10. Ultimativer Zeitspartipp:
Plane maximal 3 Aufgaben am Tag
Weniger ist mehr - sogar viel mehr!
Quicktipps für ZeitStyler
- Nimm Dir maximal 3 Aufgaben am Tag vor – jede Aufgabe mehr ist Bonus.
- Wenn Du Deine Tagesaufgaben nicht erledigst, hinterlässt das ein negatives Gefühl und Du denkst vielleicht, dass Du nicht gut genug bist. Dabei hast Du vielleicht einfach nur die falsche Strategie gewählt.
- Stärke Dein Selbstbewusstsein und Dein Wohlbefinden, indem Du weniger Aufgaben am Tag planst und diese dann erledigst - nachlegen geht immer.
- Anstatt einen Berg von Aufgaben abzuarbeiten, baust Du einen Berg an Ergebnissen auf. Diese kleine Veränderung der Betrachtungsweise hat eine enorme Auswirkung auf Dein Wohlbefinden, Deine Arbeitsweise und Deine Zeit.
- Der Arbeitstag hat nur 8 Stunden. Es ist einfach nicht möglich, 10 Stunden Arbeit in 8 Stunden Zeit unterzubringen - nicht einmal mit dem besten Zeitmanagement der Welt.
Aktion des Tages – Mach es einfach!
Baue ab heute jeden Tag Deinen Berg an Ergebnissen!
Wähle heute die 3 Aufgaben, die Du auf jeden Fall in den acht Stunden erledigen willst und wirst. Lege nach, falls noch Zeit bleibt für weitere.
Bist Du schneller fertig, mache einfach einmal früher Feierabend und genieße wie gut es sich anfühlt alles erledigt zu haben, dass Du Dir vorgenommen hast und sogar überpünktlich aus dem Büro nach Hause zu gehen.
Hier geht es um einen wichtigen psychologischen Punkt. Du darfst lernen, dass es möglich ist das zu erreichen, was Du Dir vornimmst.
Beobachte was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du dadurch sparst.
Tiefere Einblicke
Deine Aufgabenliste für heute
Wie viele Aufgaben befinden sich aktuell auf Deiner Aufgabenliste für heute?
Ich tippe auf mindestens 10.
Bei einer reinen Arbeitszeit von 8 Stunden hast Du also 48 Minuten pro Aufgabe.
Ist das realistisch? Ohne Deine Aufgaben zu kennen, bezweifle ich das jetzt einfach mal ganz frech.
48 Minuten für eine Aufgabe – eine richtige Aufgabe – ist meist nicht ausreichend.
Das Schreiben mancher E-Mail dauert schon eine Stunde und mehr.
Deprimiert am Abend!?
Sitzt Du manchmal am Abend – nach 10, nicht 8 Stunden – an Deinem Schreibtisch, betrachtest Deine Aufgabenliste und bist niedergeschlagen, weil Du schon wieder nicht alles erreicht hast, was Du Dir vorgenommen hast?
Erlaube mir die Frage: Ist das, weil Du keine Zeit hattest? Diese vertrödelt hast? Oder Dir vielleicht auch einfach nur zu viel vorgenommen hast?
Du nimmst Dir vielleicht 10 Dinge am Tag vor und am Abend hast Du nur 4 erreicht. Du musst also schweren Herzens 6 Aufgaben auf den nächsten Tag verschieben, an dem allerdings auch bereits 5 andere Dinge eingetragen sind.
Das ist ein nicht enden wollender Teufelskreis, der sich unglaublich negativ auf Deine Gefühlslage und Gedanken auswirkt.
Um zu erkennen, dass das kein Spaß machen kann, muss man kein Genie sein. Du beweist Dir somit selbst jeden Abend, dass Du nicht fähig bist, Deinen eigenen Ansprüchen gerecht zu werden.
WAS JA ÜBERHAUPT NICHT STIMMT UND VÖLLIGER QUATSCH IST!
Meine Strategie war ganz genau so: Ich habe meinen Tag mit Aufgaben vollgepackt und am Abend die offen gebliebenen genervt verschoben. Somit habe ich die ganze Zeit eine enorme Bugwelle an Aufgaben vor mir hergeschoben, die leider immer größer wurde.
Jetzt verfolge ich allerdings einen neuen Ansatz: Weniger ist mehr – sogar viel mehr!
Weniger Aufgaben für einen erfolgreichen Tag
Du nimmst Dir 10 vor und erreichst diese nicht.
Wie wäre es also, wenn Du Dir nur 3 Aufgaben für einen Tag vornimmst und falls Du schneller bist, darfst Du nachlegen. Hast Du jedoch keine Lust mehr, gehst Du nach Hause.
