Multitasking wirkt sich extrem negativ auf deine Produktivität und die Gesundheit deines Gehirns aus. Es saugt dir Energie aus, während du glaubst, dass du super effizient und produktiv bist.

Das ist jedoch ein Irrglaube.

In dieser Folge erfährst du was Multitasking zu einem echten Produktivitätskiller macht, warum nicht nur dein Fokus, sondern auch deine Arbeits- und Lebensfreude darunter leiden können. Und ich verrate dir, was du dagegen tun kannst, dass es gar nicht so weit kommt.

Diese Folge ist für dich, einen Multitasker. Und sie ist ganz besonders für dich, wenn du glaubst ein guter Multitasker zu sein. Denn dann können die langfristigen negativen Auswirkungen noch verheerender sein.

Multitasking wirkt sich extrem negativ auf deine Produktivität und die Gesundheit deines Gehirns aus. Es saugt dir Energie aus, während du glaubst, dass du super effizient und produktiv bist.

Das ist jedoch ein Irrglaube.

Und gerade in Zeiten, in denen es heiß hergeht - wie z.B. jetzt gerade wieder im Jahresendspurt - erliegen wir dem Irrglauben, dass Multitasking genau das ist, was wir tun müssen, um unsere zahlreichen offenen Aufgaben, Projekte und Ziele noch abzuschließen.

Doch Studien haben mittlerweile bewiesen, dass Multitasking zum einen gar nicht möglich ist - doch dazu später mehr - und zum anderen, dass du dadurch langsamer wirst und mehr Fehler machst.

Während du also dem Irrglauben erliegst, besonders produktiv und effizient zu sein, ist genau das Gegenteil der Fall.

Herzlich Willkommen zur Folge 26 der ZeitStyle Show: Multitasking vernichtet deine Energie und Produktivität

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter zeitstylecoach.de/026 für die Folge 26.

Multitasking scheint eine gute Möglichkeit zu sein, viel auf einmal abzuarbeiten. Es klingt so verlocken und scheint auch eine ideale Strategie zu sein, um all die vielen Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

Obwohl es so aussieht, als ob du viele Dinge auf einmal erledigen würdest, ist das leider nicht der Fall. Forschungen haben gezeigt, dass unser Gehirn nicht annähernd so gut darin ist, mehrere Aufgaben zu bewältigen, wie wir es gerne glauben.

Es gibt Vermutungen, dass Multitasking deine Produktivität sogar um bis zu 40 Prozent verringern kann. Natürlich sind solche Aussagen immer mit Vorsicht zu genießen, weil es eben auch darauf ankommt, was du machst und wie gut du dich im Allgemeinen konzentrieren kannst.

Dennoch ist die Grundaussage klar: Multitasking verringert deine Produktivität.

Und das heißt nichts anderes, als dass Multitasking dich dabei behindert die Ergebnisse zu erreichen, die du dir vorgenommen hast.

Doch warum ist das so? Was macht Multitasking zu einem solchen Produktivitätskiller?

Der Begriff "Multitasking" sagt aus , dass du an vielen Dingen zeitgleich - also parallel - arbeitest.

Und es mag tatsächlich so aussehen und sich auch so anfühlen, als ob du das tun würdest. Doch in Wahrheit ist es kein paralleles Bearbeiten.

Was in Wirklichkeit passiert ist, dass du deine Aufmerksamkeit und deinen Fokus sehr schnell zwischen den einzelnen Dingen hin- und herspringen lässt.

Im Englischen hat sich daher der Begriff "Task-Switching" etabliert, von "to switch", was "wechseln" bedeutet.

Und genau dieses Wechseln ist auch das große Problem!

Dieses Wechseln kostet unglaublich viel Energie. Dadurch wirst du schneller müde und deine Konzentrationsfähigkeit sinkt.

Multitasking ist der Türöffner für den größten Feind deines Fokus!

Weißt du wer das ist?
Na sicher weißt du das.

Der größte Feind für deinen Fokus sind Ablenkungen!

Multitasking raubt dir Energie und öffnet dadurch Tür und Tor für Ablenkungen, Verlockungen und Zerstreuungen, denen du dich aufgrund deines niedrigen Energielevels nicht mehr so leicht entziehen kannst.

Ehe du dich versiehst, weichst du von deinem Plan ab und machst irgendetwas anderes.

