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27.    Ultimativer Zeitspartipp:

Der richtige Umgang mit Ungeplantem

Was sollen wir es verfluchen oder gar verleugnen, wenn wir es doch nicht vermeiden können: Ungeplantes und Unvorhergesehenes.

Quicktipps für ZeitStyler

  • Unvorhergesehene und ungeplante Dinge passieren ständig und Du kannst sie nie völlig ausschließen.
  • Verplane also nur 50% Deiner Zeit für Deine Aufgaben. Die andere Hälfte ist Dein Puffer.
  • Tritt etwas Ungeplantes ein, frage Dich ob Du wirklich heute noch reagieren musst.
  • Tritt nichts auf, arbeite weiter an Deinen Aufgaben oder mach früher Feierabend.
  • Weniger Zeit für eine Aufgabe bedeutet fokussierter Arbeiten – halte daher Deine geplanten Zeiten ruhig etwas knapper.

Aktion des Tages – Mach es einfach!

Verplane heute maximal 50% Deiner Zeit mit Aufgaben. Sollten unvorhergesehene Dinge eintreten, hast Du genug Puffer, um diese in Ruhe zu bearbeiten.

Passiert nichts, auch gut. Dann kannst Du weitere Aufgaben erledigen oder vielleicht einmal früher Feierabend machen.

Wirst Du das heute machen? Beobachte was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du damit sparst.

Tiefere Einblicke

Was sollen wir es verfluchen oder gar verleugnen, wenn wir es doch nicht vermeiden können: Ungeplantes und Unvorhergesehenes.

Du kannst bis ins Detail planen – und dabei viel Zeit investieren – an alles wirst Du wahrscheinlich nicht denken und wenn doch, dann stürzt der PC ab...

Unvorhergesehenes wird es geben, solange Du auf dieser Welt wandelst und mit Menschen oder Maschinen interagierst. Manchmal sind es Dinge, die einen größeren Einfluss haben, wie ein Komplettausfall durch Krankheit oder Naturkatastrophen.

Manchmal sind es jedoch auch nur kleine Dinge, wie ein PC-Absturz, eine falsche Lieferung, ein Missverständnis, eine fehlende Internetverbindung oder die kurzfristige Absage eines Termins durch einen Kunden.

Wenn Du es schon nicht vermeiden kannst, dann achte darauf richtig damit umzugehen:

1. Plane Puffer für Ungeplantes ein. Ein guter Richtwert sind nur 50% (maximal 60%) Deiner Arbeitszeit mit Aufgaben zu verplanen. Falls nichts Unvorhergesehenes eintritt umso besser. Mache eine zusätzliche Aufgabe oder Feierabend. Bleib weiterhin konzentriert und fokussiert!

2. Überlege Dir: Muss ich darauf wirklich heute noch reagieren oder kann ich das auf morgen verschieben? Fällt z.B. Dein PC aus überlege, ob Du diesen heute überhaupt noch benötigst.

3. Musst Du sofort reagieren, dann notiere wenigstens noch den bzw. die letzten Gedanken, die Du bei Deiner aktuellen Aufgabe hattest. Stichworte reichen aus.

Ein positiver Nebeneffekt ist, dass weniger Zeit für Deine Aufgaben auch bewirkt, dass Du diese schneller erledigst. Du benötigst für Deine Aufgaben immer genau die Zeit, die Du Dir gibst. Plane ruhig ein bisschen knapper und arbeite dafür noch fokussierter.

Sollte nun überhaupt nichts Ungeplantes eintreten – was ja sehr erfreulich ist – ist es natürlich hilfreich, wenn Du weitere Aufgaben nachschieben kannst. Oder Du liest mal den Artikel, den Du schon so lange lesen wolltest oder rufst mal wieder diesen einen Kunden an und fragst ihn wie es ihm geht.

Umsetzbar!?

Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?

Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?

Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?

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