lHast du vielleicht auch öfter das Gefühl, dass die Zeit einfach so verfliegt und du sie nicht ideal nutzt? Fragst du dich am Ende eines Tages: "Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht?"

In dieser Podcastfolge zeige ich dir hierfür eine sehr einfache Lösung. Allerdings ist diese einfache Lösung auch das vermutlich meistgehasste Werkzeug im Zeitmanagement.

Herzlich Willkommen zur Folge 44 der ZeitStyle Show: Das meistgehasste Werkzeug im Zeitmanagement

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter https://zeitstylecoach.de/044 für die heutige Folge 44.


Du weißt oft nicht, wo die Zeit hin ist und schaffst es nicht das zu erledigen, was du dir vornimmst?

Zumindest für die Arbeitszeit gibt es hier eine sehr einfache und auch eine sehr effektive Lösung: Schreibe genau auf, was du den lieben langen Tag so machst.

Das Werkzeug für dieses geordnete Aufschreiben nennt man auch Tagesprotokoll und das ist vermutlich das meistgehasste Zeitmanagement-Werkzeug.

Aber es ist eben gleichzeitig auch das Werkzeug, welches dir die exaktesten Informationen und Daten darüber liefert, wie du deine Zeit tatsächlich verbringst.

Das macht es wiederum zur soliden Grundlage für deine Zeit-Optimierungen.


Und das vielleicht interessanteste dabei ist der Hawthorne-Effekt.

Doch, was ist das jetzt genau? Gute Frage!

In den 1920er und 30er Jahren - also, vor ca. 100 Jahren - gab es eine Reihe von Experimenten in der Western Electric's Fabrik in Hawthorne bei Chicago.

Die Untersuchungen wurden von Elton Mayo durchgeführt. Er wollte die Arbeitsproduktivität der Fabrikarbeiter bestimmen. Genauer, was deren Produktivität steigert und was sie senkt.

Die exakten Untersuchungen sind an dieser Stelle gar nicht so wichtig, ebenso wenig ist wichtig, was die konkreten Ergebnisse der verschiedenen Experimente ergaben.

Was Mayo bei diesen Untersuchungen jedoch Interessantes herausgefunden hat, war dass das Verhalten der Arbeiter sich änderte, wenn sie wussten, dass sie jemand bei der Arbeit beobachtet.

Vermutlich ist das gar nicht so schwer zu glauben. Du kannst ja mal ein bisschen ehrlich zu dir sein und auch mal überlegen, wie du so manche Stunde oder auch so manchen Tag verbringen würdest, wenn dir jemand ständig dabei zuschauen und es protokollieren würde.

Für deine persönliche Produktivität ist es also gar nicht so sehr ausschlaggebend, ob du nun Zuhause bist im Home-Office bist oder im Büro, ob du in einem Einzelzimmer sitzt oder in einem Großraumbüro. Was viel mehr Einfluss hat, ist, ob du dabei beobachtet und protokolliert wirst oder nicht.

Also, die bewusste Änderung der eigenen Verhaltensweise, weil man sich bewusstwird, dass man am Ende an einem Experiment teilnimmt oder allgemein beobachtet wird, bezeichnet man als den Hawthorne Effekt.

Das ist für wissenschaftliche Studien eine sehr kritische Komponente, da man immer berücksichtigen muss, wie aussagekräftig nun Studienergebnisse tatsächlich sind.

Wir können diesen Umstand jedoch supergut für uns selbst nutzen, für unsere eigene Produktivität und diese dadurch nach oben katapultieren.

Ein Tagesprotokoll ist das Werkzeug, was uns selbst bei unserer Arbeit zuschauen lässt. Wir beobachten und protokollieren uns.

Heutzutage gibt es einige gute Softwareprodukte, die uns dabei ein bisschen unterstützen oder sogar im große Stil unterstützen können.

Doch, es bleibt die Frage: Wann macht ein Tagesprotokoll überhaupt Sinn?
Und warum macht es Sinn?

 Wenn du nach Stunden bezahlt wirst, erhältst du so einen sehr genauen Überblick, wie viel Zeit du in welchem Projekt oder an welcher Aufgabe gearbeitet hast und kannst diese dann auch exakt in Rechnung stellen.

Aus kaufmännischer Sicht macht es natürlich auch allgemein Sinn, dass du deine Zeiten besser kennst, um diese künftig besser schätzen zu können oder den wahren Gewinn eines Auftrags zu beziffern. Oder du kannst auch deine Preise oder Prozesse anpassen, vor allem dann, wenn du immer länger brauchst, als du in Rechnung stellst.

