"Ich bin zu beschäftigt, um an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten."

Kommt dir dieser Gedanke vielleicht bekannt vor? Und selbst, wenn du ihn selbst so bewusst noch nie gedacht hast, dann schau dir bitte einmal folgendes Verhalten aus der Vogelperspektive an:

Kann es sein, dass du auch eher dazu neigst dringende Dinge zuerst anzugehen und zu erledigen, bevor du die wirklich bedeutenden Aufgaben bearbeitest?

Das heißt, du lässt also jene Aufgaben erst einmal liegen, die einen viel höheren Mehrwert bieten, aber keine Deadline haben oder deren Deadline noch sehr weit in der Zukunft liegt und machst dafür Dinge mit niedrigem Nutzen, weil diese eine anstehenden Abgabetermin haben.

Wenn das so ist, unterliegst du auch dem sogenannten Dringlichkeitseffekt, welcher vor allem durch knappe oder zu knappe Deadlines entsteht und verstärkt wird.

Wie nutzt du diesen Umstand zu deinem eigenen Vorteil? Wie setzt du clevere Deadlines? Und wie gehst du damit um, wenn dir eine enge Deadline auferlegt wird?

Die Antworten darauf und mehr über Deadlines erfährst du in dieser Podcastfolge.

"Ich bin zu beschäftigt, um an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten."

Kommt dir dieser Gedanke vielleicht bekannt vor? Und selbst, wenn du ihn selbst bewusst noch nie so gedacht hast, dann schau dir bitte einmal folgendes Verhalten aus der Vogelperspektive an:

Kann es sein, dass du auch eher dazu neigst die dringenden Dinge zuerst anzugehen und zu erledigen, bevor du die wirklich bedeutenden Aufgaben bearbeitest?

Das heißt, du lässt also jene Aufgaben erst einmal liegen, die einen viel höheren Mehrwert haben, deren Deadline jedoch nicht vorhanden ist oder noch sehr weit in der Zukunft liegt und du machst dafür die Dinge mit niedrigerem Nutzen, weil deren Abgabetermin unmittelbar bevorsteht.

Wenn das so ist, unterliegst du auch dem sogenannten Dringlichkeitseffekt, welcher vor allem durch knappe oder zu knappe Deadlines entsteht und verstärkt wird.

Wie nutzt du diesen Umstand zu deinem eigenen Vorteil? Wie setzt du clevere Deadlines? Und wie gehst du damit um, wenn dir eine enge Deadline auferlegt wird?

Die Antworten darauf und mehr über Deadlines erfährst du in dieser Podcastfolge.

Herzlich Willkommen zur Folge 32 der ZeitStyle Show: Deadlines clever annehmen, setzen und nutzen

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter https://zeitstylecoach.de/032 für die heutige Folge 32.

Deadlines sind Studien zufolge einer der stressigsten Aspekte in der Arbeitswelt. Insbesondere dann, wenn du selbst überschätzt, wie schnell du eine Sache erledigen kannst und dich dann abmühen musst, um den viel zu engen Zeitplan einzuhalten.

Daher lohnt es sich, wenn wir uns einmal genauer ansehen, wie wir den Stress eventuell entschärfen können und Deadlines auch zu unserem eigenen Vorteil nutzen können.

Denn es geht nicht nur um ein bisschen gestresst sein, sondern vor allem darum, dass der Zeitdruck durch unrealistische Deadlines einen extrem großen negativen Einfluss auf deine Gesamtleistung hat - ganz besonders auf deine Kreativität und deine Effektivität.

Und hinzu kommt noch der bereits zuvor angesprochene Dringlichkeitseffekt: Je beschäftigter und gestresster du bist, desto eher fällst du diesem zum Opfer und erledigst das Dringende vor dem Wichtigen.

Und diese Entscheidung ist nicht einmal unbedingt eine bewusste Entscheidung. Abgabetermine, die sehr kurzfristig vorgegeben werden und anstehende Deadlines fühlen sich nicht gut an. Wenn du die Aufgabe allerdings erledigt hast, bist du dieses negative Gefühl los. Das gilt sogar, wenn die Aufgabe wenig Nutzen hatte oder du dir die Deadline selbst auferlegt hast.

