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22.    Ultimativer Zeitspartipp:

Vergib bei Terminen eine klare Endzeit

Sind Deine Termine immer pünktlich zu Ende? Oder wird auch mal gerne überzogen?

Quicktipps für ZeitStyler

  • Vergib bei jedem Termin einen Endtermin.
  • Halte diese Endtermin unter allen Umständen ein.
  • „Erziehe“ die anderen Teilnehmer dahin, dass Deine Endzeiten verbindlich sind.
  • Mache während des Termins mehrfach auf die geplante Endzeit aufmerksam.
  • Schätz die Dauer der Termine grundsätzlich knapper – wenigstens 15 Minuten weniger als ursprünglich. Verbunden mit dem verbindlichen Ende werden so unnötige Diskussionen und Monologe unterbunden.
  • Lege Termine am Vormittag auf 11 Uhr anstatt auf 10 Uhr - sie dauern in beiden Fällen gleich lang: bis Mittag.

Aktion des Tages – Mach es einfach!

Vergib heute klare Start- und Endzeiten bei jedem Termin und halte Dich unbedingt daran.

Wirst Du das heute machen? Beobachte was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du damit sparst.

Tiefere Einblicke

Sind Deine Termine immer pünktlich zu Ende? Oder wird auch mal gerne überzogen?

Es ist heutzutage gar nicht unüblich, dass Termine auch mal länger dauern. Ich glaube 80% meiner Termine in meinem Berufsleben haben sich nicht an die ursprünglich vereinbarten Zeiten gehalten. Da wurde gern mal ein bisschen überzogen. Komischerweise war dies bei Terminen, die ein unverrückbares Ende hatten (z.B. aufgrund eines Zuges oder Fliegers) wirklich nur in ganz wenigen Ausnahmen der Fall.

Stell Dir einmal vor, dass Du nie wieder einen Termin überziehst. Allein dieser Tipp würde einigen Leuten, die ich kenne mehrere Stunden in der Woche sparen! Wenn sie sich nur auch daran halten würden…

Endzeiten sind wichtig!

In vielen Fällen wird bei Terminen nur  eine Startzeit festgelegt („Ich bin dann um 10 Uhr bei Ihnen“). Um Endlos-Termine zu vermeiden, ist es absolut entscheidend, dass Du eine Start- und Endzeit angibst. Und genauso entscheidend ist es, dass Du Dich an diese Angaben hältst.

Im Termin kannst Du mehrmals auf das geplante Ende hinweisen: „Wir haben jetzt noch 30 Minuten, lassen Sie uns zum Punkt X kommen.“, „In 15 Minuten endet unser Termin, wir sollten uns noch über Y unterhalten.“

Mit diesem Vorgehen ist niemand überrascht, wenn Du pünktlich den Termin beendest und Du hast richtig Zeit gespart.

Dauer schätzen

Bei der Terminvereinbarung ist Deine Aufgabe zu schätzen wie lange der Termin benötigen wird. Falls Du es gar nicht abschätzen kannst und Du ohnehin Zeit hast, dann kannst Du natürlich auch sagen „solange, bis wir fertig sind“.

Beschwere Dich aber hinterher nicht, dass Du zu wenig Zeit hast.

In unglaublich vielen Fällen ist es so, dass in 80% der Zeit nur 20% der Agenda abgearbeitet wird. Komischerweise klappt es meistens, dass die übrigen 80% der Agenda in den restlichen 20% der Zeit besprochen werden.

Je weniger Zeit zur Verfügung steht, desto weniger sinnlose Diskussionen und Monologe werden geführt.

Schätze Deine Termine mindestens 15 Minuten kürzer als die Zahl, die Du im Kopf hast. Hältst Du diese Zeit ein, hast Du pro Termin 15 Minuten gespart. So kommt im Laufe der Woche sicher ein hübsches Sümmchen gesparter Zeit zusammen.

Umsetzbar!?

Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?

Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?

Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?

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