Wäre es nicht fantastisch, wenn wir die anstehenden Aufgaben der nächsten Wochen - oder vielleicht sogar eines ganzen Jahres - im Voraus planen könnten? Und gleichzeitig könnten wir problemlos auf die sich ständig ändernden und spontanen Anforderungen unserer Kunden und Mitarbeiter reagieren. Wir würden einfach mühelos unsere Prioritäten den neuen Gegebenheiten anpassen.

Äh, ja. In einer perfekten Welt wäre das vermutlich so. In der Welt, in der wir leben, reißen uns die spontanen und geplanten Dinge schnell aus unseren Träumen und pulverisieren unsere Pläne.

In der letzten Folge 36 habe ich dir drei Wege gezeigt, wie du wieder auf Kurs kommst, wenn du von deinem Plan abgewichen bist. Die Folge hat so viel schönes Feedback erhalten, dass ich spontan diese Folge heute mit ähnlichem Inhalt jedoch einer anderen Perspektive aufgezeichnet habe.

In der Folge heute zeige ich dir, wie du mit den ständigen ungeplanten und spontanen Aufgaben umgehen kannst, so dass du dennoch deinen Plan verfolgst, oder zumindest einigermaßen entspannt die Dinge annehmen und erledigen kannst.

Herzlich Willkommen zur Folge 37 der ZeitStyle Show: Wie du Ungeplantes entspannt in den Griff bekommst

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter https://zeitstylecoach.de/037 für die heutige Folge 37.

Sie sind einfach immer da, richtig?
Diese ungeplanten und spontanen Aufgaben.

Mal etwas größer, mal etwas kleiner, jedoch immer irgendwie unerwünscht, weil wir damit nicht gerechnet haben und sie unsere schönen Pläne ins Wanken bringen.

Doch wie kannst du mit diesen ungeplanten Dingen umgehen, dass es weder dich noch deine Pläne zu hart trifft?

Ich kann nicht sämtliche Variationen in dieser Folge abdecken, aber zumindest die Gängigsten, die auch bereits sehr gut funktionieren.

Doch, bevor wir zu den fünf Wegen kommen, hier noch die vielleicht wichtigste Grundvoraussetzung für deinen Seelenfrieden mit ungeplanten Aufgaben: Berücksichtige an jedem Tag einen Puffer für Ungeplantes.

Ich weiß, ich weiß, dass ist wirklich das kleine 1x1 des Zeitmanagements, aber wenn ich in Coachings und Trainings sehe, wie Leute mit Terminen und geplanten Aufgaben ihren Tag - jeden Tag - picke-packe voll knallen, dann zweifle ich an dem vorhandenen Wissen zu diesen notwendigen und sinnvollen Grundlagen.

Wir dürfen aus der Vergangenheit lernen, denn dafür ist sie da!

Wenn du also jeden Tag 10 Dinge auf deine Aufgabenliste schreibst und niemals diese 10 erledigst, oder nur einmal im Schaltjahr, dann darfst du erkennen, dass 10 einfach zu viel für dich sind.

Und wenn du jetzt noch ein Typ bist, der die unerledigten Aufgaben in den Fokus rückt und dadurch frustriert, genervt oder gestresst ist, dann tut mir das zwar leid, aber das ist leider by Design.

Du rennst jeden Tag mit offenen Augen in die emotionale Güllegrube und ertränkst dich darin.

Wenn also ein Grund die ungeplanten und spontanen Aufgaben und Erledigungen sind, dass du diese 10 Dinge nie schaffst, dann darfst du auch daraus lernen: Es gibt jeden Tag Ungeplantes, das du berücksichtigen musst.

Die beste Vorbeugung ist abtauchen und nicht mehr auffindbar sein. Dann hast du gute Chancen, dass dich nichts Ungeplantes erreicht. Das funktioniert jedoch nur selten gut auf Dauer. Daher ist die zweitbeste Herangehensweise die folgende: Sei vorbereitet und erwarte das Ungeplante.

... wenn es bisher nahezu jeden Tag kam, dann wird es dich auch morgen sicher nicht enttäuschen.