Diese Erleichterung ist auch ein Grund, warum das Abhaken von Aufgaben so viel Spaß macht. Es ist jedoch auch der Grund, warum dich deine Aufgabenliste mit den dringenden Aufgaben davon abhalten kann, dass du dich um die wirklich bedeutenden Dinge kümmerst.

Welche Deadline solltest du dir setzen?
Deadlines sind eine gute Sache, weil nur so eine effiziente Zusammenarbeit überhaupt möglich ist. Dein Gegenüber muss wissen, wann es mit der Arbeit weitermachen kann, wenn diese von deiner Zuarbeit abhängt. Und du musst natürlich wissen, wann du mit etwas rechnen kannst, um auf deiner Seite weiterzumachen.

Ohne Abgabetermine wäre hier das reinste Chaos und man müsste ständig nachfragen, wann das Zwischenergebnis denn nun vorliegt.

Deadlines machen also absolut Sinn. Doch nicht jede Deadline ist tatsächlich sinnvoll.

Was glaubst du: Ist es besser eine kürzere Deadline zu setzen oder eine Deadline, die weit in der Zukunft liegt? Oder vielleicht überhaupt keine Deadline?

Das Ergebnis einer Studie hat tatsächlich gezeigt, dass die meisten Rückmeldungen auf eine Anfrage dann eingehen, wenn gar keine Deadline gesetzt wird. Das sollte man sicher noch näher in den verschiedenen Bereichen untersuchen, aber zum Beispiel für soziale Einrichtungen, die um Spendengelder und Unterstützung werben, scheint das ein gutes Vorgehen.

Im Arbeitsalltag ist das jedoch weniger brauchbar. Hier benötigen wir Deadlines für die Zusammenarbeit im Team und mit unseren Kunden.

Eine Deadline ferner in der Zukunft sorgt dafür, dass die Dringlichkeit zur Bearbeitung und Erledigung einer Aufgabe drastisch sinkt. Das können wir bei uns selbst sehr gut erkennen, wenn wir uns Ziele definieren, deren Deadline erst am Ende des Jahres ist oder noch Monate entfernt ist.

Das sind in der Regel größere Ziele, die auch mehr Einsatz und Zeit benötigen. Ein Tipp zur Zielerreichung ist hier das große Ziel in kleinere und überschaubare Teilziele herunterzubrechen.

Das hat zwei Vorteile:
(1) Das große Ziel erscheint machbarer und weniger überfordernd.

Doch viel mehr interessiert uns in dieser Folge der zweite Vorteil:
(2) Die Teilziele bekommen ihre eigenen Deadlines, die näher an der Gegenwart sind und dich somit zusätzlich auffordern das Thema anzugehen.

Achte darauf, dass du möglichst enge Deadlines setzt. Jedoch sollten diese realistisch sein. Du weißt es selbst: Es kommt immer etwas dazwischen, also plane auch Pufferzeiten ein. Ist die Deadline mit Pufferzeit erneut Wochen in der Zukunft, dann prüfen, ob du einen weiteren kleinen Zwischenschritt einfügen kannst.

Dieser Zwischenschritt sollte dann eine Deadline haben, die greifbar und spürbar ist.

Sobald du für deine bedeutenden Themen diese zeitnahen Deadlines setzt, nutzt du den Dringlichkeitseffekt zu deinem Vorteil. Und wenn du es schaffst die Aufwände mit Pufferzeiten realistisch zu planen und dich dabei nicht selbst zu überschätzen, dann steigt dein Stresslevel dabei auch nicht.

Lerne aus der Vergangenheit für die Deadlines in deiner Zukunft.
Ich komme aus der IT. Und ähnlich wie in der Baubranche dauern die Projekte oftmals länger als geplant. Es gibt unzählige Beispiele dafür. Das prominenteste in Deutschland ist wohl der Flughafen BER in Berlin. Da hat es über 8 Jahre länger gedauert als geplant.

Warum spreche ich darüber.

Diese Tatsache, dass Projekte und das Erledigen von Aufgaben oder das Erreichen von Zielen oftmals länger dauert als geplant, ist auch ein interessanter Umstand. Und dieser wurde ebenfalls erforscht.