Und, selbst, wenn du nicht von deinem Plan abweichst und diesen wirklich durchziehst, bist du am Ende sehr viel ausgelaugter und schlapper, als du es noch ohne Multitasking gewesen wärst. Denn, dass du unterm Strich genauso viel erledigt hättest, wenn du die Dinge nacheinander gemacht hättest, davon können wir sehr stark ausgehen.

Es ist einfach nicht clever, dass du dir durch Multitasking über den Tag die Energie raubst, die du im Feierabend für das "Feiern" nutzen könntest.

Und vielleicht denkst du gerade etwas wie: "Mathis, was erzählst du da? Ich bin wirklich gut im Multitasking."

Spätestens hier müssen wir eine Sache klarstellen: Multitasking gibt es gar nicht.

Du kannst nicht mehrere Tätigkeiten parallel ausführen, die deine volle Aufmerksamkeit benötigen. Dein Gehirn ist dazu einfach nicht fähig.

Und sicherlich gibt es bei knapp 8 Milliarden Exemplaren irgendwo auf dieser Welt wenige, die das tatsächlich können. Es wäre zumindest denkbar.

Doch die Masse hat leider nicht die Veranlagungen im Gehirn, die es benötigen würde, um mehreren Tätigkeiten hohe Aufmerksamkeit gleichzeitig zu geben.

Natürlich kannst du Joggen und Podcast hören - und machst das vielleicht auch gerade. Du kannst Wäsche zusammenlegen und Fernsehschauen. Du kannst Autofahren und dich unterhalten.

Doch das geht nur, weil mindestens eine Tätigkeit automatisiert abläuft. Sobald jedoch eine der Tätigkeiten deine volle Aufmerksamkeit benötigt, geht dies zu Lasten der anderen Tätigkeit.

Viele Menschen stört ein lautes Radio beim Rückwärtseinparken. Autobauer haben das erkannt und daher dreht sich das Radio in vielen Fällen heute automatisch leiser.

Du kannst Autofahren und telefonieren oder dich mit den Insassen unterhalten, doch sobald es brenzlig oder unübersichtlich wird, gerät das Gespräch ins Stocken. Und vielleicht ist dir schon einmal aufgefallen, dass wenn du eine bestimmte Straße suchst und auf die Straßenschilder achten musst, der Lärm der Kinder von der Rückbank störender ist, als zu der Zeit, in der du einfach so dahin cruised. Obwohl die Kinder in beiden Fällen gleich laut und gleich wild sind.

Und du weißt selbst, dass das deine Aufmerksamkeit im Meeting oder dem Telefonat leidet, wenn du nebenher eine E-Mail schreibst oder eine Chatnachricht beantwortest. Natürlich vorausgesetzt, dass der Text mehr umfasst als "OK, danke.".

In einer Serie von Experimenten an der Stanford University haben die Forscher leichte mit intensiven Multitaskern verglichen. Also, jenen, die glaubten, dass sie sehr gut darin seien und es daher sehr häufig machen.

Und das Ergebnis war wenig überraschend und dennoch sehr alarmierend: Die intensiven, und sozusagen geübten, Multitasker schnitten selbst bei den einfachen Aufgaben der Experimente schlechter ab.

Was zu dem Schluss führen kann, dass deren Konzentrationsfähigkeit nachhaltig gestört oder sogar gar nicht mehr vorhanden war.

Ich selbst habe bei mir auch festgestellt, dass ich zu den Zeiten, in denen ich intensiv Multitasking betrieben habe, mir Dinge schlechter merken und mich insgesamt schlechter fokussieren konnte.

Dass das insgesamt nicht zu überragenden Ergebnissen führen kann, ist klar, denke ich.

Der große Nachteil heutzutage ist, dass die Möglichkeiten und Hürden für Multitasking verschwindend niedrig sind.

Wir bearbeiten eine Aufgabe und Ping erhalten wir eine neue E-Mail. Wir sitzen in Meetings und beantworten E-Mails oder erledigen andere Dinge nebenher. Wir telefonieren und erstellen den Bericht für den Kunden. Wir haben zeitgleich mehrere Browser Tabs und Anwendungen geöffnet, die wir nicht für die aktuelle Aufgabe benötigen, aber für die 2-3 Aufgaben, die wir zeitgleich erledigen.

