Wie bekomme ich all die Dinge in meinem Business unter einen Hut? Wie stelle ich sicher, dass nichts und niemand in meinem Leben zu kurz kommt? Wie finde ich für alles Zeit?

Wie kann ich für echte Balance sorgen, so dass weder die Arbeit noch ein anderer Lebensbereich vernachlässigt wird?

Und auch ganz wichtig: Wie erreiche ich es, durch ein gutes Zeitmanagement, mehr Zeit für mich zu haben?

Diesen Fragen gehen wir in dieser Folge auf den Grund.

Egal, wofür du gerne mehr Zeit haben möchtest, diese zusätzliche Zeit fällt nicht plötzlich vom Himmel.

Zusätzliche Zeit für neue Projekte, deine Gesundheit, deine Liebesbeziehung, deine Kinder, deine Freundschaften, deine Hobbys und für dich selbst, kannst du nur in den 24 Stunden finden, die dir jeden Tag zur Verfügung stehen.

Wie bekomme ich all die Dinge in meinem Business unter einen Hut? Wie stelle ich sicher, dass nichts und niemand in meinem Leben zu kurz kommt? Wie finde ich für alles Zeit?

Wie kann ich für echte Balance sorgen, so dass weder die Arbeit noch ein anderer Lebensbereich vernachlässigt wird?

Und auch ganz wichtig: Wie erreiche ich es, durch ein gutes Zeitmanagement, mehr Zeit für mich selbst zu haben?

Diesen Fragen gehen wir in dieser Folge auf den Grund.

Herzlich Willkommen zur Folge 20 der ZeitStyle Show: Unschlagbar! Diese 2 Dinge kombiniert, ergeben deine wirkungsvollste Work-Life-Balance-Geheimwaffe!

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter zeitstylecoach.de/020 für die Folge 20.

Egal, wofür du gerne mehr Zeit haben möchtest, diese zusätzliche Zeit fällt einfach nicht plötzlich vom Himmel.

Zusätzliche Zeit für neue Projekte, deine Gesundheit, deine Liebesbeziehung, deine Kinder, deine Freundschaften, deine Hobbys und für dich selbst, kannst du nur in den 24 Stunden finden, die dir jeden Tag zur Verfügung stehen.

Das Schöne ist: Diese 24 Stunden reichen dafür völlig aus.

Sie reichen vielleicht nicht für alles aus, was da so in deinem Kopf rumschwirrt, aber zumindest für die bedeutenden Themen und Menschen in deinem Leben.

... und das ist völlig ausreichend, denn diese Dinge und diese Beziehungen, sind genau diejenigen, die dein Leben erfolgreicher und erfüllter machen. Alles andere sind nur störende Nebengeräusche.

Für echte Harmonie in deinem Leben gibt es meinerseits auch ein ganz klar favorisiertes Werkzeug: deinen Kalender - 016 Das BESTE Zeitmanagement-Werkzeug aller Zeiten

Darüber habe ich bereits in Folge 16 ausführlich gesprochen. Höre dir diese Folge gerne an, wenn du meine TOP 5 wissen willst, warum ich den Kalender für das BESTE Zeitmanagement-Werkzeug aller Zeiten halte und wie er dir dabei hilft produktiver, entspannter und klarer zu sein.

Kombinierst du den Kalender mit meiner aktuellen Lieblings-Methode des Zeitmanagement, wird aus dem schnöden Kalender-Werkzeug deine wirkungsvollste Work-Life-Balance-Geheimwaffe.

Vielleicht fragst du dich, was eine solche positive Wandlungsmacht auf deinen Kalender hat?

Meine derzeitige Lieblings-Methode ist vielleicht nicht sexy und sie ist vielleicht nicht wirklich begehrenswert, aber sie ist unschlagbar, wenn es darum geht unzählige Themen, Dinge und Lebensbereiche im Blick zu behalten und dabei selbst nicht den Kopf zu verlieren. Und Dank der digitalen Welt ist sie auch noch super einfach umzusetzen.

