033: 5 Dinge, die deine Produktivität zerstören

Wenn du am Abend mal wieder nicht deine Tagesziele erreicht hast, könnte es daran liegen, dass du dir zu viel vorgenommen hast. Es könnte auch daran liegen, dass du dich zu häufig hast ablenken lassen oder daran, dass du an Dingen gearbeitet hast, die nichts mit deinen Prioritäten zu tun haben.

Wenn das mal passiert, ist das schade, aber keine Tragödie. Sobald das jedoch häufiger der Fall ist oder vielleicht sogar der Normalzustand, dann darfst du einmal genauer hinschauen: Vielleicht zerstören die folgenden fünf Herangehensweisen deine persönliche Produktivität.

... und vielleicht tun sie das sogar ohne, dass du es merkst, weil es leider gar nicht offensichtlich ist und du auch zu keinem Moment des Tages faul bist oder nur rumsitzt.

Transskript

Wenn du am Abend mal wieder nicht deine Tagesziele erreicht hast, könnte es daran liegen, dass du dir zu viel vorgenommen hast. Es könnte auch daran liegen, dass du dich zu häufig hast ablenken lassen oder daran, dass du an Dingen gearbeitet hast, die nichts mit deinen Prioritäten zu tun haben.

Wenn das mal passiert, ist das schade, aber keine Tragödie. Sobald das jedoch häufiger der Fall ist oder vielleicht sogar der Normalzustand, dann darfst du einmal genauer hinschauen: Vielleicht zerstören die folgenden fünf Herangehensweisen deine persönliche Produktivität.

... und vielleicht tun sie das sogar ohne, dass du es merkst, weil es leider gar nicht offensichtlich ist und du auch zu keinem Moment des Tages faul bist oder nur rumsitzt.

Herzlich Willkommen zur Folge 33 der ZeitStyle Show: 5 Dinge, die deine Produktivität zerstören.

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter zeitstylecoach.de/033 für die heutige Folge 33.

Starten wir direkt mit Punkt Nr.1:

(1) Du versuchst alles zu erledigen.

Eine meiner Erkenntnisse in den letzten 17 Jahren ist, dass Arbeit niemals enden wird. Du wirst niemals den letzten Haken auf deiner ToDo-Liste setzen.

Oder kurz und knapp ausgedrückt: Du wirst niemals fertig werden.

Es gibt immer das nächste Projekt zu stemmen, die nächste Idee zu realisieren, das nächste Problem zu lösen und das nächste Produkt zu erstellen und natürlich auch zu vermarkten.

Der Versuch alles erledigen zu wollen, der sorgt nur für Stress und für Frust und auch für Überforderung. Der Wunsch irgendwann eine leere Aufgabenliste zu haben, um sich dann um die bedeutenden Dinge zu kümmern, ist völlig utopisch.

Es ist ein Kampf gegen Windmühlen. Leider vollkommen aussichtslos.

Was kannst du stattdessen tun?

Mache dir klar, dass du niemals den letzten Haken setzen wirst und deine Aufgabenliste tagtäglich weiterwachsen wird. Das ist auch nicht schlimm, wenn du deine Perspektive davon wegbringst alles erledigen zu wollen und vielmehr die Erreichung entscheidender Ergebnisse in den Vordergrund stellst.

Es kommt auf vorzeigbare Ergebnisse an, nicht auf erledigte Aufgaben.

Mache dir bewusst, welche Ergebnisse wirklich zählen und dich und dein Team voranbringen, dein Leben verbessern oder es einfacher machen.

Plane für die Erreichung dieser Ergebnisse proaktiv Zeit in deinem Alltag ein und kümmere dich zu diesen Zeiten um diese Themen.

Nur, weil eine Aufgabe auf deiner ToDo-Liste gelandet ist, heißt das noch lange nicht, dass du sie auch erledigen musst. Du hast immer die Wahl!

(2) Du glaubst alle E-Mails beantworten zu müssen.

Ich dachte sehr lange, dass ich auf alle E-Mails antworten muss, die ich erhalte. Das war für mich Teil des guten Umgangs.

Doch irgendwann habe ich festgestellt, dass ich auch nicht auf alle E-Mails eine Antwort erhalte, die ich verschicke und dass das so auch völlig in Ordnung ist.

Vermutlich hast du folgenden Ausspruch auch schon einmal von mir gehört oder gelesen:

Der E-Mail-Posteingang ist die ToDo-Liste der anderen.

Ich wiederhole das gebetsmühlenartig, weil gerade E-Mails der vermutlich größte Zeitfresser im Arbeitsleben heutzutage sind.

