Es passiert sehr schnell, dass sich die Arbeit auftürmt und wir uns überfordert fühlen. Oftmals geraten dann unsere eigenen Pläne schnell in den Hintergrund und wir rennen nur noch Fristen und Deadlines hinterher.
Insbesondere dann, wenn du dir zu viel vorgenommen hast oder sich ungeplante Arbeit plötzlich beginnt zu stapeln, ist er nur allzu verständlich, wenn du mit deinen eigenen Vorhaben, Projekten und Terminen in Rückstand gerätst.
Doch was kannst du tun, um wieder auf Kurs zu kommen und deine eigenen Pläne nicht aus den Augen zu verlieren?
In dieser Folge gebe ich dir 3 Dinge, die du tun kannst, um wieder das Steuer und die Kontrolle zu übernehmen, egal wie weit du deinen Kurs bereits verlassen hast. Diese drei vermeiden es auch, dass du dich überfordert und gestresst deswegen fühlst und wieder ruhiger wirst - im Kopf und im Herzen.
Und falls du gerade nicht überlastet bist und es gut läuft bei dir, dann nimm diese Punkte mit, behalte Sie auf dem Schirm, dass das auch so bleibt. Denn diese Punkte können ebenso zur Prävention genutzt werden und nicht nur, wenn du kurz davor bist von deinem Berg an Arbeit erschlagen zu werden.
Es passiert sehr schnell, dass sich die Arbeit auftürmt und wir uns überfordert fühlen. Oftmals geraten dann unsere eigenen Pläne schnell in den Hintergrund und wir rennen nur noch Fristen und Deadlines hinterher.
Insbesondere dann, wenn du dir zu viel vorgenommen hast oder sich ungeplante Arbeit plötzlich beginnt zu stapeln, ist es nur allzu verständlich, wenn du mit deinen eigenen Vorhaben, Projekten und Terminen in den Rückstand gerätst.
Doch was kannst du tun, um wieder auf Kurs zu kommen und deine eigenen Pläne nicht aus den Augen zu verlieren?
In dieser Folge gebe ich dir 3 Dinge, die du tun kannst, um wieder das Steuer und die Kontrolle zu übernehmen, egal wie weit du deinen Kurs bereits verlassen hast. Diese drei vermeiden es auch, dass du dich überfordert und gestresst deswegen fühlst und wieder ruhiger wirst - im Kopf und im Herzen.
Und falls du gerade nicht überlastet bist und es gut läuft bei dir, dann nimm diese Punkte mit, behalte Sie auf dem Schirm, dass das auch so bleibt. Denn diese Punkte können ebenso zur Prävention genutzt werden und nicht nur, wenn du kurz davor bist von deinem Berg an Arbeit erschlagen zu werden.
Herzlich Willkommen zur Folge 36 der ZeitStyle Show: 3 Dinge, die dich wieder auf Kurs bringen, wenn du davon abgekommen bist
Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter zeitstylecoach.de/036 für die heutige Folge 36.
Bevor wir zu den konkreten Dingen kommen, die du tun kannst, um deinen Berg an Arbeit, dein Stresslevel und die Überforderung in den Griff zu bekommen, möchte ich, dass du dir eine Sache bewusst machst: Es ist nicht die schiere Anzahl an Aufgaben und Projekten, die dich stresst, sondern die Gedanken - und in weiterer Folge die Gefühle - die du damit verbindest.
Wenn sich die Dinge vor dir auftürmen und drohen über dir einzubrechen und dich zu begraben, dann ist der allererste Schritt, den ich dir gleich verraten werde, auch der Schwierigste. Und dieser Schritt lautet: Du musst unter allen Umständen innehalten, dich distanzieren und das Ganze aus der Vogelperspektive betrachten.
Und genau dieses Innehalten und sich Zeitnehmen, um die Dinge zu durchleuchten und zu hinterfragen, ist das, was man eigentlich nicht tun möchte. Viel lieber möchte man sich einfach das Nächste schnappen, dass da rumliegt und es einfach erledigen, um es von der Liste zu bekommen.
Die Hoffnung dabei ist: "Dann wird meine Liste kleiner und irgendwann ist alles fertig."
Doch die Wahrheit ist, weder du noch ich, noch irgendein anderer wird jemals fertig werden mit seiner Liste. Du schnappst dir eine Sache und während du sie erledigst, landen schon wieder drei neue Einträge auf deiner Liste - und zwei davon sicher mit einer sehr kurzfristigen Deadline.
Der erste Schritt ist also der Härteste, doch eben auch der Entscheidende. Denn wenn du diese Folge anhörst und dann einfach weitermachst, hast du leider gar nichts gewonnen.
Starten wir also mit den drei konkreten Dingen, die du tun kannst und die mir persönlich wertvolle Unterstützer sind.