Ich spanne dich nicht länger auf die Folter: Meine Lieblings-Methode ist die Wochenstruktur.

Ich bin ein absoluter Fan davon.

Ich bin wieder immer absolut ehrlich zu dir: Früher habe ich die Wochen- und Tagesstruktur rigoros abgelehnt. Ich wollte mich, mein Handeln und mein Leben nicht in eine Struktur pressen. Ich habe gedacht, dass ich dadurch meine Spontanität verliere und nicht mehr flexibel sein kann.

Ich habe wirklich befürchtet, dass mein Leben dadurch eintönig und auch langweilig wird.

Aber hier sind zwei Dinge, die ich mir selbst bewiesen habe:

(1) Struktur sorgt für höhere Spontanität und Flexibilität ohne Reue.

Struktur ist etwas, dass dir größtmögliche Spontanität und Flexibilität liefert, und zwar ohne, dass du am Ende dasitzt und dir denkst: "Mist, das habe ich jetzt völlig übersehen."

(2) Struktur kann das Leben nicht eintönig und langweilig machen. Struktur ist nur das Gefäß. Es kommt immer auf den Inhalt an.

Füllst du die Struktur mit aufregenden und begeisternden Themen und Momenten, ist dein Leben bunter und erfüllter als zuvor.

Die Struktur ist vielmehr eine Art Bauplan, ein Malen-Nach-Zahlen, wenn du es so willst, und bietet dir vor allem die einzigartige Möglichkeit alles dauerhaft im Blick zu haben und dadurch jeden Tag entspannt anzugehen - denn es ist an alles und jeden gedacht. Nichts fällt mehr hinten runter oder dir auf die Füße.

Ich bin bereits in Folge 8 zur Tagesstruktur sehr viel näher auf Struktur im Allgemeinen eingegangen und habe auch gesagt, dass es mir leichter gefallen ist Struktur zu akzeptieren, da sie auch in anderen Bereichen von großem Nutzen ist, wie z.B. in der Küche und im Kleiderschrank oder in der Buchhandlung und im Lebensmittelgeschäft, wo alles seinen Platz hat.

Es spart einfach sehr viel Zeit und Energie. Denn sobald wir uns einmal in der Struktur zurechtgefunden haben, bewegen wir uns nahezu blind darin.

Falls du Folge 8 noch nicht gehört hast, mach das gerne im Anschluss. Diese passt thematisch natürlich sehr gut zu dieser Podcastfolge und ich verrate dir meine ideale Tagesstruktur, die du 1:1 kopieren und nutzen kannst oder für dich anpassen kannst.

Heute geht es im Detail um die Wochenstruktur: Warum sie für mich die einzige Chance ist, dass du alles unter einen Hut bekommst, ohne durchzudrehen und wie du das erreichst.

Struktur vergleiche ich immer mit einem Bücherregal, dass viele Fächer hat. Diese Fächer können alle gleich groß sein und so z.B. einem Tag oder einer Stunde entsprechen.

Sie können aber auch unterschiedlich groß sein, was eher der Standard ist: Das bedeutet dann, das eine Fach ist 2 Stunden und das andere Fach ist 5 Stunden groß.

Da wir in dieser Folge über die Wochenstruktur sprechen, stellt das Bücherregal eine ganze Woche dar. Es kann in anderen Fällen ebenso einen Tag darstellen, einen Monat oder ein Jahr - je nachdem was du strukturieren willst.

Die einzelnen Fächer entsprechen den Kategorien.

Nehmen wir an du hast ein Bücherregal und legst fest, dass in einem Fach nur Krimis liegen dürfen und in einem anderen Fach nur mittelalterliche Romane und in einem dritten Fach nur Horrorgeschichten.