Du erhältst meistens E-Mails, die Aufgaben oder Anforderungen von anderen Leuten beinhalten, so dass diese anderen ihre Ergebnisse und Ziele erreichen. Deine eigenen Ziele und Träume bleiben dabei meist auf der Strecke.

Überlege dir künftig sehr gut, welche E-Mail du beantwortest und welche du einfach einmal liegenlässt oder auch unbeantwortet archivierst.

Und beachte dabei auch folgende sehr interessante Entdeckung: Je weniger E-Mails verschickst, desto weniger E-Mails erhältst du.

Du sparst dir also die Zeit eine E-Mail hübsch zu schreiben, zu formatieren und zu prüfen und du sparst dir die Zeit die Antwort-E-Mail zu lesen und zu archivieren - oder im schlimmsten Fall eine erneute Antwort zu formulieren.

Kommen wir zum dritten Punkte, der deine Produktivität zerstören kann.

(3) Du glaubst alles sofort erledigen zu müssen.

In der letzten Folge 32 habe ich dir von dem Dringlichkeitseffekt berichtet. Dieser entsteht durch knappe Deadlines und wird von diesen verstärkt.

Der Dringlichkeitseffekt beschreibt den Umstand, dass du zuerst das Dringende erledigst und dich erst dann um die bedeutenden Dinge kümmerst, die jedoch nicht dringend sind.

Heutzutage ist vielleicht nicht alles dringend, aber viel zu vielen Dingen wird ein sehr kurzfristiges Zeitschild umgehängt, weil niemand mehr auf irgendetwas warten möchte.

Und prüfe gerne auch einmal bei dir selbst, welche Deadlines gibst du aus, wenn du auf Rückmeldungen angewiesen bist. Sind diese eher kurzfristig und knapp bemessen? Oder gibst du deinen Kollegen und deinen Teammitgliedern entsprechend Zeit?

Tritts du in die Dringlichkeitsfalle, hat das ein böses Nachsehen für die bedeutenden Dinge in deinem Leben. Solange du darüber hinaus unwichtige Dinge, die keinen großen Mehrwert liefern ebenfalls so schnell wie möglich von deinem Tisch haben möchtest, leiden die bedeutenden Themen noch mehr.

Die große Schwierigkeit mit den entscheidenden Dingen und bedeutenden Menschen im Leben ist, dass diese zumeist still sind. Sie haben keinen Zeitstempel. Und sie werden erst dann dringend, wenn die Hütte wirklich bereits brennt oder zumindest kurz davor ist.

Suche dir Zeitblöcke für das Unwichtige, das jedoch auch erledigt werden muss. Diese Dinge kannst du z.B. idealerweise in dein Tagestief legen, wenn du ohnehin weniger Energie hast für komplexere Themen und ein paar Sachen brauchst, die du schnell wegarbeiten kannst.

Achte ganz bewusst darauf, ob du irgendwo im Alltag in die Dringlichkeitsfalle tappst und achte darauf, dass du andere nicht hineinschubst - nicht, wenn es nicht zwingend erforderlich ist.

In einem Umfeld, in dem einem nicht in jeder Sekunde 10 zeitkritische Dinge im Nacken sitzen, arbeitet es sich wesentlich entspannter und die Qualität der Ergebnisse ist deutlich höher.

Gepaart mit Punkt 1 dieser Liste bedeutet das im Kern: Solange du das Dringende vor dem Entscheidenden erledigst, wird weder deine Aufgabenliste fertig noch deine Arbeits- und Lebensfreude größer.

Punkt Nr. 4, der deine Produktivität zerstört lautet:
(4) Du schiebst bedeutende Dinge auf.

Nehmen wir an, du hast das Dringende ausgeklammert und hast dir nun Zeit für die bedeutenden Dinge geblockt. Dann kann es sehr gut sein, dass du diese dennoch nicht angehst, sondern einfach aufschiebst.

Das große Problem mit bedeutenden Themen und Aufgaben ist oft, dass diese alles andere als einfach oder leicht sind. Sie sind komplexer und machen manchmal sogar ein bisschen Angst.

Doch das sind auch die Dinge, die dein Leben besser und einfacher machen, sonst hätten sie eben nicht diese hohe Bedeutung.

Das Aufschieben von Aufgaben ist weit verbreitet. Vermutlich macht es jeder Mensch auf dieser Welt zu irgendeinem Zeitpunkt einmal.

Die Folge 13 der ZeitStyle Show ist auch allein diesem wichtigen Thema gewidmet. Sie trägt den Namen "Aufschiebe-Stopp - Wie du deine bedeutenden Aufgaben nicht mehr aufschiebst und sofort erledigst."