Man spricht hier vom "Planungsfehlschuss". Dieser beschreibt, dass Personen bei ihren Planungen keine unerwarteten Verzögerungen oder sonstige Störungen miteinbeziehen.

Im Klartext: Du bist zu optimistisch, was den Zeitpunkt der Zielerreichung betrifft.

Warum passiert das?

Im Kern passiert das aus zwei Gründen:
(1) Du unterschätzt, wie lange ein Projekt oder die Erledigung einer Aufgabe tatsächlich benötigt.
(2) Du überschätzt, wie schnell du die Dinge erledigen wirst und vorankommst.

Ein ganz zentraler Grund dafür ist der folgende: Du greifst nicht auf die Erfahrungswerte deiner Vergangenheit zurück und das lässt dich deine Deadline und vielleicht sogar dein Ziel insgesamt verfehlen.

Du kannst Projekte natürlich auch später abschließen und Ziele mit einer Verzögerung erreichen. Oftmals ist das keine große Sache und schadet meistens nur dir selbst.

Aber ein ganz plakatives Beispiel, dass mir nahezu täglich in meinem Tun als Zeitmanagement-Trainer begegnet, ist der Umstand, dass Leute ihre Aufgabenliste des Tages viel zu vollpacken, am Abend nicht alles erreicht haben und dann frustriert und niedergeschlagen sind.

Wenn ich jedoch frage, wann die Person das letzte Mal wirklich alles von Ihrer Tagesplanung erledigt hat, muss diese entweder sehr weit in die Vergangenheit oder es ist tatsächlich noch nie passiert.

Dennoch tritt sie jeden Tag wieder an, schreibt fleißig ihre Liste in dem optimistischen Glauben, dass es heute klappen wird. Was natürlich nicht der Fall ist.

Falls es dir ähnlich ergeht und du deine Tagesplanung die meiste Zeit nicht vollständig erledigst, weil ständig irgendetwas anderes dazwischenkommt oder du länger für Dinge benötigst als geplant, dann lerne aus dieser Erfahrung und reduziere die Einträge auf deiner ToDo-Liste für den Tag oder die Woche.

Für deine größeren Projekte und Ziele lerne ebenfalls aus deiner Vergangenheit. Insbesondere, wenn du dich bei der Zielerreichung mit neuartigen Dingen beschäftigen musst, vielleicht eine neue Software oder ein neues Vorgehen, dann sei großzügig mit den Pufferzeiten.

Mein Tipp für dich lautet daher: Lerne aus der Vergangenheit für die Deadlines in deiner Zukunft.

Und berücksichtige dabei auch immer: Weniger ist meistens mehr. Fokussiere dich auf Weniges und mache das ordentlich und innerhalb der Zeitvorgaben. Gehe dann weiter zum Nächsten.

OK, damit solltest du deine eigenen Deadlines künftig gut im Griff haben und eher zeitgerecht erreichen, und zwar ohne großen Stress und dass du die Nächte davor durcharbeiten musst.

Aber wie gehst du mit Deadlines um, die dir von anderen vorgegeben werden - insbesondere dann, wenn diese nicht in deine Planung passen?

Wie gehst du mit Deadlines von anderen um, die dir nicht in die Planung passen?
Vermutlich setzt du dir nicht nur selbst Deadlines, doch bekommst auch Zeitvorgaben von außen. Das kann innerhalb des Teams oder des Unternehmens sein oder auch von außen durch Kunden oder Behörden.

Wie gehst du am besten mit diesen Deadlines um, umso wenig wie möglich Stress zu haben, Überstunden zu vermeiden und am Ende dennoch zeitgerecht zu liefern?

Hier sind meine 3 Tipps für dich:

(1) Die wenigsten Deadlines sind in Stein gemeißelt. Du musst sie nicht einfach akzeptieren.

Es gibt durchaus Abgabetermine, die unumstößlich sind. Zum Beispiel arbeite ich seit über 15 Jahren mit Kunden aus der öffentlichen Verwaltung zusammen. Neue Beauftragungen erfolgen im Rahmen von Ausschreibungen. Bei diesen gibt es eine klare Abgabefrist. Gehen Angebote nach dieser Frist ein, werden diese nicht mehr berücksichtigt - selbst dann nicht, wenn es das beste Angebot aus wirtschaftlicher und inhaltlicher Sicht ist.