Jetzt ist es sehr leicht für dich zu entscheiden, wo du ein Buch ablegst, wenn du es einordnen musst und es in eine der drei Kategorien fällt.

Wie baust du deine persönliche Wochenstruktur auf?

Die eigene Struktur aufzubauen ist tatsächlich nicht schwer. Die folgenden 3 Punkte sollen dich dabei bestmöglich unterstützen. Denn eine Wochenstruktur aufzubauen ist alles andere als höhere Mathematik. Es geht kinderleicht, man muss nur einmal starten.

Die investierte Zeit lohnt sich auf jeden Fall.

In Punkt 2 nenne ich dir auch zahlreiche konkrete Beispiele für Kategorien, die sich in meinem Kalender Woche für Woche wiederfinden. Ich hoffe, dass dir das wirklich weiterhilft.

Legen wir also los.

Nr. 1: Beginne langsam, steigere schnell.

Ich empfehle dir zu Beginn wirklich mit wenig Struktur zu starten. Es soll überschaubar bleiben. Sobald du aber Gefallen daran gefunden hast, baue sie schnell zu einem noch verlässlicheren Partner aus.

Das Schlimmste, das passieren kann, ist, dass du dich einen ganzen Vormittag einschließt die göttlichste Struktur aus der Taufe erhebst und dich dann nach zwei Tage von dieser Struktur dermaßen überfordert fühlst, dass du sie sofort wieder erstickst.

Das wäre wirklich sehr schade und ist völlig unnötig.

Beginne langsam, steigere schnell.

Nr. 2: Lege die Kategorien fest.

An diesem Punkt beginnt bereits die Reise zu mehr Balance und Harmonie im Leben: Du musst dich jetzt entscheiden, was IM MOMENT - also, jetzt aktuell - in deinem Leben deine wertvolle Zeit erhalten soll.

Dabei geht es nicht um den konkreten Inhalt, sondern um die Kategorie. Die Kategorie ist nichts anderes als ein Fach in deinem Regal, dass du nun konkret benennst und dadurch festlegst, was du in diesem Fach künftig ablegen wirst.

In deinem Kalender entspricht eine Kategorie einem konkreten Zeitblock, der eine gewisse Zeitspanne in deiner Woche für diese Kategorie vorsieht. Neben der Benennung des Fachs legst du also auch dessen Größe fest.

Durch die Größe, also die geplante Stundenzahl pro Woche, siehst du wie viel Platz diese Kategorie in der Woche und gegenüber anderen Kategorien tatsächlich einnimmt. Das hilft manchmal um nochmals Anpassungen vorzunehmen und Ungleichheiten auch auszugleichen.

Vor dem Hintergrund des Beispiels mit dem Bücherregal von vorhin: Wenn du nach dem zusammenbauen deines Regals feststellst, dass dein Krimifach viel zu groß ist im Vergleich zu den anderen Fächern und du gerne den Horrorgeschichten mehr Platz geben würdest, dann mache das eine Fach kleiner und das andere Fach größer.

... und zum Glück musst du bei deinem Kalender da nicht erst wieder diverse Schrauben aufdrehen und Bretter verschieben, sondern sas geht ganz fix.

Zur Unterstützung bei der Kategorien-Suche und um dir ein paar Inspirationen zu geben, nenne ich dir gern ein paar meiner Kategorien.

In der Freizeit sind das z.B. die folgenden:

