig passiert oder durch eine glückliche Fügung, ist, dass du dich weniger darüber freuen kannst.

 

Die tollsten Momente sind doch jene, wenn du etwas erreichst, wofür du dich wirklich hast anstrengen müssen und dann in den Genuss kommst, es erreicht zu haben.

Ein Plan ist immer im proaktiven Bereich.

Er steigert damit deine Chance, dass du deine Ziele verwirklichst und das erreichst, was du willst und was du dir vorgenommen hast.

 

Der Dritte Vorteil einer Planung ist: Du vergisst nichts.

Ich komme nochmals auf den Anfang dieser Folge zurück. Erinnerst du dich noch an die Antworten derjenigen, die mit dem Kopf gewackelt haben?

Eine war: "Ich plane meinen Tag im Kopf, aber schreibe nichts auf."

Unser Kopf, oder besser unser Gehirn, ist ein unglaubliches Ding. Es ist einfach faszinierend, was es alles kann und wozu es uns befähigt.

Ein mächtiges Werkzeug, das du nutzen darfst.

Wofür es jedoch nicht wirklich gut geeignet ist, ist sich Dinge zu merken. Vor allem jene Dinge, die keinen großen Nutzen für das Überleben oder die Vermeidung von Schmerzen haben.

Es ist nicht gut, um sich Einkauflisten zu merken oder Telefonnummern oder Aufgaben.

Natürlich kann man das trainieren und Telefonnummern, die du immer wieder wählst, kannst du irgendwann auswendig. Das macht jedoch die Wiederholung.

Ebenso kannst du mit ausgefeilten Merktechniken dir sehr viele Informationen merken. Das macht jedoch auch nur Sinn für Informationen, die du immer wieder abrufen möchtest.

 

Die Tagesplanung beinhaltet jedoch keine solchen Informationen. Ganz im Gegenteil: Alles darauf sollte idealerweise nach 24 Stunden abgearbeitet sein und in der Regel wird eine identische Aufgabeliste nicht wieder auftreten. Es macht daher wenig Sinn für dein Gehirn sich diese wirklich zu merken.

Denn dieses Merken-und-Erinnern kostet unglaublich viel Energie.

Energie, die du an anderen Stellen im Alltag wichtiger gebrauchen könntest.

Wenn du also deine Pläne nur im Kopf machst, sind folgende Situationen häufiger oder wahrscheinlicher:

  • Du schiebst ungeliebte und herausfordernde Dinge eher auf, weil du wenig oder keine Energie hast, um diese zu starten und anzugehen.
  • Du vergisst Dinge, die du erledigen wolltest, weil andere Themen deinen "Merkspeicher" belegen. Ohne, dass "Merkspeicher" eine offizielle Bezeichnung für einen Bereich in deinem Gehirn ist. Aber du verstehst sicher, was ich meine.
  • Du änderst deinen Plan häufiger nach deinem aktuellen Befinden. Je nachdem, wie du dich fühlst, machst du das eine oder das andere. Deine Gedanken sind so schnell und es ist einfach eine geplante Aufgabe durch eine andere zu ersetzen. Vielleicht fällt dir das auch gar nicht so richtig auf.

 

Wenn du deinen Plan nicht notierst, fehlt auch ein entsprechendes Commitment, also das Versprechen oder die Vereinbarung mit dir selbst, was du heute erledigen wirst. Den Plan hat nie jemand gesehen - du selbst auch nicht - also kann auch niemand sagen, ob du gerade das Geplante bearbeitest und am Ende alles wie geplant erledigt hast.

Ich bin der Meinung, dass du dich gern ein bisschen selbst in die Pflicht nehmen darfst, um deine (großen) Ziele zu erreichen und die erforderlichen Dinge auch wirklich abzuarbeiten. Und ein notierter Plan ist eine solche Verpflichtung dir selbst gegenüber.

 

Der vierte Vorteil ist folgender: Dein Plan motiviert dich.

Mein Tagesplaner motiviert mich zweifach: Zuerst sehe ich die Aufgaben und Dinge, die ich an diesem Tag erledigen darf, erledigen möchte und teilweise auch erledigen muss.

Doch mit jeder Sache mache ich Fortschritt. Das ist doch großartig.

Und zweitens motiviert mich der Plan, wenn ich eine Aufgabe abhaken kann. Und am Abend sehe ich, was ich alles geschafft habe.

Wenn du einen Plan mit Aufgaben hast, die du abhaken kannst, ist das unglaublich motivierend.

Jeder Haken setzt Motivation frei.

 

Und hier bin ich ein großer Freund einer Tagesplanung auf Papier. Denn nur, wenn ich die Aufgaben auf Papier habe, kann ich diese auch schön durchstreichen und die Erledigung dadurch noch mehr genießen.

