Hand aufs Herz: Hast du auch gefühlt hunderte Dinge, die du erledigen könntest oder vielleicht musst oder sogar willst?

Einen Überblick über all die Dinge zu behalten, die dich Tag ein Tag aus begleiten, beschäftigen und dir zufliegen, ist eine extreme Herausforderung in sich.

Das was viele Menschen tun, ist all diese Ideen, Ziele, Wünsche, die Projekte, Absichten, Vorhaben, Aufgaben und sonstigen Kleinigkeiten im Kopf mit sich herumtragen. Auf die ToDo-Liste kommt nur das Unmittelbare und das Zu-Erledigende.

All die anderen Sachen schwirren frei im Kopf herum und bloppen immer mal wieder auf; zumeist in den denkbar ungünstigen Momenten, wenn du dich eigentlich auf etwas Konkretes fokussieren willst.

In dieser Folge der ZeitStyle Show lernst du eine Wunderwaffe des Zeitmanagements kennen, wenn es darum geht, dass du deine Stunden und Tage ruhiger und produktiver durchleben möchtest. Dieses Werkzeug lautet: die Masterliste.

Ich zeige dir ganz genau, was eine Masterliste ist, welchen unschlagbaren Vorteil sie dir bietet und wie du deine Masterliste erstellst und ohne großen Aufwand pflegst.

Herzlich Willkommen zur Folge 38 der ZeitStyle Show: Wie dich eine Masterliste ruhiger und produktiver macht

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter zeitstylecoach.de/038 für die heutige Folge 38.

Eine Masterliste habe ich vor über 12 Jahren das allererste Mal für mich selbst angelegt und seitdem möchte ich sie nicht mehr missen. Sie ist meine treue Freundin und beste Assistentin, wenn es darum geht all meine Vorhaben festzuhalten.

Dadurch habe ich wesentlich weniger Stress und kann im Feierabend gut abschalten und ich kann nachts gut schlafen.

In meinem Alltag und Leben ist eine Menge los: Ich habe meinen Job als Teamleiter eines führenden Softwareunternehmens. Betreibe mein ZeitStyle-Management-Trainingsbusiness nebenbei. Genieße meine kleine, jedoch wachsende, Familie. Möchte meine Freunde treffen. Zeit für Sport haben und bin ehrenamtlich tätig bei Ulms kleine Spatzen. Ein Verein, der notleidenden Kindern in und um Ulm hilft.

Meine Tage sind also ganz schön vollgepackt. Und doch ist mein Stresslevel recht niedrig. Ich finde trotzdem Zeit spontan auszuhelfen oder auch Zeit mit meiner Frau zu verbringen. Ich komme auch nicht ins Straucheln, wenn ich bei der Arbeit einmal Überstunden machen muss. Ich kann meine Zeit und mein Leben genießen.

Ich weiß, dass für alles gesorgt ist, weil ich alles notiert habe. Natürlich rutscht mir hier und da mal etwas durch, keine Frage, doch ehrlich gesagt, ist das Recht selten.

Ich kenne meine Vorhaben und ich kenne meine Prioritäten.

Und besonders für den ersten Teil "meine Vorhaben zu kennen", dient mir meine Masterliste.

Doch was ist eine Masterliste denn nun ganz genau?

Was ist eine Masterliste?

Eine Masterliste enthält alles, wirklich alles, das dir im Kopf rumschwirrt und das du erledigen musst und machen wills. Und zwar völlig egal, wie realistisch oder abwegig es ist und wie kurzfristig oder langfristig du es planst.

Auf meiner Masterliste stehen Dinge wie "Kindersitz im Auto nach vorne gedreht" und gleich darunter steht "Neuer Onlinekurs 'Mein Produktivster Tag' erstellt". In unregelmäßigen Abständen stehen auch komplett neue Businessideen darauf.

Ich sammle alles auf dieser Masterliste, was an mich herangetragen wird und was mir selbst einfällt.

Wenn ich ehrlich bin, habe ich sogar zwei Masterlisten: eine für meinen Job und eine für mein Business und die arbeitsfreie Zeit.

Doch warum trenne ich das? Und warum sind es nur zwei und keine drei?