• Familienzeit: In dieser Kategorie verbringen ich Zeit mit meiner Frau und meinem Sohn
• Ben ins Bett: Das sind die Abende, an denen ich unseren Sohn ins Bett bringe. Das dauert immer noch ein bisschen länger, weil er noch jung ist, daher macht für mich ein Eintrag im Kalender Sinn.
• Sport: Bewegung und Sport hat einen festen Platz in meiner Wochenstruktur und dadurch natürlich auch in meinem Leben. Manchmal leider mehr in meiner Wochenstruktur, als tatsächlich in meinem Leben, denn, ich bin ja immer ehrlich: Eine Wochenstruktur allein, sorgt leider nicht immer dafür, dass man sich auch aufraffen kann. Aber sie motiviert und die regelmäßige Bewegung gerät dabei auch nicht in Vergessenheit. Ich sehe es jeden Tag und habe jedes Mal ein schlechtes Gewissen, wenn ich Blocker löschen muss, weil ich keinen Sport gemacht habe.
• Date Nights: Die Abende, an denen ich etwas mit Sabine unternehme - nur wir zwei. Und früher sind wir dabei oft ausgegangen. Heute, mit unserem kleinen Ben, sind wir dabei meistens daheim oder wir machen aus dem Abend eher ein Mittag und zwar dann, wenn Ben bei der Oma ist.
• Partylöwe: Das ist die Kategorie für meine geplante Zeitverschwendung. Ich kann machen, was ich will oder ich kann mich treffen und die Zeit mit anderen Freunden oder Freundinnen verbringen.

Im Business habe ich natürlich andere Kategorien:

• Fokuszeit: In dieser Zeit erledige ich meine höchsten Prioritäten ungestört und vollkommen ohne Ablenkungen.
• Business: Diese Kategorie blockt für mich Zeit in meiner Woche für mein Business. Einfach nur dadurch, dass die Zeit in der Woche nicht durch andere Dinge geblockt und konsumiert wird.
• Marketing Dienstag: Dienstags werden vorrangig Marketing-Themen behandelt.
• IT Day: Aufgaben rund um die IT, so etwas wie Neu-Installation, Webseiten, die aktualisiert werden müssen oder Zertifikate von Homepages, die gemacht werden müssen, Software-Tests, die stattfinden usw.. Das findet alles am IT Day statt. Der Name suggeriert, dass es ein ganzer Tag wäre, es sind aber tatsächlich nur maximal 60 Minuten pro Woche.
• ZeitStyle Show: Das ist der Blocker für meinen Podcast, den du gerade hörst.
• IG Content: "IG" für "Instagram". Der Blocker für meine Social Media Inhalte und Kanäle.
• CEO Day: Eine Stunde in der Woche denke ich als CEO über mein Unternehmen nach: Wie ist die Ausrichtung? Bin ich noch auf Kurs? Was muss ich vielleicht ändern? Was geht schneller? Was muss jetzt fertig werden? usw.. Fragen, die man sich aus meiner Sicht auf einem CEO-Level stellen sollte und auch regelmäßig beantworten sollte.
• Wochenplanung: Diese Kategorie ist übergreifend, da ich in diesem Block meine Woche plane - privat und für die Arbeit - bzw. die bisherige Planung auch überprüfe.

Auch gemeinsam mit meiner Frau habe ich ebenfalls Kategorien:

• Wochenplanung: Es bringt wenig meine Woche zu planen, ohne meine Familie dabei zu berücksichtigen. Also machen wir auch gemeinsam eine Wochenplanung, in der wir unsere Termine und z.B. unsere Abwesenheiten besprechen und ggf. ist auch für Ben etwas in dieser Woche zu erledigen.
• Finanzen: Wir werfen regelmäßig einen gemeinsamen Blick auf unsere Finanzen.
• Handwerkerabend: Nachdem wir gebaut haben, war immer noch viel zu tun im Haus. Jeder, der gebaut hat, kennt das bestimmt. Wir haben die Dinge gesammelt und dann immer mittwochs die Liste abgearbeitet, soweit wir eben gekommen sind. Das Schöne dabei ist, dass niemand fragen muss: "Du, wann wird denn das eigentlich erledigt?", sondern es war klar: Wenn es auf der Liste stand, wird es am Mittwoch erledigt. Heute ist nicht mehr so viel zu tun, aber der Blocker ist immer noch 14-tägig im Kalender, denn es fällt nach wie vor hier und dort noch was an und abgesagt, ist er ja schnell.