Nummer 1: Mache deinen Kopf frei - Was beschäftigt dich gerade?
In meinen ersten Onlinekurs zum Thema Zeitmanagement hatte ich eine großartige Methode, die mir selbst unglaublich viel bringt und die ich gern einsetze, wenn sich die Arbeit auftürmt oder ich einfach nur mal wieder klar werden muss, um dieses Gefühl loszuwerden, dass einfach zu viel wird.
Denn dieses "gefühlt wird alles zu viel" sagt im Grunde schon aus: Stress beherrscht deinen Körper, aber vor allem deinen Kopf.
Unsere Gedanken sind viel zu schnell, um diese zu greifen und auch einmal festzuhalten. Und ehe du dich versiehst, befindest du dich schon auf einer Gedankenautobahn zum Stressreaktor. Du springst gedanklich von einem Thema zum nächsten, schaust in deine mentale Glaskugel und sagst die Zukunft voraus - die natürlich nicht sehr rosig aussieht - und dann quasselst du dich in Gedanken auch noch selbst voll, wie schlimm doch alles sei und dass du viel zu viel zu tun hast und dass du das niemals alles schaffen wirst ...
Es wird Zeit, dass du deine Gedanken einmal verlangsamst. Aber das geht nicht, wenn du weiter alles in deinem Kopf mit dir "besprichst". Du musst dich zwingen langsamer zu denken.
Der effektivste Weg, den ich dafür kenne: Schnappe dir einen Zettel und einen Stift und bringe deine Gedanken zu Papier.
Das Aufschreiben verlangsamt dein Denken, weil du gar nicht so schnell schreiben kannst, wie deine Gedanken springen. Du kannst dich intensiv mit dem einen Gedanken auseinandersetzen ohne, dass sich 10 andere dazwischen quetschen.
Allein das Notieren, macht dich ruhiger und sorgt dafür, dass du klarer wirst.
Nummer 2: Prüfe und priorisiere deine Pläne und Vorhaben neu - Was musst du erledigen? Und bis wann?
Du bist nicht mehr auf deinem geplanten Kurs und das nervt dich. Keine Sorge, ich verstehe dich sehr gut und du bist nicht allein. Das passiert ständig, vielen Menschen.
Wenn mein Kopf das Problem ist, starte ich mit Methode Nummer 1 und bring erst einmal Ruhe in meine Gedanken und meine daraus resultierenden Gefühle, die natürlich eher negativ sind.
Wenn jedoch nicht meine Gedanken, sondern einfach nur der enorme Berg an Aufgaben den Stress und die Überforderung verursacht, lege ich meinen Fokus auf meine Planung und meine Priorisierung.
Und nutze hierfür auch ein leeres Blatt Papier und einen Stift. Zeichne auf das Papier zu Beginn eine horizontale Linie und eine vertikale Linie, die sich in der Mitte schneiden. Du erhältst damit ein Kreuz, dass dir vier Quadranten bietet.
Diese vier Quadranten beschriftest du mit "muss", "soll", "kann", "will". Und dann ordnest du all die Projekte und Aufgaben in diese Kategorien.
Die Muss-Themen sind die Dinge, die auf jeden Fall erledigt werden müssen und dich vermutlich auch am meisten gedanklich beschäftigen. Mit diesen Einträgen darfst du beginnen. Diese haben die höchste Priorität.
Prüfe bei der Einordnung in jedem Fall die Kriterien, die du anwendest: Warum ist dieses Projekt oder diese Aufgabe ein Muss? Und warum ist es das vielleicht nicht?
Und vermeide es nur aus der Dringlichkeit heraus das Thema zu einem Muss zu machen. Soll heißen: Nur weil etwas eine Deadline oder einen Termin hat, heißt das nicht, dass du es auch bis dahin erledigt haben musst und dafür alles andere zurückstecken muss.
Manche Deadlines sind unumstößlich, gar keine Frage. Doch du hast immer die Wahl zu entscheiden, ob du etwas überhaupt machst - Deadline hin oder her. Dir müssen die Konsequenzen bekannt sein und allein darauf basierend solltest du entscheiden.
Ein Zeitschild, also so etwas wie ein Preisschild, nur eben mit einem Datum darauf, ist noch lange kein Grund einer Sache eine hohe Priorität einzuräumen. Es sollte sogar überhaupt kein Grund dafür sein.
Ich weiß, der Alltag, die Welt da draußen und dein Denken ticken anders. Aber vielmehr als den Abgabetermin, darfst du den Nutzen in den Vordergrund bringen. Was wird möglich, wenn du diese eine Sache abschließt? Oder auch: Welche negativen Konsequenzen kannst du durch die Erledigung von dieser Aufgabe vermeiden?
Entscheide erst dann, ob es tatsächlich ein Muss ist.