Der enorme Vorteil hierbei ist: Du bist in jedem Fall ein Gewinner!
Du musst nur diese 3 Aufgaben am Tag erledigen und schon hast Du ALLES erreicht! Jede weitere Aufgabe ist Bonus! Und meine Erfahrung zeigt, dass es sehr viel motivierender ist, für einen Bonus zu arbeiten.
Folgende positive Veränderungen habe ich bei mir festgestellt:
- Diese 3 Aufgaben schätze ich viel mehr als früher. Sie sind nicht nur eine von vielen auf meiner Liste, sondern die Auserwählten.
- Dadurch bin ich motiviert, diese zu erledigen und habe am Abend ein tolles Gefühl, etwas vorwärts gebracht zu haben.
- Ich schließe den Tag mit einem sehr guten Gefühl ab, weil ich meine Vorhaben erfüllt habe.
- Es motiviert mich unglaublich, weitere Aufgaben meiner Liste nachlegen zu dürfen und ich trete so in einen persönlichen positiven Wettkampf mit mir: “Das schaffe ich auch noch!”
- Die Länge meiner Liste ist unverändert – vielleicht sogar etwas kürzer – das Gefühl in mir ist jedoch eine Drehung um 180 Grad zum Positiven!
- Ich mache sehr viel häufiger pünktlich Feierabend (oder sogar früher) und genieße den Abend mit einem guten Gefühl, etwas erledigt zu haben. Manchmal arbeite ich auch länger, weil es einfach Spaß macht und ich im Flow bin.
- Ich freue mich auf den Wettbewerb am nächsten Tag und bin motiviert, mich wieder zu neuen Höchstleistungen zu bringen.
Da mache ich mir ja nur etwas vor!
Falls Du das jetzt vielleicht denkst, dann kann ich nur erwidern, was ich immer auf einen solchen Einwand sage: Du machst Dir heute etwas vor, wenn Du glaubst, dass Du die 10 Aufgaben auf Deiner Liste erreichst.
Wann war das letzte Mal, als Du Deine Tagesplanung vollständig erfüllt hast? Vielleicht gibt es tatsächlich solche Tage, an denen Du alle 10 Punkte erledigst. Doch ist das wohl eher die Ausnahme.
Kannst Du Dich an solchen Tagen dann auch wirklich darüber freuen, was Du erreicht hast oder bist Du eher erleichtert?
Warum also nicht den positiven Antrieb nutzen und die Herangehensweise umdrehen? Die Zeit, die Dir zur Verfügung steht, ist die gleiche. Du wirst also sehr wahrscheinlich gleich viel schaffen können. Die Gedanken und das Gefühl sind jedoch absolut verschieden.
Vom Berg der Aufgaben zum Berg der Ergebnisse
Anstatt Dich morgens vor einen Berg an Aufgaben zu setzen, den Du nicht überblicken kannst, ist es doch sehr viel angenehmer, einen Berg von Ergebnissen aufzubauen, der immer weiter wächst – so lange, bist Du Feierabend machst.
Du bist nicht verpflichtet, einen Berg an Aufgaben abzuarbeiten, sondern darfst selbst entscheiden, wie hoch Du Deinen Berg von Ergebnissen heute baust!
Und am nächsten Morgen beginnst Du schon wieder, einen neuen Berg zu errichten! Wie hoch dieser wohl werden wird?
P.S.: Ich habe für mich festgestellt, dass der Mindestwert zwei Aufgaben sind. Ich hatte auch nur mit einer experimentiert, das hat für mich jedoch nicht wirklich funktioniert.
P.P.S.: Vielleicht sparst Du mit diesem Tipp nicht wirklich Zeit. Ich bin jedoch überzeugt, dass er für Dein Wohlbefinden sehr wertvoll ist.
Umsetzbar!?
Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?
Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?
Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?
Deine Meinung ist uns wichtig!
Nach dem Parkinson Prinzip dehnt sich Arbeit genau in dem Maße aus, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist.
Ich habe mir daher angewöhnt, mir eine Dauer für Aufgaben vorzunehmen, z.B. mit der Beantwortung dieser e-mail bin ich in 30 Minuten fertig.
Dann kommt die nächste Aufgabe. Damit habe ich ein gutes Zeitgefühl entwickelt und habe immer wieder ein gutes Gefühl, wenn ich meine Zeitvorgaben einhalte. Auf To Do Listen schreibe ich nur die Aufgaben, die wirklich wichtig und/oder dringend sind.