Die Masterliste ist vor allem eines: Die Stelle, an der alles landet. Von dort wird es weiterverarbeitet.

Mein Job ist eine eigene Biosphäre in sich. Diese hat den Umfang von 40 Stunden in der Woche und es betrifft meine arbeitsfreie Zeit in keiner Weise. Die Kanäle, auf denen mich Aufgaben erreichen, sind andere und darüber hinaus nutze ich andere Werkzeuge für meine Organisation und mein Aufgaben- und Zeitmanagement.

Die arbeitsfreie Zeit teilen sich mein Zeitmanagement-Business und meine tatsächliche Freizeit. Deshalb sammle ich all diese Themen auf einer Liste. Ich nutze die gleichen Werkzeuge, um meine restlichen 128 Stunden in der Woche zu strukturieren, zu planen und zu organisieren.

Und an dieser Stelle ist ein Wort der Warnung angebracht: Deine Masterliste kann recht schnell dutzende oder sogar hunderte von Einträgen umfassen. Doch das ist überhaupt nicht schlimm.

Ganz im Gegenteil, das zeigt dir nur ganz deutlich, welche Massen du die ganze Zeit in deinem Kopf oder verstreut an zahlreichen Orten mit dir rumgetragen hast - bewusst und auch unbewusst.

Jetzt habe all diese ein neues Zuhause gefunden und dein Kopf wird ruhiger und freier.

Von der Masterliste geht es dann weiter zur Kategorisierung (z.B. auf weitere Listen) oder direkt in die konkrete Planung, wenn es etwas ist, dass ich unmittelbar angehen oder sogar erledigen möchte bzw. muss.

Ich habe also alles auf einer der beiden Listen. Ich weiß genau, wo alles steht und muss mich nicht sorgen etwas zu vergessen, was früher durchaus oft passiert ist.

Und es gibt noch weitere Vorteile meiner Masterliste.

Die Vorteile einer Masterliste

Du vergisst nichts mehr. Es ist alles notiert.

Dass ich weniger gestresst und gehetzt bin, hatte ich bereits gesagt. Das ist natürlich nicht allein der Verdienst meiner Masterliste, aber sie ist ein ganz wesentlicher Bestandteil davon - wenn nicht sogar das zentrale Element.

Zu wissen wo ich alles, ALLES, finde, was ich mir vorgenommen habe oder noch vornehmen werde, ist für mich ein sehr beruhigendes Gefühl. Ich muss mich nicht sorgen, dass etwas hinten runterfällt, dass ich etwas vergesse oder etwas übersehe.

Es ist alles da, direkt vor meinen Augen.

Ein weiterer Vorteil: Von meiner Masterliste kann ich sehr leicht meine nächsten Tage, Wochen und Monate planen. Wenn ich es wollen würde, könnte ich problemlos meine nächsten Jahren füllen - und zwar nicht mit irgendwelchem Zeug, sondern Vorhaben und Projekten, die mir Stand heute tatsächlich einiges bedeuten würden.

Ich kann heute nicht alles machen, was ich will, weil 24 Stunden dafür leider zu knapp sind - vielleicht kennst du das ja auch.

Für mich ist das jedoch kein Grund für Frust oder Stress, weil ich weiß, dass ich mich aktuell mit dem beschäftige, dass für mich die höchste Bedeutung hat und wenn das fertig ist oder es seinen Wert für mich verliert, dann weiß ich ganz genau, wo ich das nächste finden kann.

Im Kopf wird es ruhiger und du wirst insgesamt klarer. Vielleicht kennst du auch die Momente und Tage, an denen dir die gleichen Aufgaben immer wieder durch den Kopf kreisen. Meistens starten sie mit: "Ich muss unbedingt noch ...".

Die Masterliste ist für mich eine Sammelstelle an Ideen - kleine Ideen und große Ideen - und was für mich einen echten Unterschied macht, ist, wenn ich Ideen, die ich nicht zur Umsetzung bringen werde, bewusst ziehen lassen kann. Früher habe ich diese einfach nicht aufgeschrieben und dann irgendwann vergessen. Doch sie kamen immer wieder hoch und ich hatte auch irgendwie immer das Gefühl, dass ich etwas verlieren würde.