Sobald die Einordnung fertig ist, beginnst du mit den Einträgen in der Kategorie "Muss" und bringst diese in eine Reihenfolge. Wann erledigst du was?
Kümmere dich dann um den Rest.
Ein Hinweis der Warnung: Halte dich so gut es geht von den Kann-Einträgen fern. Denn nur, weil du etwas tun kannst, heißt das noch lange nicht, dass du es auch tun solltest. Hinter einem Kann verbirgt sich sehr häufig eine Ablenkung.
Nummer 3: Abgeben, ablegen und aufschieben - Was muss gar nicht erledigt werden - oder zumindest nicht jetzt?
Wenn du die Möglichkeit hast Aufgaben oder sogar ganze Projekte abzugeben, dann nutze diese intensiv.
Natürlich wird es niemand so gut erledigen wie du und niemand wird deinen Ansprüchen gerecht werden, aber du könntest dich ja auch einfach mal von solche negativen Glaubenssätzen verabschieden. Denn manchmal überraschen dich die anderen Menschen, wenn du es nur zulässt und auch mal die Kontrolle abgibst.
Prüfe alle Einträge auf deiner Liste oder in deinen vier Quadranten: Was davon kann auch jemand anderes machen oder vielleicht auch nur vorbereiten, um den Stein ins Rollen zu bringen un dir so ein bisschen mehr Zeit zu verschaffen?
Das Ablegen von Themen bedeutet diese zu pausieren oder gleich vollständig zu eliminieren. Was von deiner Liste wäre zwar schön und nett, lenkt dich aber aktuell eher mehr von den echten Prioritäten ab, als dass es einen großen Nutzen bringt?
Bei diesen Dingen triff eine Entscheidung, ob du sie pausierst - also vorerst zurückstellst - oder ob du sie gleich komplett und ganz bewusst aus deinem Leben entlässt und dich nicht mehr damit beschäftigst.
Natürlich weiß niemand was die Zukunft bringt, und vielleicht wird ja dieses Thema oder diese Sache doch wieder interessant und auch relevant, aber zumindest schwirrt dir der Eintrag jetzt im Moment erst einmal nicht mehr vor der Nase rum.
Die dritte Möglichkeit ist das Aufschieben. Hier ist in jedem Fall Vorsicht geboten. Das bewusste Aufschieben, hat überhaupt gar nichts mit dem Aufschieben von Dingen zu tun, das du machst, wenn du keine Lust auf etwas hast. Das bezeichnen die Fachleute als Prokrastinieren und das kann durchaus zu enormen Stress und schlechteren Ergebnissen führen.
Das von mir angesprochene Aufschieben ist jedoch bewusst, also es ist durchdacht, und es ist strategisch und intelligent genutzt.
Nicht alles muss jetzt erledigt werden. Bei manchen Dingen macht es einfach keinen Sinn, oder zumindest keinen großen Unterschied, ob du es jetzt erledigst oder erst in 6 Monaten.
Um deine aktuelle Arbeitslast zu reduzieren, ist es manchmal eine sehr clevere Lösung bestimmte Dinge auf später zu legen. Dadurch reduzierst du nicht nur deinen Berg an Arbeit, sondern auch dein Stresslevel und das Gefühl an Überforderung.
Durch diese Form des Aufschiebens hast du tatsächlich im Moment weniger vor der Brust und das, was zu erledigen ist, wird machbarer. Doch vermeide bitte auch, dass durch dieses Aufschieben dein Stress in der Zukunft zunimmt, weil du dann weniger Zeit für die Bearbeitung hast. Du darfst auch mittel- und langfristig denken und nicht nur die unmittelbare Erleichterung im Blick haben.
Und es gibt auch noch eine andere Perspektive beim Aufschieben: Bei Themen und Terminen, die du von anderen übertragen bekommen hast - in deinem Team oder von Kunden - kannst du die Möglichkeiten nutzen eine neue Deadline zu verhandeln und die Sache entsprechend aufzuschieben.
Das Aufschieben muss nicht das Letzte sein, was du in Betracht ziehst, aber es sollte zumindest gut durchdacht sein. Und achte bitte darauf, dass du bedeutende Dinge nicht einfach aufschiebst, weil ihnen die Dringlichkeit fehlt. Rücke immer den Nutzen in den Fokus: Also, was hast du davon, wenn es erledigt ist? Und was vermeidest du Unangenehmes, wenn es abgeschlossen ist?
Und dann triff deine Entscheidung. Und zwar mit einem guten Gefühl und dem Versprechen diese Entscheidung nicht gleich morgen wieder umzukehren.
Du hast es vermutlich schon einmal von mir gehört: Du kannst nicht mehr Zeit sparen, als wenn du Dinge nicht oder nicht mehr machst. Und diese drei Handlungsanweisungen bieten dir genau das: Gib Dinge ab. Lege sie ab - zeitlich befristet oder für immer. Schiebe sie solange auf, wie möglich und sinnvoll.