Aber auch ohne eine nachrangige Abrechnung gibt dir das Tagesprotokoll einen sehr guten Einblick, wie du deine Zeit tatsächlich nutzt. Je nach Detailgrad deiner Einträge  entdeckst du so mehr oder weniger. Und sicher hast du einen größeren Nutzen, wenn du öfter aufzeichnest, als nur einmal pro Stunde.

Mit dem Tagesprotokoll bleibst du eher an den Dingen dran, die du gerade machst. Es hilft dir also deinen Fokus zu erhalten und nicht zu einer anderen Sache zu springen. Das müsstest du ja wieder protokollieren.

Durch das Zeitprotokoll siehst du auch, wie lange du bereits an einer Sache sitzt und du kannst recht gut erkennen, ob es vielleicht Zeit für eine Pause wäre.

Das Big Picture mit einem Tagesprotokoll ist, dass du dich durch die Aufzeichnungen deiner Aktivitäten in die Lage versetzt auch regelmäßige Reviews durchzuführen.

Diese machst du nun mit harten Fakten und nicht auf Basis von Erinnerungen oder gefühlten Vorstellungen. So kannst du sehr viel besser entscheiden, wie du künftig deine wertvolle Zeit nutzen möchtest. Am Ende - also in oder mit 90 Jahren - möchtest du vermutlich auf ein Leben zurückblicken und vielleicht etwas sagen wie: "Ja, das hat sich gelohnt."

Während ein Kalender oder ein Planner dir zeigt, wie du deine Zeit gerne verbringen würdest, ist das Tagesprotokoll das Werkzeug, dass dir, besser als alle anderen Werkzeuge da draußen, zeigen kann, womit du deine wertvolle Zeit tatsächlich verbringst.

Abweichungen zwischen deiner Planung und deinem Tagesprotokoll kannst du klar erkennen und auch bewerten: Manche waren sicher erforderlich. Andere wiederum vermeidbar.

Dennoch gilt, dass, wenn du deine Planung verlassen musst - aus welchen Gründen auch immer - steigt die Chance, dass der Tag sich weniger erfüllt anfühlt, weil du nicht zu dem gekommen bist, was du dir vorgenommen hast. Du hast keinen Fortschritt bei deinen Projekten und Themen gemacht und das kann für Frust und Stress sorgen.

In jedem Fall sind mit einem Tagesprotokoll die Tage vorbei, an denen du am Ende eines Tages an deinem Schreibtisch sitzt, mit leicht brennenden Augen und einem unangenehmen Ziehen im Nacken, und dich selbst fragst: "Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht?"

Ein Blick auf dein Tagesprotokoll zeigt dir ganz genau, womit du deine wertvolle Zeit verbracht hast.

Und wenn dir das nicht gefällt, was du da siehst, dann hast du jederzeit die Möglichkeit das zu ändern und optimieren, so dass die kommenden Tage sehr viel erfüllter werden.


Mache es dir leicht, aber nicht zu leicht.

Was solltest du also aufzeichnen?

Es geht nicht darum per Zwang jedes Minütchen aufzuschreiben. Wie wäre z.B. eine Zeitspanne von 30 Minuten? Das wären 16 Einträge an einem 8 Stunden Tag. Also, absolut machbar.

Wenn du es ein bisschen übertreiben möchtest, dann nimm gerne 15-minütige Abschnitte.

Es gibt jedoch einen ganz entscheidenden Nachteil, wenn du nur längere Zeitspannen berücksichtigst: Du erkennst nicht die Stellen, an denen du Multitasking betreibst und du findest auch nicht die Dinge, die dich tatsächlich nur wenige Sekunden bis Minuten kosten, aber unglaublich viel Energie rauben, weil es so viele über den ganzen Tag verteilt sind.

Du sitzt an deiner Aufgabe und springst kurz in den Chat, um eine Nachricht zu beantworten. Oder jemand fragt etwas und du suchst kurz den Link oder die E-Mail raus. Dabei siehst du die neuen E-Mails, die reinkamen und die beantwortest du schnell.

Eine Kollegin ruft an und benötigt den Status für ein bestimmtes Projekt oder eine kurze Beschreibung für die Webseite. Du erteilst die Auskunft oder schreibst schnell die paar Zeilen und schickst es ihr.

Alles Dinge, die weniger als 15 Minuten dauern und somit von deinem Protokoll nicht erfasst werden. DAS wären allerdings die entscheidenden Stellen, für die du wach werden solltest.