Heute bleiben die Einträge Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre auf meiner Masterliste und dann irgendwann ist der Moment gekommen, in dem ich sie ohne negative Gedanken einfach ziehen lassen kann. Das ist der Moment, in dem ich für mich klar verstanden habe, dass es zwar ein schöner Einfall war, doch dieser in diesem Leben keinen Platz finden wird. Ich hänge Ihnen nicht nach und ich trauere ihnen nicht nach. Es ist eine bewusst Entscheiden, die zugegebenermaßen einfach etwas Zeit gebraucht hat.

Auch das trägt positiv zu meiner Lebensfreude bei. Und wie du weißt, ist die Lebensfreude ein ganz zentraler Faktor im ZeitStyle-Management.

...und gleichzeitig führt das noch zu einem weiteren Vorteil: Deine Masterliste hilft dir dabei dich zu fokussieren.

Die Masterliste ist das Tor zu meinem produktiven Leben. Damit meine ich die Zeit, in der ich Aufgaben erledige, Projekte voranbringe und Ergebnisse erziele.

In meinem Business und Privatleben ist die Quote sicher bei 98 oder sogar 99%, wenn es darum geht, dass ich etwas mache, was zuvor auf meiner Masterliste gestanden hat. Die wenigsten Dinge landen direkt auf meiner ToDo-Liste oder werden sofort erledigt. Natürlich muss ich hier klarstellen, dass das Dinge sind die weit über "Schatz, kannst du mal bitte den Müll rausbringen" hinausgehen. Ich rede von entscheidenden Aufgaben für mein Business und meine Freizeit.

Wie du deine Masterliste erstellst.
Bevor ich dir genau zeige, wie du deine Masterliste erstellst, sage ich dir, was ich nicht auf meiner Masterliste habe: Auf meiner Masterliste stehen keine wiederkehrenden Dinge, die ich bereits in meinen Kalender eingetragen habe.

Das wäre irgendwie doppelt gemoppelt.

Auf der Masterliste stehen keine Dinge, die in den nächsten sieben, teilweise sogar 14 Tagen erledigt werden müssen. Das ist bei mir so, weil mein Planungshorizont so ist. Wenn du von einem Tag zum nächsten planst, dann steht bei dir alles auf der Masterliste, außer die Dinge von heute und ggf. von morgen.

Doch wie erstellst du nun deine Masterliste ganz konkret?

Der Vorgang ist unglaublich simpel, bedarf aber etwas an Zeit - je nachdem, wie weit verstreut deine Aufgaben und Notizen sind und wie viele Ideen, Vorhaben und Aufgaben du hast.

Mein Vorteil vor über 12 Jahren war, dass ich mir damals noch überhaupt keine Gedanken über ein eigenes Business gemacht habe, sondern lediglich meinen Job, meine Beziehungen und meine Hobbys unter einen Hut bringen musste. Das war tatsächlich recht einfach und recht schnell erledigt. Von da an hat sich meine Masterliste immer weiterentwickelt und ist mitgewachsen.

Je komplexer dein Leben heute ist, desto umfangreicher wird es natürlich sein diese initial zu erstellen. Doch, egal wie lange es am Ende dauert, die Zeit ist aus meiner Sicht gut investiert. Insbesondere dann, wenn du heute oft Stress hast und du nicht weißt, wie du alles unter einen Hut bringen sollst.

OK, hier also die genauen Schritte:

...und führe diese Schritte für jede Masterliste aus, die du erstellen möchtest. Doch übertreibe es auch nicht mit der Anzahl der Listen. Wenn du die gleichen Werkzeuge nutzt und es inhaltlich die gleiche Zeit betrifft, dann nutze eine Masterliste dafür. Orientiere dich einfach an meinem Vorgehen.

(1) Blockiere dir ausreichend Zeit. Wenn du keine Ahnung hast, wie lange es dauern könnte, weil du Berge von Dingen hast, die du zusammentragen musst, dann würde ich mit 30-90 Minuten starten.

Zugegeben, das ist eine sehr große Spanne, aber nutze einfach die Zeit, die du aufbringen kannst. Wichtig ist, dass diese Masterliste einmal existiert und du sie mit den neuen Dingen befüllen kannst. Das ganze Alte und Existierende kannst du nach und nach darauf ergänzen.