Darin beantworte ich dir vor allem die drei Fragen: Warum schieben wir Dinge auf? Ist das Aufschieben wirklich schlimm? Und was kannst du tatsächlich dagegen tun?

Und höre dir diese Folge gerne an, wenn du hier Verbesserungspotential bei dir siehst.

Wichtig zu verstehen, ist jedoch, dass das Aufschieben einer Sache nur zu dem Zeitpunkt des Aufschiebens dich wirklich gut fühlen lässt.

Am Abend im Bett bist du vielleicht schon wieder frustriert, weil du die Sache nicht angegangen bist. Und sobald die Aufgabe das nächste Mal am Horizont erscheint, fühlst du dich schon wieder schlecht, weil du sie eigentlich nicht machen willst oder aus einem anderen Grund eine Abneigung gegen diese Sache hast.

Bis dann irgendwann der Moment kommt, an dem du es erledigen musst, weil sonst noch schlimmere Konsequenzen drohen. Dann denkst du vielleicht auch oft: "Ich wünschte, ich hätte früher damit angefangen."

Und oftmals stellst du hinterher fest, dass es bei Weitem nicht so schlimm war, wie du es dir in deinen Gedanken zuvor ausgemalt hast. Und, wenn du ehrlich zu dir bist, hättest du es am liebsten schon beim ersten Mal gemacht. Dann, als die Aufgabe das erste Mal auf deinem Plan aufgetaucht ist.

Doch all diese Erkenntnisse der Vergangenheit scheinen uns überhaupt nichts zu nutzen für Aufgaben der Gegenwart, auf die wir keine Lust haben oder die uns Angst machen.

Diese Aufgaben werden delegiert an jemanden, der jedem von uns zur Verfügung steht und den ich das "unfehlbare Zukunfts-Ich" nenne. Unser eigenes Ich der Zukunft halten wir für unfehlbar und daher sind wir der Meinung, dass dieses Ich, also bei mir der Mathis der Zukunft, diese Aufgabe mit Bravour meistern wird. Er wird nicht wanken. Er wird nicht zögern. Er wird das, ohne mit der Wimper zu zucken, durchziehen.

Die einzige Sache, die wir dabei nicht bedenken, ist, dass sobald diese hässliche Aufgabe erneut vor uns liegt und erledigt werden soll, das unfehlbare Zukunfts-Ich dem genussgesteuerten Gegenwarts-Ich weicht und sich nichts geändert hat.

Natürlich macht es auch manchmal Sinn Dinge aufzuschieben. Doch ist das in den seltensten Fällen die beste Strategie.

Decke die Momente schonungslos auf, in denen du aufschiebst und dich dadurch selbst verarschst.
Das unfehlbare Zukunfts-Ich gibt es nicht! Mach dir klar, was das Aufschieben tatsächlich bedeutet und dann entscheide, ob du dich auf dieses Spielchen mit dir selbst einlassen willst.

... und mehr zum unfehlbaren Zukunfts-Ich erfährst du auch in Folge 13.

Kommen wir nun zum fünften und letzten Punkt, der deine persönliche Produktivität zerstört.

(5) Du hast keine klaren Ziele und Prioritäten.

Warum tust du, was du tust? Was sind die Ziele von diesem Monat? Was möchtest du in den nächsten 90 Tagen erreichen? Welche Ergebnisse kannst du heute Abend vorweisen?

Wenn du diese Fragen mit absoluter Sicherheit und Prägnanz beantworten kannst, bist du auf einem sehr guten Weg.

Doch der Alltag vieler Unternehmer, vieler Führungskräfte und Angestellter sieht anders aus. Es wird einfach gemacht, was reinkommt, was am lautesten schreit, wo der größte zeitliche Druck ist - meistens völlig unabhängig davon, was der eigentliche Mehrwert ist.

Während das für einen Angestellten in einem Unternehmen ein Weg ist, den er sehr, sehr lange gehen kann, sieht es für Selbstständige und Unternehmer und Unternehmerinnen völlig anders aus.

Die Dinge, die anstehen und Druck machen, bringen hoffentlich Geld und halten dich am Leben, doch wenn die Dinge, die dir am Herzen liegen, die, die dir wirklich etwas bedeuten, die, die einen echten Mehrwert bringen, dafür auf der Strecke bleiben, sinkt deine Arbeitsfreude und Lebensfreude und mit ihnen natürlich auch deine persönliche Produktivität.

Dein Tun wird mechanisch. Deine Handlungen verlieren ihren Elan und ihre Inspiration. Es wird eben getan, weil es eben sein muss.