Gegen eine solche Deadline kannst du nichts tun und musst einfach dein Bestes geben diese einzuhalten, wenn es dir wichtig ist.

Doch die wenigsten Deadlines sind tatsächlich so strikt. Oftmals habe ich sogar nicht einmal das Gefühl, dass die Person, die die Deadline vorgibt, wirklich viel darüber nachgedacht hat und es einfach ein Wunschdatum ist ohne große Auswirkungen, wenn es nicht eingehalten wird.

Dass das so ist, kommt dir zugute, denn jetzt gibt es Verhandlungsspielraum.

Trifft also eine Anfrage oder Aufgabe bei dir ein mit einer Deadline, die nicht in deine Planung passt, dann solltest du zuallererst prüfen, ob diese auch wirklich final ist.

Du kannst das auf deine ganz eigene Art machen. Ich frage mein Gegenüber manchmal einfach ganz direkt: "Wenn ich dir das nicht bis zu diesem Zeitpunkt liefere, wer stirbt dann?"

Der Begriff "Deadline" kommt historisch betrachtet aus dem amerikanischen Bürgerkrieg. Man konnte damals nicht alle Gefangenen unterbringen und stellte sie daher einfach auf einem freien Feld zusammen. Um die Gefangenen wurde eine Linie gezogen und die Wachen wurden so positioniert, dass sie diese Linie gut sehen konnten. Wer diese Linie überschritt wurde erschossen.

Deadline bedeutet daher übersetzt Todeslinie oder auch Todeszone.

Heute wird er sehr viel freier für Abgabefristen genutzt.

Mit diesem historischen Wissen als Hintergrund zielt meine Frage "Wer stirbt denn dann?" natürlich darauf ab, was Schlimmes passiert, wenn das Ergebnis bis zum Termin nicht vorliegt.

In den wenigsten Fällen erfolgt dann eine Eskalation oder eine andere Tragödie. Meistens ist zwischen der mir genannten Deadline und einer eventuellen Weiterbearbeitung oder Weitergabe auch noch ein Puffer eingeplant.

Das ist natürlich sehr clever von meinem Gegenüber uns solltest du auch unbedingt machen, wenn du anderen Deadlines vorgibst.

Doch all das gibt Spielraum für eine neue Deadline.

Behalte bitte den Dringlichkeitseffekt im Auge: Sobald die Abgabe der neuen Aufgabe zu dringend ist, wirst du deine geplanten und wichtigen Themen einfach zurückstellen und dich daran setzen die Deadline einzuhalten.

Durch meine Nachfrage allein, was meistens 5-10 Minuten dauert, erkaufe ich mir in den meisten Fällen zusätzliche Tage oder zumindest Stunden für die Abgabe.

Diese zusätzliche Zeit hilft mir, dass ich meinen ursprünglichen Plan nicht über den Haufen werfen muss und weiter fokussiert daran arbeiten kann.

Ich informiere mich über die allerletzte Abgabemöglichkeit und sage zu, dass meine Zuarbeit oder mein Ergebnis zu diesem Zeitpunkt in jedem Fall vorliegt.

Doch hier ist ein Punkt besonders wichtig: Falls du das Zugeständnis von deinem Gegenüber bekommst, dein Ergebnis später oder sogar zum letztmöglichen Termin abzugeben, dann musst, musst, musst du diesen Termin unter allen Umständen einhalten.

Sobald du diese finale Deadline einmal überziehst, ist das Vertrauen weg und du wirst es künftig sehr, sehr schwer haben zusätzliche Zeit zu verhandeln.

Tipp Nr. 1 lautet zusammengefasst also: Die wenigsten Deadlines sind in Stein gemeißelt. Du musst sie nicht einfach akzeptieren. Du kannst einen neuen Termin verhandeln. Doch diesen Termin musst du unter allen Umständen einhalten.

Falls die Deadline jedoch nicht verschiebbar ist, dann habe ich noch Tipp 2 und 3 für dich.

(2) Kümmere dich zuerst um dein Wohlergehen. Gehe erst dann die Aufgabe an.

Es ist sicher keine Überraschung für dich, dass wenn du dich körperlich oder mental unwohl fühlst, du nicht in der Lage bist deine beste Leistung abzurufen.