Und zum Abschluss habe ich noch einen Bonustipp für dich:
Nummer 4: Frag nach Hilfe - Wer kann dich unterstützen und dir so deine Arbeit erleichtern?
Viele von uns, insbesondere Einzelunternehmer, Selbstständige und auch viele Führungskräfte, sind der festen Meinung, dass sie es selbst schaffen müssen.
Das ist jedoch absoluter Unsinn!
Insbesondere, wenn du als Einzelkämpfer gestartet bist und zwischenzeitlich ein kleines oder großes Team hast, solltest du versuchen so viel Hilfe wie möglich von anderen zu bekommen.
Natürlich müssen wir manche Dinge mit uns selbst ausmachen und manche - auch harte - Entscheidung müssen wir allein treffen. Doch es gibt so viele Möglichkeiten nach Hilfe und Unterstützung zu fragen, die wir nur allzu leicht und allzu oft übersehen. Insbesondere dann, wenn uns der Berg an Arbeit die Sicht versperrt.
Ich spreche hier nicht nur von delegieren, sondern auch von anderen Formen der Unterstützung.
Vielleicht kannst du ein Projekt als Teamarbeit mit einem Mitarbeiter oder Kollegen angehen und ihr ergänzt eure Stärken?
Vielleicht kann dich dein Partner oder deine Partnerin unterstützen und sich die nächsten Woche um das Zuhause oder um das Essen kümmern, wenn du tatsächlich länger arbeiten musst.
Vielleicht können die Großeltern einspringen und deine Kinder beschäftigen, wenn du es nicht rechtzeitig nach Hause schaffst.
Vielleicht können Freunde helfen, wenn du Keller ausräumen oder einfach umziehen musst.
Es gibt viele Dinge, die auf deiner Liste stehen oder die du im Kopf mit dir rumträgst. Und bei manchen bist du schneller fertig - und es macht vielleicht sogar viel mehr Spaß - wenn du diese nicht alleine machen musst.
Gleichzeitig ist das Zusammenarbeiten immer eine Chance Beziehungen zu intensivieren und zu festigen - und zwar egal, ob das im Büro oder Zuhause ist.
Nach Hilfe zu fragen, ist kein Zeichen von Schwäche, sondern zeugt von Intelligenz.
Intelligent ist auch die ZeitStyle Show zu abonnieren, um keine künftige Folge zu verpassen.
… und natürlich auch eine ehrliche Bewertung abzugeben. Ich freue mich darüber und der Podcast bekommt dadurch mehr Sichtbarkeit, was wiederum andere dabei unterstützt diesen zu finden.
Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.
Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen die Zeit davonläuft? Sie möchten so viele Dinge tun, doch nie ist genügend Zeit?
Mit gutem Zeitmanagement haben Sie mehr frei verfügbare Zeit, die Sie nach Ihren Vorstellungen und ohne schlechtes Gewissen verbringen können. Es schenkt Ihnen mehr Ruhe im Alltag und im Leben und unterstützt Sie dabei, weniger zu arbeiten und mehr zu erledigen und zu erleben.
Dieses Buch unterstützt Sie dabei, sich bewusst zu machen, womit Sie Ihre Zeit überhaupt verbringen und wie Sie Ihren Fokus auf die entscheidenden Dinge richten, die Ihnen mehr Lebensfreude und Zeit für das Wesentliche bringen.
Mathis Antrieb ist die Beantwortung der Frage: Wie schaffe ich es Tag für Tag die Anforderungen und Erwartungen von mir selbst und anderen bestmöglich zu erfüllen - und zwar ohne mich dabei selbst zu verheizen?
Viel arbeiten kann jeder. Und Möglichkeiten das zu beweisen, gibt es heutzutage sehr viele - leider!
Es muss doch auch anders gehen? Und das tut es auch!
Für ihn stehen bedeutende Ergebnisse gepaart mit einer hohen Arbeits- und Lebensfreude an erster Stelle. Und hierfür hat er ein effektives Zeitmanagement-System entwickelt, das sich in erster Linie mit unseren Denk- und Verhaltensweisen beschäftigt und Werkzeuge hinten anstellt.
Zeitmanagement beginnt im Kopf!
Die Möglichkeit seine Strategien, Konzepte und Methoden zu testen hat er reichlich. Er jongliert täglich die Anforderungen eines Team- und Projektleiters in einem 40-Stunden Job eines führenden Software-Unternehmens und der Nebentätigkeit als Trainer, Speaker, Autor und Coach für Zeit- und Selbstmanagement.
2020 hat er auch die Chance bekommen sein Zeitmanagement als Vater zu optimieren und hierfür auch neue Strategien und Methoden zu entwickeln.
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