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24.    Ultimativer Zeitspartipp:

Reagiere richtig auf ungeplante Besucher

Die Tür ist offen und es dauert nicht lange bis der erste Kollege seinen Kopf hindurch steckt. Jetzt gilt es Dich richtig zu verhalten.

Quicktipps für ZeitStyler

  • Ungeplante Besucher sind ein Zeitkiller der Extraklasse.
  • Beachte die unter „Tiefere Einblicke“ angeführten Tipps, wie Du auf diese am besten reagierst.
  • Zeige jedem Besucher, dass Du Frau bzw. Herr über Deine Zeit bist und jeder diese respektieren und wertschätzen muss. (Etwas zurückhaltender, wenn die Chefin / der Chef in der Türe steht.)

Aktion des Tages – Mach es einfach!

Weise heute jeden ungeplanten Besucher ab mit dem Hinweis, dass Du keine hast – nein, nicht einmal eine Minute. Sei diesen einen Tag konsequent.

Mache Dir einmal bewusst, wie viel Zeit Du sparst, wenn Du nicht jedes Mal auf andere Personen reagierst und Männchen machst, nur weil jemand ein Kommando gibt.

Ab morgen gehst Du wie unten beschrieben vor.

Wirst Du das heute machen? Beobachte was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du damit sparst.

Tiefere Einblicke

Die Tür ist offen und es dauert nicht lange bis der erste Kollege seinen Kopf hindurch steckt. Jetzt gilt es Dich richtig zu verhalten. Falls ihr keinen Termin habt hast Du nun folgende Möglichkeiten:

  • Du hast Zeit oder Deine Zeit ist Dir ohnehin egal:

Du bittest den Besucher hinein und lässt ihn Platz nehmen. Damit ist sichergestellt, dass es länger dauert als nötig.

  • Du bist konzentriert bei einer Aufgabe und möchtest die Unterbrechung so gering wie möglich gestalten:

Du verweist den Besucher – ohne den Kopf zu heben – auf einen anderen Termin am Nachmittag, an dem Du Dich um sein Anliegen kümmerst – die meisten Dinge können warten und oftmals erledigen sie sich auch von selbst. Wichtig: Kenne Deinen Kalender.

  • Du hast gerade Zeit möchtest die Unterbrechung jedoch so gering wie möglich gestalten:

Stehe auf und gehe in Richtung des Besuchers. Falls der Besucher bereits in Deinem Büro ist, stelle Dich vor ihn. Falls er noch in der Türe steht, stelle Dich so vor die Tür, dass der Weg symbolisch versperrt ist. Du wirst sehen, dass Du ihn so am schnellsten wieder loswirst.

Das ist nicht unhöflich, sondern notwendig, wenn Du keine Zeit verschwenden willst.

  • Du wolltest ohnehin gerade eine Pause machen:

Schnapp Dir Deine Jacke und lade den Besucher ein Dich zu begleiten – entweder in die Pause oder zumindest bis zum Aufzug / der Tür. Damit hast Du ihm auch eine klare Dauer der Kommunikation gegeben („die ganze Pause“ bzw. „bis zum Lift hab ich Zeit“).

Gib Deinen ungeplanten Besucher´n klar zu verstehen, dass Du gerne hilfsbereit bist, jedoch zu Deinen Bedingungen und dass sie Deine Zeit respektieren müssen. Sie rufen nicht am Abend für Dich Zuhause an und teilen mit "...dass es heute mal wieder später wird".

Umsetzbar!?

Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?

Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?

Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?

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