Wenn ich nur einmal kurz auf die Maustaste klicken muss, um die Aufgabe abzuhaken, ist das zwar auch ein Eintrag, der erledigt ist, aber so eine richtige Genugtuung ist das irgendwie nicht für mich.

Daher plane ich persönlich auch einen Großteil meiner Tage noch auf Papier, konkret mit meinem Fokus Fighter Planner, den du dir gratis von meiner Webseite herunterladen kannst.

Auf diesem schreibe ich meine Aufgaben auf, notiere meine Termine und streiche alles konsequent durch, wenn es erledigt ist.

 

… und ja, manchmal schreibe ich auch die Dinge auf, die ich erledigt habe, die jedoch noch nicht auf meinem Tagesplaner standen, nur um sie dann gleich im Anschluss durchzustreichen.

 

Das gibt Motivation weiterzumachen und die nächste große Aufgabe in Angriff zu nehmen.

Ein Plan ist ein guter Motivator, wenn deine natürliche Bereitschaft Dinge anzugehen einen freundlichen Tritt in den Hintern benötigt.

Deswegen: Plane deinen Tag. Er gibt dir Motivation!

 

Der fünfte und letzte Vorteil für diese Folge ist: Dein Plan sorgt für Ruhe.

Unter diesem Punkt summieren sich nochmals all die vorangegangenen.

Mit deiner Ideallinie weißt du immer was eigentlich zu tun ist und du kannst darauf zurückkomme. Du musst dir keine Sorgen machen, dass du nicht weißt, wie du vorankommst.

Durch einen Plan ist es sehr viel leichter dich gegen Ablenkungen zu behaupten. Du hast ein attraktives Alternativprogramm ausgedacht, also warum solltest du dich mit belanglosen Dingen beschäftigen, die dich nicht weiterbringen?

Hierbei ist natürlich wichtig, dass dir dein Plan auch gefällt und nicht nur Dinge enthält, gegen die du eine extreme Abneigung verspürst.

Du musst dir keine Gedanken darüber machen, dass etwas hinten runterfällt, weil du es vergisst, sondern kannst ganz beruhigt durch deinen Tag gehen. Alles bedeutende steht auf deinem Plan.

 

Doch der größte Pluspunkt deines Plans ist sicher, dass er für ein gutes Gefühl am Abend sorgt, solange du dich an diesen bestmöglich hältst und dich nicht ziellos deinen Impulsen hingibst doch andere Dinge zu machen.

 

Du kannst ganz beruhigt sein, dass du dich um die bedeutenden Themen und Menschen an diesem Tag kümmerst bzw. gekümmert hast.

Diese findest du alle in deinem Plan.

 

Das waren die fünf Gründe, warum du deinen Tag planen solltest.

Ich wiederhole sie nochmals schnell:

  1. Dein Plan zeichnet eine Ideallinie in den Tag.
  2. Du bist proaktiv.
  3. Du vergisst nichts.
  4. Dein Plan motiviert dich.
  5. Dein Plan sorgt für Ruhe.

 

Bedenke, ein Plan ist die Basis für deinen Handlungen. Ohne Plan wird es schwer das Leben deiner Vorstellungen zu führen und die Dinge zu tun, die dich zu deinen Zielen und zu deinen Träumen bringen.

Ich hoffe, ich konnte dich mit den fünf Vorteilen dafür begeistern selbst regelmäßig eine Tagesplanung durchzuführen.

 

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Danke, dass du auch heute wieder dabei warst. Bis zum nächsten Mal.

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ZeitStyle Coach

Mathis Uchtmann

Trainer, speaker und coach zum Thema Zeitmanagement

Mathis Antrieb ist die Beantwortung der Frage: Wie schaffe ich es Tag für Tag die Anforderungen und Erwartungen von mir selbst und anderen bestmöglich zu erfüllen - und zwar ohne mich dabei selbst zu verheizen?

Viel arbeiten kann jeder. Und Möglichkeiten das zu beweisen, gibt es heutzutage sehr viele - leider!

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Für ihn stehen bedeutende Ergebnisse gepaart mit einer hohen Arbeits- und Lebensfreude an erster Stelle. Und hierfür hat er ein effektives Zeitmanagement-System entwickelt, das sich in erster Linie mit unseren Denk- und Verhaltensweisen beschäftigt und Werkzeuge hinten anstellt.

Zeitmanagement beginnt im Kopf!

Die Möglichkeit seine Strategien, Konzepte und Methoden zu testen hat er reichlich. Er jongliert täglich die Anforderungen eines Team- und Projektleiters in einem 40-Stunden Job eines führenden Software-Unternehmens und der Nebentätigkeit als Trainer, Speaker, Autor und Coach für Zeit- und Selbstmanagement.

2020 hat er auch die Chance bekommen sein Zeitmanagement als Vater zu optimieren und hierfür auch neue Strategien und Methoden zu entwickeln.

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