In meinem Job habe ich Meetings mit meinem Team, Zeit für mich als Teamleiter, Zeit für größere Projekte, in denen ich involviert bin und Zeit für unser Software-Flaggschiff. All diese Zeiten sind entsprechend geblockt, regelmäßig im Kalender. Und natürlich gibt es genügend ungeplante Zeit für spontanen Dinge und ungeplanten Ereignisse, die regelmäßig auftreten.

Alle genannten Kategorien entsprechen Serientermine im Kalender. Also Zeitblocker, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen. Das bedeutet, dass auf den ersten Blick jede Woche bei mir gleich aussieht. Der Vorteil an Serienterminen ist, dass diese ruckzuck eingerichtet sind. Daher würde ich auch einen digitalen Kalender empfehlen, aber es geht natürlich auch auf Papier - ist nur ein bisschen aufwändiger.

Das war also Punkt Nr.2 "Lege die Kategorien fest": Finde deine persönlichen Kategorien und lege die konkreten Zeiten in deinem Kalender fest. Dann trage die Zeitblöcke dort ein - idealerweise als Serientermine in deinem digitalen Kalender.

Und voila! Nun hast du bereits deine Wochenstruktur fertig. Mehr ist es tatsächlich nicht.

Ich habe dennoch noch ein Anmerkung für dich.

Nr. 3: Sei dir bewusst, dass sich die Struktur schnell ändern kann.

Meine Wochenstruktur war vor der Geburt unseres Sohn recht lange sehr konstant. Seit er auf der Welt ist hat diese sich gefühlt alle drei Monate geändert. Natürlich kamen mit seiner Entwicklung andere Anforderungen auf, die vorher nicht da waren.

Was ich aber sehr schätzen gelernt habe ist, dass sich eine vorhandene Struktur recht schnell und auch recht leicht anpassen lässt. Und sie ist auch ein super Instrument für die gemeinsame Kommunikation: Sabine und ich setzen uns vor den Kalender und überlegen, was geändert werden müsste, dass es für unsere Familie insgesamt besser wäre. Dann schauen wir, was das für die anderen Kategorien bedeutet und wie wir diese anderweitig unterbringen - idealerweise, ohne diese zu beschneiden, was aber natürlich nicht immer geht.

Am Ende geht es jedoch darum, dass das Gesamtbild - das Gesamtbild deiner Wochenstruktur - einen zufriedenen Eindruck hinterlässt und nirgends das Gefühl von Mangel oder Vernachlässigung entsteht - weder bei der Familie noch im Business noch bei einem selbst.

Mittlerweile macht es mir sogar auch Spaß, wenn eine Strukturänderung ansteht, weil jedes Mal ist es eine kleine Tüftelei und am Ende passt doch wieder jedes Teil zum anderen und das Ergebnis ist großartig.

Ohne eine solche Struktur schwarz auf weiß zu haben, kommt schnell mal was unter die Räder, weil Dinge spontan auftreten, auch impulsiv, und dafür andere eigentlich bedeutende Dinge vergessen werden.

Wer hat sie z.B. nicht den Freund oder die Freundin, die sich nie melden, weil immer etwas anderes los ist. In meinem Leben wäre auch immer etwas anderes los, aber ich habe ein Fach in meinem Regal für meine Freundschaften und das soll ja nicht einstauben. Also muss ich regelmäßig etwas reinlegen.

Vielleicht hattest du auch selbst einmal den Gedanken, dass du gerne mal wieder etwas mehr Zeit nur für dich hättest. Vielleicht einfach mal hinsetzen und nur 30 Minuten ein Buch lesen oder mal wieder 30 Minuten Computerspielen oder mal einen Spaziergang machen. Ich würde vermutlich meine gesamte Zeit mit meiner Familie verbringen oder arbeiten, wenn ich nicht ein Fach in meinem Regal hätte, das Zeit für mich selbst vorsieht. Und zwar für mich selbst außerhalb der Familie und außerhalb der Arbeit. Und bevor sich da Spinnweben ansetzen, lege ich lieber regelmäßig was rein.

