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5.    Ultimativer Zeitspartipp:

E-Mailbenachrichtigungen ausschalten

E-Mailbenachrichtigungen sind einer der größten Konzentrationskiller unseres heutigen Arbeitsalltags und dabei ist es so einfach diese zu deaktivieren.

Quicktipps für ZeitStyler

  • Die E-Mailbenachrichtigung ist einer der größten Konzentrationskiller.
  • Nach einer Unterbrechung benötigst Du bis zu 30 Minuten, um wieder den Grad an Konzentration zu erreichen, den Du zuvor hattest.
  • Deaktiviere sämtliche Hinweise beim Eingang einer neuen E-Mail (Sound, Popup, Icons, Hinweis auf dem Smartphone). Falls Du das selbst nicht kannst oder weißt wie es geht, frage einen Kollegen oder Administrator.

Aktion des Tages – Mach es einfach!

Heute ist der Tag, an dem Du ein für alle Mal die E-Mailbenachrichtigung Deines E-Mailprogramms abstellst.

Falls Du selbst nicht weißt wie das geht, frag einen Techniker oder Administrator. Lass auf keinen Fall locker, bevor nicht absolute Stille auf Deinem PC herrscht, wenn Du eine E-Mail empfängst.

Wirst Du das heute machen? Beobachte, was passiert, wie sich das anfühlt und wie viel Zeit Du damit sparst.

Tiefere Einblicke

Der Posteingang ist das Werkzeug für andere Menschen, Deine Zeit zu verplanen!

Wie lange benötigst Du um auf eine neue E-Mail zu antworten? Also wie viel Zeit vergeht zwischen dem Empfang einer E-Mail und dem Klick auf „Antworten“?

Eine britische Studie hat herausgefunden, dass 85% der Angestellten innerhalb von zwei Minuten auf eine E-Mail antworten, 70% sogar innerhalb von sechs Sekunden.

Sechs Sekunden!

Was sich da abspielt ist wohl eindeutig – und leider auch gelebter Alltag in vielen Büros. Ich selbst habe es unzählige Male gemacht und ebenso bei meinen Kollegen und Kunden erlebt.

Folgende Szene: Du sitzt am Schreibtisch und bist in Deine Aufgabe vertieft. Plötzlich ein Ping – der Ton kündigt eine E-Mail an und freundlicherweise erscheint rechts unten auch noch ein Popup, dass die neue E-Mail in Auszügen darstellt. (Jedenfalls bei Microsoft Outlook. Bei Deinem E-Mailprogramm kann das etwas anders sein.)

Das nenne ich echten Service. Ein Hoch auf die Technologie!

Jetzt wird auf das kleine Fensterchen geklickt und schon erscheint die E-Mail und wir können diese lesen und gleich antworten. 6 Sekunden später haben wir also ein E-Mailfenster vor uns, in dem der blinkende Cursor darauf wartet, dass wir unseren Antworttext formulieren und die E-Mail zurückschicken.

Was ist eigentlich aus der Aufgabe geworden, die Du gerade noch so aufmerksam bearbeitet hast? Gut, vielleicht hat sie Dir ohnehin keinen Spaß gemacht und die Ablenkung war willkommen. Egal wie, Deine Konzentration ist jedenfalls dahin. Alles, was Du bis dahin in Dein Arbeitsgedächtnis geholt hattest, wurde durch die neue E-Mail – das Lesen, Nachdenken und Antworten – überschrieben.

Um den vorherigen Grad an Konzentration wieder zu erreichen, dauert es bis zu 30 Minuten. Kurzum: Es hat Dich richtig Zeit gekostet! Jetzt darfst Du die (vielleicht ungeliebte) Aufgabe im Grunde von vorne beginnen.

E-Mailbenachrichtigungen sind einer der größten Konzentrationskiller unseres heutigen Arbeitsalltags. Dabei ist es so einfach diese zu deaktivieren.

Allein aufgrund der Masse von E-Mails, mit denen fast jeder von uns heutzutage täglich konfrontiert wird, verbringen wir mit E-Mails viel (zu viel) Zeit. Du kannst unglaublich viel Zeit sparen, in dem Du Dein Verhalten im Zusammenhang mit E-Mails effektiver gestaltest. Und mit den E-Mail-Benachrichtigungen fängt es an!

Die Deaktivierung der E-Mailbenachrichtigung ist ein erster Tipp. Ein Anfang, um Deine wertvolle Zeit zu sparen, Deine Konzentration nicht zu beeinträchtigen und konstant hoch zu halten.

E-Mailbenachrichtigungen entziehen Dir die Kontrolle über Dein Handeln und Du wirst fremdgesteuert. Sobald Du es wirklich ernst meinst, damit mehr im Alltag erreichen wollen und Deine Zeit im Griff zu haben, deaktivierst Du sie – und zwar für immer.

Umsetzbar!?

Wie wirst Du diesen Tipp heute anwenden?

Welche Hürden und Schwierigkeiten siehst Du?

Warum funktioniert dieser Tipp bei Dir vielleicht nicht?

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Eine Antwort zu “Tipp #5: E-Mailbenachrichtigungen ausschalten”

  1. Auch dieser Tipp kriegt meine volle Unterstützung.
    Außerdem habe ich auf meinem smartphone keine e-mails, die bearbeite ich ausschließlich am Laptop.

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