(2) Schnappe dir einen Zettel und einen Stift oder eine sehr gute Aufgabenmanagement bzw. Projektmanagementsoftware.

Und mit "sehr gut" meine ich etwas auf der Stufe von Asana oder ClickUp, Trello, Todoist oder Monday. Eine x-beliebige Smartphone App könnte mit hunderten Einträgen recht schnell überfordert sein und nichts wäre eine größere Zeit- und Energieverschwendung, als wenn du deine Masterliste mühevoll erstellst und dann nicht weiternutzt und nicht weiterpflegst, weil die App dafür zu unübersichtlich ist und es dadurch vielleicht keinen Spaß oder weniger Spaß macht damit zu arbeiten.

Es kostet dich etwas mehr Zeit, aber wenn du dir ein Geschenk machen möchtest, dann schreibe alles per Hand auf ein Blatt Papier. Keine App der Welt ist so übersichtlich, wie ein Blatt Papier und du kannst digital auch nicht noch am Rand irgendwie etwas hin quetschen.

Meine klare Empfehlung ist jedoch auch, dass du deine Masterliste digital führst.

Du kannst gerne deine Aufgabenlisten für deine Tage und Wochen auf Papier erstellen - das mache ich auch by the way - aber die Masterliste ist digital und von überall aus über das Handy zugänglich.

Die digitale Welt lässt sich einfach so viel leichter verwalten und das Handy hast du eh immer dabei. Ruft dir also jemand auf dem etwas zu, dass du erledigen sollst oder erhältst du einen Arbeitsauftrag per WhatsApp oder sitzt im Wartezimmer deines Zahnarzt, dann ist die Sache schnell in deinem Handy notiert.

Wenn du jedoch ausschließlich Papier nutzen möchtest, dann lass dich davon nicht abhalten. Persönlich finde ich es digital einfacher. Aber das sind natürlich nur meine Vorlieben und meine Erfahrungen von mir selbst und aus Coachings mit anderen.

Egal, für welches Medium du dich letztlich entscheidest, es ist essenziell, dass deine Masterliste mobil ist. Ob du die Dinge, die unterwegs aufkommen in dein Notizbuch oder Smartphone schreibst, ist letztlich egal, aber du musst sie umgehend auf deine Liste packen. Und daher muss deine Masterliste mobil sein.

Gehe bitte NICHT den Weg die Dinge unterwegs irgendwie zu notieren oder im Kopf behalten zu wollen und sie dann später auf deine Masterliste zu übertragen. Dieses 2-stufige Vorgehen habe ich leider schon zu oft scheitern gesehen.

(3) Jetzt schreibe alles auf, was dir im Kopf rumschwirrt. Lass dir Zeit. Manchmal braucht es einen Moment, bis auch der letzte Gedanke sich zeigt.

Halte ihn fest auf Papier oder digital. Doch halte dich auch nicht zu lange mit ihm auf. Es geht darum zu sammeln und nicht zu bewerten oder gar weiterzudenken.

Persönlich war es für mich gar nicht so leicht, mich davon abzuhalten und bei dem ein oder anderen Eintrag bin ich tatsächlich auch gedanklich abgeschweift und habe noch zusätzliche Stichwörter und Gedanken notiert.

Dadurch benötigst du natürlich länger, aber es macht eben auch irgendwie mehr Spaß. Mir zumindest.

(4) Sammle alle Aufgaben, Anforderungen, Arbeitsaufträge, Erwartungen, Ideen, Ziele, Projekte, Vorhaben und Einfälle von sämtlichen Kanälen und Quellen.

Dieser Schritt ist sicher der, der die längste Zeit in Anspruch nimmt. Doch es lohnt sich.

Wenn du diese Dinge nicht sammelst, dann bleiben Aufgaben in deinem E-Maileingang liegen. Du erhältst Arbeitsaufträge über Chats, Messenger oder per SMS. Auf Post-Its, Fresszetteln und in Notizblöcken liegen verteilt weitere Ideen und Vorhaben.

Ach, und vergiss nicht die Protokolle der letzten Besprechungen, in den ebenfalls ToDos an dich abgegeben wurden oder du diese übernommen hast.