Sie werden kommen die spontanen Dinge.

Dann ist automatisch die zweite Frage: Wie viel Puffer solltest du einplanen?
... und auch hier kannst du aus deiner Vergangenheit lernen: Wie viel war denn die letzten Malen immer nötig?

Und dann lege noch eine ordentliche Portion obendrauf. Nur um wirklich sicherzugehen.

20% deiner Arbeitszeit ist vielleicht zu wenig. 30-50% finde ich eine sehr solide Spanne. Bei über 70% läuft grundlegend etwas falsch.

Die Menge an ungeplanter Arbeit zeigt auch den Umfang an fremdbestimmter und reaktiver Arbeit in deinem Alltag. Dieser sollte als Unternehmerin, Führungskraft, Projektmanager oder auch Consultant so gering wie möglich sein.

Hier ist natürlich auch eine kleine, jedoch sehr wichtige, Einschränkung erforderlich: Es geht nicht um die Menge der ungeplanten Arbeit an sich, sondern vielmehr darum, ob du diese Dinge an dem heutigen Tag oder dem nächsten Tag erledigen musst.

Selbstverständlich gibt es immer wieder Anfragen und Anliegen von anderen, die wir natürlich nicht planen können. Die Frage ist jedoch, wie schnell musst du darauf reagieren: Musst du es gleich erledigen oder kannst du es für einen anderen Tag in der Zukunft einplanen? Je näher die nötige Erledigung am Jetzt liegt, desto reaktiver und fremdbestimmter ist dein Arbeitsalltag. Alles über 72 Stunden betrachte ich persönlich als selbstbestimmtes arbeiten.

Also, die solide Grundlage gegen ungeplante und spontane Dinge ist immer: Lerne aus deiner Vergangenheit. Erwarte das Ungeplante. Berücksichtige ausreichend Pufferzeiten.

Falls du das bislang noch nicht so ernst genommen hast, dann mach das bitte ab sofort. Es wird dich voranbringen und vor allem deinen emotionalen Zustand positiv beeinflussen.

Pufferzeiten sind der Raum im Alltag, den du mit Ungeplantem füllen kannst - und zwar absolut stressfrei, weil ja ohnehin nichts anderes geplant war.

Hier sind fünf Wege, wie du Ungeplantes in den Griff bekommst. Wie gesagt, die Voraussetzung dafür ist, dass du Pufferzeiten in deiner Tagesplanung berücksichtigt hast.

(1) Du machst es sofort.

Dieser Ansatz ist weiterverbreitet als man vielleicht denkt.

Er ist tatsächlich nicht immer der Schlechteste. Doch oftmals ist es eben doch der schlechteste Ansatz von allen.

Er kann Sinn machen für Dinge, die nicht lange brauchen. Dann hast du die Sache einfach schnell wieder von der Backe und gut ist.

Er kann auch Sinn machen, wenn du gerade zwischen zwei geplanten Aufgaben steckst und das Ungeplante inhaltlich zu deiner aktuellen Leistungskurve passt.

Wenn du keine Ahnung hast, was ich damit meine, dann höre dir auf jeden Fall die Folge 6 der ZeitStyle Show an: "Warum du deine Leistungskurve kennen solltest".

(2) Du planst es für später am Tag in deiner Pufferzeit ein.

Wenn das Thema nicht zu deiner Leistungskurve passt oder du gerade mit etwas anderem beschäftigt bist, dann plane die unerwartete Aufgabe für später am Tag ein. Bleibe deiner Planung weiterhin treu und wende dich dann zum geeigneten Zeitpunkt der neuen Aufgabe zu.

(3) Du planst es in der Zukunft ein.

Das ist sicher die Luxusvariante. Ja, spontane Aufgaben bringen nicht immer gute Laune, doch wenn du sie nicht direkt machen musst und erst in ein paar Tagen einplanen kannst, dann bist du aus meiner Sicht wirklich frei und selbstbestimmt.

Und irgendwie ist es ja dann auch nicht mehr so richtig ungeplant ...

(4) Du erledigst es am gleichen Tag, aber etwas anderes muss dafür zurückstecken.

