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2.    Ultimativer Zeitspartipp:

Beherrsche Dein Telefon

Wichtig ist, dass Du Deine Aufgaben in Ruhe erledigen kannst ohne von einem Telefonat oder nur dem Klingeln Deines Telefons oder Handys unterbrochen zu werden.

Quicktipps für ZeitStyler

  • Schalte Dein(e) Handy(s) ab – ganz aus oder zumindest in den Flugmodus.
  • Zieh bei Deinem Festnetztelefon den Stecker.
  • Falls Du es nicht abschalten kannst – warum auch immer – leite es zumindest auf einen Kollegen oder Dein Sekretariat um.
  • Nutze Deine Mailbox und Deinen Anrufbeantworter, um keine wichtigen Anrufe und Informationen zu verpassen.
  • Wenn Du es persönlicher möchtest, beauftrage einen externen Telefondienst, der Anrufe in Deinem Namen entgegen nimmt und an Dich weiterleitet.

Wichtig ist, dass Du Deine Aufgaben in Ruhe erledigen kannst, ohne von einem Telefonat oder nur dem Klingeln Deines Telefons oder Handys unterbrochen zu werden.

Indem Du die Anrufer auf Deine Mailbox, einen Kollegen oder externen Telefondienst umleitest, erhältst Du dennoch alle wichtigen Informationen.

Aktion des Tages – Mach es einfach!

Schalte Dein Handy aus und ziehe bei Deinem Festnetztelefon den Stecker oder leite es um. Heute sollen Dich keine Anrufe beim Arbeiten stören.

Wirst Du das heute machen? Beobachte, was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du damit sparst.

Tiefere Einblicke

Zeitverschwendung durch Telefonate!?

Das Telefon hat eine magische Macht über uns: Sobald es klingelt, müssen wir abheben. Wir können es nicht klingeln lasse, es könnte ja wichtig sein…

Bei wie vielen Telefonaten in Deinem Leben hättest Du Dir gewünscht, dass Du nicht ran gegangen wärst? Nicht, weil diese etwa unangenehm waren, sondern weil es einfach reine Zeitverschwendung war.

Es ist an der Zeit, dass Du lernst, Dein Telefon zu beherrschen, und am einfachsten geht das, indem Du den Stecker ziehst.

Hast Du gerade tatsächlich die Luft angehalten und voller Staunen die Augen aufgerissen?

Sehr effektive Methoden: Stecker ziehen und Flugmodus

Ja, den Stecker ziehen – zumindest bei Festnetztelefonen ist das möglich. Bei Handys und Smartphones gibt es den praktischen Flugmodus.

Ich nutze die Variante des Flugmodus sehr gerne.

So kannst Du immer noch auf Deine Daten zugreifen, die Du vielleicht zur Bearbeitung der Aufgabe benötigst, ohne von Telefonaten, Nachrichten oder blinkenden Apps gestört zu werden.

Es herrscht Ruhe, und genau das willst Du, weil Du dann wirklich konzentriert arbeiten kannst.

Doch nicht nur die gesteigerte Konzentration ist ein Vorteil. Solange Du nicht telefonisch erreichbar bist, ist es nur persönlich möglich Dir neue Aufgaben zu übertragen oder Dich von Deiner jetzigen Aufgabe abzulenken bzw. davon wegzulocken (Stichwort: Kaffeepause).

Ab sofort Deine beste Telefon-Freundin: die Mailbox

Der Vorteil des Smartphones gegenüber manchen Festnetztelefonen ist, dass es eine Mailbox hat.

Erziehe die Menschen, mit denen Du (telefonisch) verkehrst, dahin, dass sie Dir auf die Mailbox sprechen, falls es wichtig ist und sie eine Rückmeldung von Dir wollen. Dann kannst Du Dir auch sicher sein, dass Du nichts Wichtiges verpasst.

Die Mailbox ist Gold wert. Doch irgendwie verwenden viele Menschen sie nicht. Sprichst Du auf Mailboxen?

Bist Du vielleicht auch der Meinung, dass Mailboxen ohnehin nicht abgerufen werden und es daher sinnlos ist? Oder hast Du vielleicht schon derartige Erfahrungen gemacht?

Ich habe unzählige Male auf die Mailbox meiner Kollegen gesprochen und beim Rückruf – sie haben wenigstens zurück gerufen – hieß es auf meinen Hinweis auf meine Nachricht auf der Mailbox immer “hab ich nicht abgehört, was gibt’s?”. Klar, dass ich mir das dann auch künftig gespart habe. Zum einen war es verschwendete Zeit, zum anderen fühlt es sich auch irgendwie komisch an, auf eine Maschine zu sprechen.

Das Wichtigste ist also, dass Du Deinen Anrufern zeigst, dass sie sich auf Dich und Deine Mailbox verlassen können. Mache sie direkt darauf aufmerksam, dass Du Deine Mailbox abhörst und rufe unbedingt zurück.

Die entscheidenden Vorteile Deiner Mailbox: 

  • Anrufe werden weitergeleitet und Du wirst nicht gestört.
  • Du bestimmst, wann Du Deine Mailbox abrufst (Tipp: einmal täglich).
  • Du entscheidest, wann ein Telefonat in Deinen Terminkalender passt und rufst dann zurück.
  • Sobald Du als verlässlich giltst, was Deine Mailbox angeht und Deine Anrufer Dir vertrauen, entgeht Dir auch keine wichtige Nachricht.