Trage all das zusammen und packe es auf deine Masterliste.

Auch, wenn es aufwändig war, damals hat mir dieser Schritt am meisten Freude bereitet. Der Fortschritt war unmittelbar sichtbar. Ich konnte die E-Mails ablegen. Musste nicht ständig Chats durchkämmen, ob da noch irgendeine Aufgabe für mich drinstehen. Die Protokolle konnte ich archivieren. Meine unzähligen Zettelchen einfach wegwerfen.

Es war ein bisschen so ein Gefühl als hätte ich die Aufgabe bereits erledigt und könnte sie abhaken.

(5) Gehe durch deine Sammlung und verabschiede dich bewusst und mit einem guten Gefühl von all den Einträgen, von denen du heute sicher weißt, dass du diese nicht weiterverfolgen wirst.

Es ist wichtig, dass du auch bereit bis "Lebe wohl" zu sagen. Wenn sich das Streichen des Eintrags noch irgendwie nach einem Verlust anfühlt, dann lass ihn weiter auf der Liste stehen. Das tut niemandem weh.

Irgendwann wird der Moment kommen, indem du mit einem guten Gefühl "Ciao" sagen kannst oder du nimmst die Sache doch in Angriff.

Mit diesen 5 Schritten hast du deine Masterliste erstellt. Du hast alles zusammengetragen, was in deinem Leben ansteht oder noch anstehen könnte.

Jetzt ist die große Frage: Wie pflegst du diese Masterliste, dass sie dir künftig den größtmöglichen Nutzen bringt und der Aufwand dafür gering ist?

Wie du deine Masterliste ohne großen Aufwand pflegst.
Die Pflege deiner Masterliste hat zwei Prozesse:

(1) Einträge, die neu auf die Liste kommen.
(2) Einträge, die von der Liste verschwinden.

Für neue Einträge benötigst du für dich ein klares Vorgehen. Künftig sollen alle Aufgaben und Ideen, die dich erreichen oder dir einfallen auf dieser Masterliste landen. Am besten hast du diese immer geöffnet, wenn du am PC sitzt und die App im Schnellstarter deines Smartphones.

Je geringer der Aufwand ist die Aufgabe von deren Ursprung auf die Masterliste zu bekommen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass deine Masterliste auch aktuell bleibt.

Selbstverständlich hilft es dir auch moderne Technik zu nutzen und Automatismen zu installieren. Du benötigst allerdings die entsprechenden Möglichkeiten und das Wissen hierfür. Zum Glück ist das heutzutage nicht mehr so kompliziert, wie noch vor 10 Jahren.

Für Einträge, die von deiner Liste verschwinden sollen, gibt es zwei Wege: Entweder du löschst sie einfach, weil sie überholt sind, oder du übernimmst die Einträge auf deine weitere Aufgabenliste der Woche oder des Tages und gehst sie dann tatsächlich an.

Und dieser Punkt ist auch unglaublich wichtig: Ich arbeite NICHT direkt von meiner Masterliste aus. Da würde ich vermutlich verrückt werden, weil viel zu viele Einträge darauf stehen.

Die Masterliste ist jedoch die Basis für meine Wochen- und Tagesplanung. Ich hole mir meine Aufgaben von dieser Liste und lege dann den genauen Zeitraum oder sogar Zeitpunkt fest, an welchem ich es erledigt haben möchte.

Die Pflege der Masterliste ist unglaublich einfach, wenn du dich einmal daran gewöhnt hast. Ab diesem Zeitpunkt hast du genau einen Ort, an dem du ALLE Dinge wiederfindest, die in deinem Leben anstehen oder durchgeführt werden könnten.

Und das ist ein unglaublich gutes Gefühl!

Das Folgende setzt du am besten nicht auf deine Masterliste, sondern erledigst du direkt: Abonniere die ZeitStyle Show oder folge mir auf Spotify, um keine künftige Folge zu verpassen.

Und wenn du schon dabei bist, dann lasse doch auch eine ehrliche 5-Sterne-Bewertung da. Dadurch verschaffst du dem Podcast mehr Sichtbarkeit und unterstützt andere diesen zu finden.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

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