Die ersten drei Varianten waren alle easy. Du machst es gleich oder planst es in einer dafür vorgesehen Lücke. Das Ungeplante findet also seinen Platz, ohne dass jemand oder etwas darunter leiden müsste.

Doch so perfekt läuft es leider nicht immer.
... oder sollte ich lieber sagen: So läuft es sogar recht selten!?

Meistens kommen die ungeplanten Dinge auf deinen Tisch und sind "asap" - as soon as possible - zu erledigen.

Diese Situation ist tatsächlich am unangenehmsten und genau deshalb müssen wir diese sehr viel genauer besprechen und durchleuchten. In solch einer Situation musst du immer entscheiden, welche Aufgabe, welches Thema oder welcher Menschen, die von dir ursprünglich eingeplant waren, müssen nun zurückstecken und dem Ungeplanten Platz machen.

Du musst also neu priorisieren.

Und jetzt meine Frage an dich: Basierend worauf priorisierst du? Was sind deine Kriterien, welche Dinge wichtiger sind als andere?

Im Kern des Zeitmanagements geht es in einer endlosen Schleife darum: zu priorisieren, zu planen und es dann idealerweise fokussiert zu erledigen. Sobald du das verstanden hast, wird es so viel leichter und das Stresslevel sinkt.

"Warum sinkt das Stresslevel?", fragst du dich vielleicht, "Ich habe doch trotzdem immer noch viel zu viel zu tun und ständig kommt irgendwas dazwischen."

Gute Frage!

Sobald du die drei Kernelemente des Zeitmanagements berücksichtigst, also die Themen und Menschen in deinem Leben bewusst priorisierst, planst und dann demjenigen die volle Aufmerksamkeit schenkst, der jetzt dran ist, kannst du dir sicher sein, dass du dich immer mit der entscheidenden Sache oder dem bedeutenden Menschen beschäftigst.

Natürlich gibt es zeitglich gefühlt eine Millionen andere Dinge, denen du dich auch widmen könntest, aber du kannst eben in einer Sekunde nur einer Sache oder einem Menschen deine volle Aufmerksamkeit geben.

Das ist das dritte Gesetz des ZeitStyle-Managements.

Sobald du dich entschieden hast, was jetzt für dich, dein Team, dein Unternehmen, deine Familie, den Verein oder die Welt die Sache mit der größten Bedeutung ist, und diese angehst, kannst du das ganz beruhigt machen.

Stress ist völlig unnötig. Du beschäftigst dich gerade mit dem Wichtigsten und danach wieder und danach wieder und danach wieder ... und so weiter und so fort.

Stress wird vor allem dann verursacht, wenn du zu viel auf dem Teller hast und nicht weißt, wo du anfangen sollst - also die Prioritäten fehlen. Oder du weißt nicht, wie du alles schaffen sollst - es fehlt also ein Plan. Oder du sorgst dich nicht rechtzeitig fertig zu werden - vermutlich auch, weil du dich ständig ablenken lässt und dich mit anderen Dingen beschäftigst.

Du darfst für dich also absolut klar haben, wie du deine Prioritäten setzt. Was sind denn die konkreten Kriterien dafür? Woran erkennst du die Bedeutung einer Sache? Was gibt einer Sache überhaupt diese Bedeutung? Liegt es am möglichen Verdienst oder dem Ansehen? Ist es der Spaß oder die Freude? Ist es der Wunsch jemand anderem zu Diensten zu sein oder zu gefallen?

Was ist es? Du musst das für dich erkennen!

Sobald du das soeben Gesagte bei den nächsten ungeplanten Aufgaben berücksichtigst, können zwei Dinge passieren:

Entweder du erkennst, dass das Ungeplante bei weitem nicht den Stellenwert hat, wie die Dinge, die du ursprünglich geplant hast und planst es entsprechend für später.
Oder das Ungeplante bekommt eine vordere Position in deiner Priorisierung und du musst deine Tagesplanung entsprechend anpassen.
Es ist sicher schade, dass deine Tagesplanung nicht aufgegangen ist, aber es ist kein Grund für Frustration oder ein Grund dafür geknickt zu sein. Du hast dich um deine höchsten Prioritäten gekümmert.