Falls Du es schaffst, auf diese Weise gleich mehrere Anrufe in einen Zeitblock zu bündeln, bist Du noch effektiver.

Nicht für immer ohne Telefon

Auch im Zeitalter der E-Mail ist das Telefon immer noch eines der wichtigsten – wenn nicht das wichtigste – Kommunikationsmedium überhaupt.

Es ist daher nicht zielführend, dass Du Dein Telefon länger als nötig oder gar für immer aus hast – obwohl das ein sehr verlockender Gedanke ist…

Schalte das Telefon wieder an, sobald Du Deine Aufgabe erledigt hast, und schon bist Du wieder mit der Welt verbunden.

Und? Hast Du etwas Wichtiges verpasst?

Oder musstest Du wie ich auch so oft feststellen, dass sich die Welt einfach weiter gedreht hat und überhaupt nichts passiert ist?

Sei stolz auf Dich! Nicht viele Menschen bringen tatsächlich die Disziplin auf, einfach mal abzuschalten. Selbst wenn sie wissen, dass sie durch das Telefon ständig unterbrochen und gestört werden, denken sie nicht daran, es einfach einmal aus zu machen.

Tipp: Du kannst auch feste Telefonzeiten einrichten, an denen Du auf jeden Fall erreichbar bist (z.B. immer Montagnachmittag oder täglich zwischen 13 und 15 Uhr).

Was, wenn ein wichtiger Anruf kommt?

Zuerst darfst Du für Dich klar definieren, was unter “wichtiger Anruf” zu verstehen ist. Ist es ein “Chancen-” oder ein “Krisenanruf”? Oder beides? Wie oft kommt ein solcher Anruf? Nimmst Du es in Kauf, die meiste Zeit gestört zu werden, um diesen einen wichtigen Anruf nicht zu verpassen oder ist Dir Ruhe und Konzentration zum Erledigen Deiner Aufgaben wichtiger?

Und was wäre, wenn Du gerade telefonierst und der wichtige Anruf kommt? Oder in einem Termin sitzt und nicht telefonieren kannst?

Vielleicht doch nur wieder eine Ausrede, das Telefon nicht abschalten zu müssen!?

Hast Du die Möglichkeit, Dein Telefon auf einen Kollegen oder ein Sekretariat umzuleiten? Mach diesen dann klar, was Du unter einem “wichtigen Anruf” verstehst und dass sie Dich wirklich nur bei einem solchen stören dürfen.

Als Einzelunternehmer hast Du wahrscheinlich niemanden, dem Du Deine Telefonate abtreten kannst.

Auch hier bietet sich die Mailbox an. Alternativ kannst Du Dir überlegen, einen entsprechenden Telefondienst für das Annehmen, Beantworten und Weiterleiten von Telefonaten zu buchen.

Halte die Phase ohne Telefon am Anfang einfach kurz (z.B. 2 Stunden), bis sich Deine Kunden an Deine Mailbox gewöhnt haben. Und ganz wichtig: Sei verlässlich und rufe spätestens innerhalb von 48 Stunden zurück – besser innerhalb von 24 Stunden.

Tipp: Halte Deine Mailboxansagen kurz und sage dem Anrufer klar, was Du möchtest, z.B. “Ich bin gerade nicht erreichbar, bitte hinterlassen sie ihren Namen, Nummer und Nachricht und ich rufe zurück.” Mailboxen sind nichts Neues mehr, so dass niemand eine vollständige Anleitung für den Umgang benötigt.

Extratipp: Sprichst Du selbst auf eine Mailbox, dann hinterlasse gleich zu Beginn – also vor Deiner Nachricht – Deinen Namen und Deine Nummer und dann nochmals am Ende. Dadurch machst Du es demjenigen leicht, der Deine Nachricht abhört. Dieser muss nicht nochmals die Nachricht bis zum Ende abspielen, um an Deine Telefonnummer zu kommen.

Umsetzbar!?

Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?

Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?

Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?

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Deine Meinung ist uns wichtig!

4 Antworten zu “Tipp #2: Beherrsche Dein Telefon”

  1. Ich habe es versucht …. und es war ganz schön schwer. Ich habe immer eine Ausrede gefunden, um meinen „Flugmodus“ wieder zu deaktivieren. Ich denke, ich darf in jedem Fall „dranbleiben“ und es immer und immer wieder ausprobieren …. ?

    • Klasse Markus! Vielleicht fängst Du einfach klein an: mal für 30 Minuten, dann 60 Minuten und sobald Du merkst, dass Du dadurch keine wichtigen Dinge verpasst, kannst Du die Zeitspanne erweitern. Bleib dran. Viel Erfolg!

  2. Ich mache das häufiger, jedoch ist es gerade nachmittags eine Herausforderung, da ich gerne für meine Kinder erreichbar sein möchte… Da darf ich auch noch mal schauen, wie viel Ausrede da dabei ist :).

  3. Ich stelle mein Handy regelmäßig ab, wenn ich ungestört bleiben will. Meine Kunden wissen, dass ich mich umgehend melde, wenn ich Zeit habe.
    Dabei melde ich mich nicht nur bei Anrufern, die eine Nachricht auf meiner Mobilbox hinterlassen haben, sondern auch bei den verpassten Anrufern.
    Den Anrufbatnworter auf dem Festnetz habe ich abgeschafft: entweder ich gehe dran oder es bleibt der Weg über das Handy. Klappt super.

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