Seine absolute Power entfaltet das Tagesprotokoll dadurch, dass du dir selbst aufzeigst, wie oft du zwischen den Dingen springst - egal, wie viele Zeit diese benötigen: Vielleicht entdeckst du, dass du 17 Mal am Tag in deinen E-Mails bist oder 43 Chatnachrichten zwischendurch beantwortest.

All diese Dinge kosten vielleicht nur wenige Sekunden bis Minuten, aber insgesamt kommt da schon ein kleines Sümmchen an Zeit zusammen. Doch, viel entscheidender ist der Berg an Energie, der dich das Springen kostet und dich am Ende vom Tag schlappfühlen lässt.

Was du am Ende dann mit der Information machst, dass du 17 Mal in deinen E-Mails warst oder 43 Chatnachrichten beantwortet hast, ist natürlich deine Sache. Was jedoch in jedem Fall zwangsweise passieren wird: Du wirst wacher und bewusster, was du eigentlich treibst und wie du deine Zeit verbringst.


Ich habe tatsächlich eine Zeit lang sehr, sehr konsequent jede einzelne Aktivität aufgeschrieben. Also, sobald ich eine Tätigkeit gewechselt habe, habe ich es notiert: jeder Anruf, jeder Chatnachricht, jede E-Mail, jede Aufgabe, jede Frage über die Monitore hinweg ... einfach alles.

Das war unglaublich anstrengend. Weil es so viele kleine Dinge waren.

Das Interessante war jedoch, dass ich geglaubt habe, ich bin bereits sehr fokussiert bei meiner Arbeit, doch das war gar nicht der Fall. Ständig war irgendwas. Nur diese Kleinigkeiten kamen mir gar nicht so bewusst vor, weil diese passierten und ich sie dann schnell wieder vergessen habe.

Das Tagesprotokoll hat mir das sehr genau aufgezeigt.

Ich habe auch erkannt, dass nicht nur externe Ablenkungen und Störungen auftauchen, sondern vor allem auch interne. Meine eigenen Gedanken haben mich überraschend häufig von meiner Aufgabe weggezogen, um nur kurz etwas anderes zu tun, zu erledigen oder zu notieren.

Dadurch, dass ich das alles notiert habe, sah ich es schwarz auf weiß. Und das war nicht immer der Anblick, den ich mir gewünscht hätte.

Aber nun konnte ich damit umgehen. Ich habe meinen Fokus noch besser und konsequenter gegen externe Ablenkungen abgeschirmt und für interne Ablenkungen liegt immer ein Zettel und Stift bereit, um mir den Gedanken ganz kurz zu notieren.

Ein weiterer großer Vorteil war, dass das Protokollieren von all diesen Handlungen echt nervig war und es ist auch nervig geblieben. Es dauerte nicht lange die Einträge zu notieren, keine Frage, aber ich konnte es nie so wirklich genießen.

Dadurch passierte jedoch Folgendes: Ich habe mich selbst zurückgepfiffen, wenn ich die aktuelle Tätigkeit spontan unterbrechen wollte. Denn das, was ich dann getan hätte, hätte ich ja wieder notieren müssen. Da war es einfacher mit dem Weiterzumachen, an dem ich gerade ohnehin dran war.

Dieser Umstand führte dazu, dass ich meine Fokuszeit immer konsequenter mit nur einer Aufgabe oder einem Thema, mit mehreren Aufgaben, ausgefüllt habe und erst als ich fertig war, habe ich mich um die anderen Dinge gekümmert.

Dann allerdings auch wieder lieber in Blöcken als einzeln, weil ich dadurch eben nur einen Block notieren musste und nicht mehrere versprengte Einträge zum gleichen oder einem ähnlichem Thema.

Jetzt bist du vielleicht an einem Punkt, an dem du sagst: "Ok, ich will es mit so einem Tagesprotokoll einfach mal versuchen."

Wie zeichnest du deine Zeit am besten auf?

Du kannst einfach ein leeres Blatt Papier und einen Stift nutzen. Das habe ich monatelang so gemacht, weil es recht einfach geht und einfach unkompliziert ist. Der Nachteil ist jedoch, dass du keine nachträglichen Auswertungen und Reports machen kannst. Dafür musst du die Daten erst manuell digitalisieren.

Du kannst allerdings auch ganz einfach ein Excel oder ein Google-Sheet nutzen. Das habe ich ebenfalls monatelange gemacht, weil ich dadurch auch gleich das Reporting in meinem Job bedienen konnte. Excel und Google-Sheets biete auch die Möglichkeit für Auswertungen und Reports an. Das ist allerdings ein bisschen manueller Aufwand, sich das alles zusammenzuklicken, aber es geht wunderbar.