Sei stolz auf dich! Ich wäre es jedenfalls an deiner Stelle.

So viele andere Menschen da draußen reagieren einfach mit Aktionismus und machen sich gleich an das Ungeplante, ohne groß zu überlegen. Hinterher fragen sie sich dann, warum es nicht funktioniert hat, obwohl es hätte klappen können, wenn sie sich nur zwei Minuten genommen hätten und eine klare Priorisierung gemacht hätten.

Das passiert dir hoffentlich ab sofort nicht mehr.

Kommen wir zur 5. und letzten Möglichkeit auf Ungeplantes zu reagieren.

(5) Das Ungeplante entspricht einem umfangreichen Projekt.

Das ist hoffentlich eher selten, doch kommt durchaus vor: Du erhältst spontan und unerwartet ein kleines oder großes Projekt auf deinen Tisch. Und natürlich hat dieses Projekt eine knappe Laufzeit.

In diesem Fall reicht keine geplante Pufferzeit aus und es gibt nur einen sinnvollen Weg: Die aktuelle Aufgabe noch abschließen (vielleicht sogar noch den kompletten Tag wie geplant beenden) und dann die weitere Planung komplett neu durchzuführen - natürlich unter Berücksichtigung des neuen Projekts.

Nun hast du also 5 Wege, wie du mit ungeplanten Dingen jeder Größe umgehst. Durch diese 5 und den zusätzlichen Anregungen zu Pufferzeit und zur Priorisierung hast du die ungeplanten Dinge künftig im Griff und lässt dich von diesen hoffentlich auch nicht mehr stressen.

Ach ja, und noch ein völlig abwegiger Gedanke zum Schluss: Du kannst auch immer Nein sagen. Jaaa, Nein sagen ist eine großartige Option, die dir immer zur Verfügung steht und dir auf jeden Fall die meiste Zeit spart.

Und zum Abschluss noch ein echter Profi-Tipp für dein Wohlbefinden: Falls mal wieder etwas Ungeplantes hereinflattert und du es sofort oder zumindest am gleichen Tag erledigst, dann schreibe es auf jeden Fall auf deine Aufgabenliste.

Nimm dir nicht dieses fantastische Gefühl etwas durchzustreichen und abhaken zu können.

Die Genugtuung ist natürlich umso wirkungsvoller und gefühlsträchtiger, wenn du es wirklich auf ein Blatt Papier schreibst und fett durchstreichen kannst. Oder du schreibst es sogar auf ein Post-It und knüllst das Ding genüsslich zusammen bevor du es in die Papiertonne wirfst - natürlich aus 3m Entfernung, um dem Ganzen noch ein bisschen größeren Spaß zu verleihen.

Es ist vollbracht. Es ist erledigt. Egal, wie groß oder klein die Aufgabe war. Gönne dir das Abhaken und den Abschluss mit der Sache.

Denn, wenn es dich schon vom geplanten Kurs abgebracht hat, dann sollte dieser neue Pfad zumindest angenehm sein - wenn auch erst ganz am Ende.

Denke immer daran: Es wird immer ungeplante Aufgaben und Projekte geben, die plötzlich auf deinem Tisch landen. Sobald du gelernt hast clever damit umzugehen, wirst du weit mehr Nutzen generieren und deine wertvolle Zeit in die Dinge investieren, die wirklich entscheidend sind: Und das sind deine höchsten Prioritäten.

Schreib mir gerne auf Instagram oder Facebook welche ungeplanten Dinge, dich in den letzten Tagen von deinem Plan abgebracht haben und wie sie dich vielleicht auch emotional belastet haben.

Hier ist etwas Ungeplantes, dass du vielleicht sofort erledigen kannst: Abonniere den Podcast oder folge mir auf Spotify, um keine künftige Folge zu verpassen.

… und natürlich freue ich mich über deine ehrliche Bewertung. Denn dadurch verschaffst du dem Podcast mehr Sichtbarkeit und unterstützt andere diesen zu finden.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

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