Jetzt hast du also deine Wochenstruktur und kannst dir sicher sein, dass nichts mehr hinten runterfällt. Und wenn dir das Gesamtbild gefällt und bei dir einen zufriedenen Eindruck hinterlässt, dann hast du das erreicht, was aus meiner Sicht nur eine Wochenstruktur und dein Kalender dir bieten können: eine echte und immer verlässliche Lebensharmonie oder wie der Volksmund es nennt "Work-Life-Balance".

Doch wie geht es jetzt weiter?

Du hast deine Geheimwaffe voll durchgeladen und jetzt ist es an der Zeit diese auch einzusetzen.

Die Wochenstruktur bringt dich einen großen Schritt weiter. Der nächste Schritt ist nun die Kategorien mit konkreten Inhalten zu befüllen - oder weniger kryptisch ausgedrückt: Fülle nun die Struktur bei deiner Wochenplanung mit Aufgaben und Terminen.

Bei meiner Wochenplanung mache ich im Grunde nichts anderes, als dass ich mir den vorhandenen Zeitblock schnappe und einen konkreten Inhalt reinschreibe. Dann steht in meinem Kalender nicht mehr die Kategorie "Fokusblock", sondern "ZSS 020 texten". Dann weiß ich, dass ich in diesem Block den Text für die Folge 20 der ZeitStyle Show schreiben werde.

Und wenn ich 2 oder 3 Dinge in dem Zeitblock erledigen möchte, dann trage ich alle mit Stichworten ein. Die konkreten Aufgaben dazu finden sich in meiner Masterliste. Dort finde ich auch weiterreichende Informationen oder natürlich kann ich dort die Aufgaben auch abhaken, wenn diese erledigt sind.

Manchmal legen sich Termine über vorhandene Strukturen und vorhandene Blocker, z.B. ganztägige Vorlesungen an der Hochschule oder ein Seminar. Dann werden die vorhandenen Einträge einfach gelöscht.

Das Großartige dabei ist, dass ich genau sehe, was ich für diesen Termin opfern würde und ich kann ganz bewusst entscheiden, ob es mir das wert ist.

Bei Kundentrainings ist der Entscheidungsprozess zugegebenermaßen wenig aufwändig, weil ich die Trainings machen möchte, muss der Rest dafür zurückstecken.

Aber, wenn es z.B. um ein privates Treffen am Dienstagabend geht, dann kann ich abwägen - und ich mache das auch: Entweder ich versuche das Treffen zu verschieben oder ich tausche die Blöcke. In diesem Fall z.B. den Block "Marketing Dienstag", der standarmäßig am Dienstagabend drin ist, mit dem Block "Partylöwe" vom Mittwochabend.

Dadurch habe ich insgesamt in dieser Woche immer noch die Zeit in alle Kategorien investiert, die ich mir vorgenommen habe, nur eben an anderen Tagen. Ohne Struktur ist früher dadurch oftmals etwas zu kurz gekommen und hinten runtergefallen.

Ich hoffe, ich konnte dich mit dieser Podcastfolge dafür begeistern deine eigene Wochenstruktur zu erstellen und diese auf- und auszubauen. Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass es sich lohnt - ganz besonders dann, wenn heute bereits wichtige Dinge und Menschen auf der Strecke bleiben. Und zu den wichtigen Menschen gehörst du auch selbst! Oder, wenn deine Tage durch neue Themen, Projekte oder auch Menschen immer voller und kürzer erscheinen.

Falls du Lust hast, schreibe mir gerne eine Nachricht auf Instagram oder Facebook und wir plaudern ein bisschen über Wochenstrukturen.

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