Und ja, wenn du bei einer Aufgabe Wartezeit hast, z.B., weil du gerade etwas hoch- oder runterlädst und das ein bisschen dauert, dann könntest du die 5 oder 10 Minuten natürlich nutzen, um etwas anderes zu tun.

... du könntest aber auch einfach eine kurze Pause machen. Dafür sorgen, dass du deine Energiespeicher wieder auffüllst und im Anschluss mit voller Power weitermachen.

Und hier ein kleiner Exkurs: Nicht nur das Multitasking an sich, sondern auch die ständige Unterbrechung einer Aufgabe durch andere Dinge kann verheerende Folgen haben.

Die ständige Unterbrechung durch E-Mails, Chatnachrichten oder Anrufe sorgt dafür, dass du wertvolle Zeit verschwendest. Die Zeit, bis du dich wieder in die Aufgabe eingefunden hast und den Faden wieder aufgenommen hast, wird von Unterbrechung zu Unterbrechung länger.

Manchmal dauert das sogar bis zu 30 Minuten - je nach Komplexität der Sache natürlich.

Neben einem spürbaren Abfall der Leistungsfähigkeit, sind Stress und Ermüdung negative Begleiterscheinungen von ständigen Unterbrechungen und Multitasking.

Diese gemeinsamen Nachteile sind die Kurve, die uns auch wieder zurückbringt zum eigentlichen Thema Multitasking.

Multitasking kann bedeuten Dinge wirklich parallel bzw. scheinbar parallel zu machen. Also, z.B. Autofahren und Radiohören, laufen und sich unterhalten, im Meeting sitzen und eine E-Mail beantworten, Podcast hören und eine WhatsApp-Nachricht schreiben.

Oder es bedeutet zwei oder mehrere Dinge im ständigen bewussten Wechsel durchzuführen. Also, einen Text schreiben und alle paar Minuten E-Mails checken, Fernsehschauen und immer wieder aufs Handy schauen, einen Text konzeptionieren und ein Angebot für einen Kunden erstellen oder sogar mehrere Angebote gleichzeitig.

Und auch für den letzteren Fall - das bewusste Wechseln - wurden bereits Studien durchgeführt. Die Teilnehmer wurden gebeten zwischen den Aufgaben zu wechseln. Dann wurde gemessen, wie viel Zeit für den Wechsel zwischen Aufgaben draufgeht.

Das Ergebnis einer Studie zeigte, dass die Teilnehmer langsamer waren, wenn sie die Aufgabe wechseln mussten, als wenn sie dieselbe Aufgabe wiederholten. Der Wechsel kostet mehr Zeit, je komplexer die Aufgaben sind.

Und da drängt sich vielleicht die Frage auf: Warum kostet dieser Wechsel überhaupt Zeit? Und warum kostet er mehr Zeit, wenn die Aufgaben komplexer sind?

Nun, zum einen muss der Wechsel der Aufgabe einmal entschieden werden. Und das Treffen dieser Entscheidung kostet Zeit und vor allem auch Energie. Zeit und Energie, die nicht investiert werden müssten, wenn ein Wechsel gar nicht zur Debatte stehen würde.

Das Zweite, das Zeit und Energie kostet ist, das nenne ich "Einfinden" - im Sinne von "sich einfinden in die Aufgabe und das Thema". Denn unabhängig davon, dass diese andere Aufgabe sehr wahrscheinlich, mechanisch betrachtet, andere Handgriffe erforderlich macht, so sind unter Umständen auch die Rahmenbedingungen und die allgemeinen Regeln, für diese andere Aufgabe, anders. Und das musst du zuerst erkennen und diese dann auch entsprechend anwenden. Das dauert ebenfalls ein bisschen.

Natürlich, der Wechsel dauert sicher nur Bruchteile von Sekunden. Das geht recht flink. Doch diese Zeit addiert sich natürlich auf. Im Büroalltag und Zuhause sind die Zeiten eher unkritisch. Doch in kritischen Momenten und Gefahrensituationen, in denen es auf diese Zehntelsekunden ankommt, wie z.B. beim Autofahren, kann es verheerende Folgen haben.