Heute nutze ich in meinem Zeitmanagement-Business eine Time-Tracking Software namens toggl. Den Link findest du in den Show Notes. Es gibt jedoch auch noch viele weitere andere Software, wie RescueTime, Clockify, Harvest oder auch Rize.

Ich nutze toggl in der Gratisversion und das ist für mich völlig ausreichend. Ich will einfach meine Zeit auf bestimmte Projekte oder Tätigkeiten erfassen. Ich brauche gar nicht so sehr die Reporting-Komponente. Ich will einfach nur am Ende einer Woche sehen: Wie viel Zeit habe ich denn für mein Business verbracht und in welchen Bereichen.

Zum Beispiel erfasse ich jede Tätigkeit für die Erstellung einer Podcastfolge - also von der Recherche bis zur Erstellung von Instagram-Posts - weil ich wissen will, wie viel Zeit ich in den einzelnen Bereichen benötige.

Sollte ich diese Tätigkeiten einmal outsourcen wollen, kann ich ziemlich genau sagen, welcher Bereich mir in Bezug auf Zeitgewinn das meiste bringt.

Gleichzeitig protokolliere ich auch alle anderen Business-bezogenen Tätigkeiten, da ich wissen will, wie viel Zeit ich pro Woche insgesamt für mein Zeitmanagement-Business aufwände.

Ich habe tatsächlich auch einmal versucht die kompletten 24 Stunden aufzuzeichnen, also, Privates, Berufliches und Business. Aber das habe ich nur drei Tage durchgehalten, weil das so unglaublich anstrengend war. Es bietet sicher noch weitere interessante Informationen, aber ich habe da nicht wirklich den Mehrwert gesehen.

Wenn du aber jemand bist, der viel Freizeit heutzutage noch hat und sehr viel unstrukturiert unterwegs ist, dann wäre das vielleicht auch für dich ein Ansatz, um herauszufinden, wo du deine wertvolle Zeit heute noch verschwendest - vor allem in deiner Freizeit.

Mein Tag ist heute recht durchgetaktet, mit meiner Arbeit, meiner Familie, meinem Business, meinen Freunden und meinen sonstigen Hobbys. Da gibt es nicht so viel Dinge, die da zusätzlich noch Platz haben, wie Social Media scrollen oder stundenlang Fernseher schauen oder Computer spielen. Aber je weniger Verpflichtungen du hast, desto schneller und einfacher sind mal zwei Stunden einfach so weggescrollt.

Da könnte ein Tagesprotokoll also helfen.


Nutze für das Tagesprotokoll das, was du möchtest: also Papier oder Software. Das ist völlig egal!

Viel wichtiger ist, dass du einfach mal anfängst deine Zeit zu protokollieren. Du könntest auch klein anfangen und nur die Zeiten tracken, die dir jetzt im Moment wichtig sind, wo du weitere Erkenntnisse erlangen möchtest, z.B. deine Fokuszeit oder deine Strategiezeit oder die Zeit zum Lesen oder zum Lernen oder Zeit für deine Mitarbeiter.

Auch derart spezifisches Protokollieren sorgt für den Hawthorne Effekt und am Ende so dafür, dass du die Zeiten auch einhältst oder zumindest bewusst erkennst, dass diese ausbleiben oder anderweitig belegt werden.

Und Bewusstsein ist der erste Schritt für jede Veränderung.

Im zweiten Schritt geht es nun darum, dass du dir klar machst, wie du diese wichtigen Zeiten beschützt oder deine Zeitverwendung insgesamt so gestaltest, dass du deine wertvolle Zeit überwiegend in die wirklich bedeutenden Dinge steckst und die richtigen Dinge zum richtigen Zeitpunkt machst.


Ich bin sehr gespannt, welche Erkenntnisse zu erhältst. Schreib mir gerne auf Instagram oder Facebook und wir tauschen uns dazu aus.

Für die nächsten zwei Minuten protokollierst du hoffentlich in deinem Tagesprotokoll die folgende Tätigkeit: "Die ZeitStyle Show abonniert" oder "der ZeitStyle Show auf Spotify gefolgt".

Lass gerne auch eine ehrliche Bewertung da.

Denn durch das Folgen und Bewerten verschaffst du dem Podcast mehr Sichtbarkeit und unterstützt andere diesen zu finden.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

© Copyright 2021 ZeitStyle Coach