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32.    Ultimativer Zeitspartipp:

Reduziere Deine Meetings

Meetings (= Besprechungen) sind eine tolle Sache, um mal wieder Kollegen aus anderen Abteilungen zu treffen, Kaffee zu trinken und ein bisschen abzuhängen.

Quicktipps für ZeitStyler

  • Ein sehr großer Prozentsatz an Meetings sind reine Zeitfresser. Sie bringe - verglichen mit der erforderlichen Zeit - keine echten Ergebnisse und dauern immer viel zu lange.
  • Boykottiere Meetings und schicke einen Stellvertreter.
  • Entschuldige Dich und lass Dir das Protokoll schicken.
  • Nimm nur noch an Meetings teil, die Dir einen echten Mehrwert liefern.
  • Durch die Teilnahme an Meetings verschwendest Du Unmengen an wertvoller Zeit – hier geht es um Stunden und Tage, wenn nicht sogar Wochen an unproduktiver Arbeitszeit, die Du mit Überstunden und Wochenendarbeit ausgleichen darfst.

Aktion des Tages – Mach es einfach!

Jetzt sparst Du richtig Zeit!

Kontrolliere Deinen Terminkalender für diese Woche und entschuldige Dich für jedes Meeting, bei dem Du keinen Mehrwert für Dich und Deine Arbeit erkennen kannst.

Frage Dich dabei: Ist das Meeting so wertvoll, dass ich die investierte Zeit zur Not in Überstunden ausgleichen würde?

Schicke einen Stellvertreter oder lass Dir das Protokoll zuschicken, dass Du auf dem Neuesten Stand bist.

Wichtig: Hast Du oder Deine Abteilung einen Beitrag, bereite Deinen Stellvertreter entsprechend vor.

 

Wirst Du das heute machen? Beobachte was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du damit sparst.

Tiefere Einblicke

Endlich wieder ein Meeting! Ich liebe Meetings!!! Das war ein Scherz.

Meetings (= Besprechungen) sind eine tolle Sache, um mal wieder Kollegen aus anderen Abteilungen zu treffen, Kaffee zu trinken und ein bisschen abzuhängen. Meetings dauern immer viel zu lange im Vergleich zum Ergebnis, das wirklich erreicht wird. In Meetings beteiligen, sprechen und arbeiten immer nur die gleichen Leute während die übrigen die „Freistunde“ genießen und so tun, als würden sie zuhören.

War das jetzt unfair? Ich höre regelrecht den Aufschrei durch die Unternehmen gehen: „Was fällt diesem Frevel ein?“ – Sorry, Erfahrung. Wahrscheinlich ist das bei Dir und Deinem Unternehmen ganz anders.

Hast Du auch schon einmal ein Meeting erlebt, beim fünf Punkte auf der Agenda standen (sofern es überhaupt eine Agenda gab) und das für 2 Stunden angesetzt war. Nach 1,5 Stunden wurde immer noch Punkt 2 diskutiert... Vielleicht ist das ein bisschen extrem und doch ist es keine Seltenheit.

Gibt Dir die Zeit, die Du in Meetings verbringst einen entsprechenden Gegenwert für Deine Arbeit, Deine Produktivität und Deine Zielerreichung? Lohnt sich die Teilnahme oder sitzt Du im Meeting und machst Dir bewusst, dass Du hier nur Deine Zeit verschwendest, während sich Dein E-Mailpostfach füllt und die Punkte Deiner Aufgabenliste nicht weniger werden.

Vielleicht bearbeitest Du auch Deine vielen E-Mails bereits direkt in dem Meeting!? Spätestens jetzt zeigt sich der wahre Wert dieser Veranstaltung.

Hand aufs Herz: Hattest Du auch schon einmal (oder sogar mehrmals) einen Gedanken, wie „Diese Besprechung hätte ich mir auch wirklich sparen können. Das war reine Zeitverschwendung“? Oder weißt Du bei manchen Besprechungen bereits im Voraus, dass es genau so ist, weil es immer das gleiche ist und keine echten Ergebnisse produziert werden?

Boykottiere Meetings

Zur Durchführung und zur Kultur von Meetings gibt’s es bereits Bücher und Kurse. An dieser Stelle möchte ich nur Deine Sinne schärfen, dass Du Dich nicht blind in jedes Meeting setzen musst, dass zufällig Deinen Terminkalender kreuzt.

Du darfst sogar alles daran setzen nicht an Meetings teilnehmen zu müssen. Insbesondere dann nicht, wenn Du schon weißt, dass es ohnehin sinnlos ist. Sende einen Stellvertreter oder entschuldige Dich und lass Dir das Protokoll schicken.

Solltest Du nicht entkommen können, mach deutlich, dass Du pünktlich zum geplanten Ende des Termins gehen musst und arbeite darauf hin, dass die Punkte zielorientiert und ohne große Verzögerungen abgearbeitet werden.

Überlege einmal wie viel Zeit Du sparen könntest, wenn Du nur noch an Terminen teilnimmst, die Dir einen echten Mehrwert bieten und Dich wirklich weiterbringen. Hier bewegen wir uns nicht mehr im Minutenbereich. Wir sprechen von Stunden und Tagen an freier Zeit für die Dinge, die Dir wichtig sind.

Jede Minute, die ein Meeting durchgeführt wird und länger dauert, ist eine Minute weniger Deiner Freizeit. Schließlich musst Du die Zeit fernab Deines Schreibtisches wieder ausgleichen. Bevor Du also das nächste Mal einem Meeting zustimmst, betrachte das Bild Deiner Kinder oder Deiner Partnerin / Deines Partners und frage Dich, ob die Zeit wirklich gut investiert ist oder ob Du lieber einmal früher Feierabend machst - und mache das dann auch!

Umsetzbar!?

Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?

Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?

Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?

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