In diesen Phasen bist du weder effizient noch effektiv.

Das Allererste, was du daher tun darfst, wenn du dich einer kritischen Deadline gegenübersiehst, ist es dich um dich selbst zu kümmern, bevor du dich um die Aufgabe oder das Projekt kümmerst.

Das Natürlichste wäre es die Sache sofort anzugehen. Du denkst, dass du keine Zeit verlieren darfst, da die Frist ohnehin schon viel zu knapp ist, doch das Gegenteil ist der Fall.

Zum einen ergibst du dich dadurch dem Dringlichkeitseffekt, welcher wiederum für Stress und Frust sorgt, da wichtige Dinge liegenbleiben und zum anderen bist du sehr viel effektiver und effizienter, wenn du dich gut fühlst und klar denken kannst.

Das Erste, was du also tun darfst, sobald die Deadline auf deinem Tisch landet: Prüfe dein Wohlergehen. Wie geht es dir in diesem Moment damit?

Bist du vielleicht besorgt, ängstlich, aufgebracht, vielleicht wütend oder auch frustriert?

Wenn ja, dann investiere 20-30 Minuten, um diese Gefühle loszuwerden und wieder Kontrolle über dein Denken und Fühlen zu erhalten. Mache, was immer dir gut tut in solchen Momenten.

Und wenn du keine Ahnung hast, was das sein könnte, dann gehe draußen eine Runde spazieren - und gerne auch etwas schnelleren Schrittes - oder treibe Sport. Du musst es nicht übertreiben. Dein Herz sollte etwas mehr arbeiten müssen und deine Atmung sollte schneller gehen. Du musst aber kein High Intensity Interval Training oder etwas Vergleichbares machen.

Durch die Bewegung werden die Stresshormone in dir schneller abgebaut. Du führst eine Art Neustart deines Wohlbefindens durch und kannst dich im Anschluss ruhiger und fokussierter an die Arbeit machen.

Was dir beim Fokussieren enorm hilft, ist der dritte und letzte Tipp:

(3) Frage dich, worauf kommt es bei meinem Ergebnis wirklich an?

Diese Frage hat zwei Vorteile: Du nutzt die ohnehin knappe Zeit sinnvoll, indem du die essenziellen Dinge erledigst und ein gutes Ergebnis lieferst und du hast die Chance Überstunden zu vermeiden oder dich sogar weiterhin um deine geplanten Dinge zu kümmern.

Beantworte Fragen, wie: "Was ist es, dass wirklich von mir erwartet wird?" und "Worauf kommt es wirklich an?"

Die Antworten auf diese Fragen können dafür sorgen, dass du dich um die entscheidenden Dinge kümmerst und die zuvor nahezu unmögliche Deadline wird dadurch plötzlich machbar.

Mit diesen drei Tipps solltest du nun auch für Deadlines gewappnet sein, die andere Leute dir vorgeben, so dass du diese mit weniger Stress erreichen kannst und deine eigene Planung nicht einfach hinten runterfällt.

Noch eine Anmerkung: Falls die Deadline in deine Planung passt und du dafür Luft hast, dann kannst du dir die Aufwände für die Abstimmung einer neuen Deadline sparen, die Sache einplanen und dich an die Arbeit machen. Berücksichtige hierbei aber in jedem Fall auch Verzögerungen und Störungen und plane nicht zu optimistisch.

Deadlines sollten für dich künftig etwas sein, mit dem du gerne arbeitest und selbst, wenn sie zeitweise etwas stressig sein sollten, hast du nun Ansätze, wie du damit umgehen kannst.

Schreib mir dein Feedback zu dieser Folge auf Instagram oder Facebook.

Ich versuche nun einmal das Ergebnis aus der Studie zu Deadlines anzuwenden und gebe dir keine Vorgabe, bis wann du den Podcast abonnieren solltest. Dein Vorteil liegt jedoch auf der Hand: Du wirst künftig keine neue Folge mehr verpassen.

Ebenso gibt es keine Deadline für deine Bewertung des Podcast oder, bis wann du mir auf Spotify folgen sollst. Dennoch freue ich mich natürlich, wenn du dir dafür ein bisschen Zeit nimmst und dem Podcast so zu mehr Sichtbarkeit verhilfst.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

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