Dennoch ist die verlorene Zeit vielleicht gar nicht unbedingt der größte Nachteil. Das, was wirklich dramatisch ist, ist der Bedarf an Energie, den dieser Wechsel und das parallele Bearbeiten von Dingen tatsächlich kostet. Und das kommt noch on-top zu all den anderen Dingen und Themen, die sich ohnehin schon negativ auf deine Arbeitsfreude, Leistungsfähigkeit und Konzentrationsfähigkeit auswirken: All die ungeliebten Aufgaben, die erledigt werden müssen. Die anstrengenden Meetings und Videocalls, an denen du teilnehmen musst, obwohl du eigentlich gar nicht teilnehmen möchtest. Die vielen kleinen und großen Baustellen und Fragen in deinem Team, bei deinen Kunden und Zuhause.

Und dann haben wir ja im Moment noch so etwas wie eine weiterhin andauernde Pandemie, deren Einschränkungen zusätzlich aufs Gemüt drückt und uns auch nicht gerade singend und tanzend durch den Tag gehen lässt.

Doch was kannst du ganz konkret machen, um dem Verlust an Zeit, Energie und Ergebnisqualität zu entgehen?

Da du nun die potenziell schädlichen Auswirkungen von Multitasking kennst, kannst du dieses Wissen nutzen. Und du kannst dieses Wissen anwenden, um deine Produktivität und Effizienz zu steigern.

Es gibt im Internet dutzende Artikel und Videos mit zahlreichen Tipps, wie du Multitasking vermeidest. Die meisten davon lassen sich in drei übergeordnete Kategorien zusammenfassen:

Die erste Kategorie ist "Kenne deine Prioritäten".

Mache dir klar, was wirklich zählt im Leben und was heute und jetzt im Moment an der Reihe ist. Planen und Priorisieren unterstützen dich hierbei natürlich enorm.

Die zweite Kategorie ist "Vermeide Ablenkungen, Störungen und Unterbrechungen".

Denn ohne diese ist der Drang und die Notwendigkeit dem Multitasking zu verfallen, schon einmal geringer.

Fokussiere dich also auf deine Prioritäten und ausschließlich auf diese. Und sobald eine Aufgabe abgearbeitet ist, wende deine Aufmerksamkeit und deinen Fokus der nächsten zu - aber erst, wenn diese fertig ist.

Die dritte Kategorie ist "Achte auf ein hohes Energielevel".

Mache regelmäßig Pausen und sorge für ausreichend Schlaf. Ein hohes Energielevel sorgt zum einen dafür, dass du dich besser gegen Ablenkungen, Verlockungen und Zerstreuungen wehren und deinen Fokus insgesamt hochhalten kannst und zum anderen verzeiht es dir eher auch einmal die Momente, in denen du doch nochmals in den Multitasking-Modus verfällst.

Es ist kein Zufall, dass diese drei Kategorien den drei Säulen des ZeitStyle-Managements entsprechen: Klarheit, Fokus und Energie.

Diese drei unterstützen dich dabei deine gewünschten Ergebnisse schneller und in höherer Qualität zu erreichen - eben genau das Gegenteil von dem, was Multitasking verursacht.

Falls du von den drei Säulen und dem Begriff des ZeitStyle-Managements noch nie etwas gehört hast, dann lege ich dir wärmstens die Folgen 1 und 2 der ZeitStyle Show ans Herz.

Dieser Podcast existiert, dass du deine wertvolle Zeit in die bedeutenden Themen, Menschen und Momente in deinem Leben investierst. Dafür darfst du dir über diese klar sein, dich auf diese fokussieren und deine Leistungsfähigkeit, Arbeits- und Lebensfreude hochhalten.

Multitasking ist keine gute Strategie bei dieser Umsetzung. Von daher gibt es von meiner Seite nicht 3, 5, 7 oder 10 Tipps, die du umsetzen kannst, sondern genau einen:

Und dieser lautet: Sei wachsam für die Momente und Situationen, in denen du den Multitasking-Modus anschaltest und dann beende diesen so schnell wie möglich und kehre zurück zum Single-Tasking - also, mache eine Sache nach der anderen.

Mache es einfach nicht - auch, wenn das manchmal einfacher gesagt als getan ist.

Sei wachsam und bewusst im Umgang mit deiner Zeit und deiner Energie.

Eine Sache, die du sofort tun kannst, solange du nichts anderes parallel machst, ist diesen Podcast zu abonnieren. Dadurch verpasst du keine künftige Folge.

… und natürlich freue ich mich über deine ehrliche Bewertung - am liebsten 5-Sterne oder folge mir auf Spotify. Denn dadurch verschaffst du dem Podcast mehr Sichtbarkeit und unterstützt andere diesen zu finden.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

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