Sobald du dir Ziele setzt. Und zwar Ziele, die zeitlich wesentlich näher sind als 12 Monate oder auch 30 Tage, kannst du jede deiner Handlungen gegen diese Ziele abgleichen und entscheiden, ob du sie durchführen wirst oder eben nicht.

Die Mehrzahl deiner Handlungen muss eine Verbindung zu deinen Zielen haben. Genauso wie deine Ziele eine Verbindung zu deiner Lebensvision haben müssen.

Ist dies nicht der Fall, erreichst du deine Ziele nicht oder erst sehr viel später. Und haben deine Ziele keine Verbindung zu deiner Vision, dann hast du vielleicht viele Ziele erreicht in deinem Leben, doch mit 90 Jahren sitzt du in deinem Schaukelstuhl, schaust aus dem Fenster und fragst dich, warum du nicht das hast, was du dir damals so sehr gewünscht hast.

Doch das geht nun ein bisschen zu weit für diese Folge, denn in diesem Punkt geht es um klare Ziele und Prioritäten und nicht um deine große Vision.

Also, stelle für deine Ziele und Prioritäten sicher, dass du beides hast und in jedem Moment abrufen kannst. Prüfe deine Handlungen, dass diese zu deinen Ziele und zu deinen Prioritäten passen, denn so stellst du sicher, dass du dich auf dem richtigen Kurs befindest.

Und solltest du doch einmal vom Kurs abkommen und Dinge tun, die so gar nichts mit deinen Zielen zu tun haben, dann hast du in jedem Moment die Chance wieder zurückzukehren.

Beachte diese fünf Punkte und du hast die besten Voraussetzungen dafür, dass deine persönliche Produktivität auf einem hohem Niveau bleibt. Dadurch stellst du sicher, dass du deine wertvolle Zeit sinnvoll nutzt und an der ein oder anderen Stelle gewinnst du mit Sicherheit auch etwas mehr frei verfügbare Zeit.

Und wenn du ein paar wenige Minuten deiner neu gewonnen Zeit nutzt, um den Podcast zu abonnieren oder mir auf Spotify zu folgen und ihn zu bewerten, dann danke ich dir vielmals.

Denn dadurch verpasst du keine künftige Folge und du verschaffst der ZeitStyle Show mehr Sichtbarkeit und unterstützt andere diese zu finden.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

Endlich mehr Zeit!

Wie Sie weniger arbeiten und mehr erreichen.

Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen die Zeit davonläuft? Sie möchten so viele Dinge tun, doch nie ist genügend Zeit?

Mit gutem Zeitmanagement haben Sie mehr frei verfügbare Zeit, die Sie nach Ihren Vorstellungen und ohne schlechtes Gewissen verbringen können. Es schenkt Ihnen mehr Ruhe im Alltag und im Leben und unterstützt Sie dabei, weniger zu arbeiten und mehr zu erledigen und zu erleben.

Dieses Buch unterstützt Sie dabei, sich bewusst zu machen, womit Sie Ihre Zeit überhaupt verbringen und wie Sie Ihren Fokus auf die entscheidenden Dinge richten, die Ihnen mehr Lebensfreude und Zeit für das Wesentliche bringen.

ZeitStyle Coach

Mathis Uchtmann

Trainer, speaker und coach zum Thema Zeitmanagement

Mathis Antrieb ist die Beantwortung der Frage: Wie schaffe ich es Tag für Tag die Anforderungen und Erwartungen von mir selbst und anderen bestmöglich zu erfüllen - und zwar ohne mich dabei selbst zu verheizen?

Viel arbeiten kann jeder. Und Möglichkeiten das zu beweisen, gibt es heutzutage sehr viele - leider!

Es muss doch auch anders gehen? Und das tut es auch!

Für ihn stehen bedeutende Ergebnisse gepaart mit einer hohen Arbeits- und Lebensfreude an erster Stelle. Und hierfür hat er ein effektives Zeitmanagement-System entwickelt, das sich in erster Linie mit unseren Denk- und Verhaltensweisen beschäftigt und Werkzeuge hinten anstellt.

Zeitmanagement beginnt im Kopf!

Die Möglichkeit seine Strategien, Konzepte und Methoden zu testen hat er reichlich. Er jongliert täglich die Anforderungen eines Team- und Projektleiters in einem 40-Stunden Job eines führenden Software-Unternehmens und der Nebentätigkeit als Trainer, Speaker, Autor und Coach für Zeit- und Selbstmanagement.

2020 hat er auch die Chance bekommen sein Zeitmanagement als Vater zu optimieren und hierfür auch neue Strategien und Methoden zu entwickeln.

MATHIS' TRAININGS, IDEEN UND INSPIRATIONEN SIND HIER ZU FINDEN:

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