Urlaub ist eine schöne Sache, die niemals zu kurz kommen sollte.

Doch während der Urlaub angenehm und erholsam ist, so sind die ersten Tage nach dem Urlaub zumeist vollgepackt mit liegengebliebenen Aufgaben und neuen Prioritäten. Das sorgt leider nicht selten für Stress und Überforderung.

E-Mails und viele andere Kanäle beinhalten dann viele Konversationen, die gelesen werden wollen und Aufgaben, die erledigt werden müssen.

Da kann die Erholung schon recht schnell wieder nur eine Erinnerung sein.

Ich hatte auch schon Gespräche, in denen mir Menschen verraten haben, dass sie ihren Urlaub gar nicht richtig genießen können oder sogar längere Abwesenheiten komplett vermeiden, weil sie befürchten, dass Dinge liegenbleiben und sie dann nach dem Urlaub so viel mehr auf dem Tisch liegen haben und gar nicht wissen, wie sie das alles dann erledigen sollen bzw. diese zusätzliche Belastung die vorangegangene Erholung nicht wert ist.

In dieser Podcastfolge gebe ich dir meine 5 klaren Empfehlungen, wie du entspannt nach dem Urlaub bleibst und dennoch vom Start weg auch gleich wieder produktiv arbeitest.

Die Empfehlungen funktionieren auch für längere Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Unfall, so dass du auch dann unmittelbar produktiv loslegen kannst, sobald du wieder einsatzfähig bist und dich nicht gleich wieder am ersten Tag völlig verheizt.

Herzlich Willkommen zur Folge 41 der ZeitStyle Show: Produktiv nach dem Urlaub - Entspannt und effektiv am ersten Arbeitstag

Alle Informationen und das Transskript zu dieser Folge findest du wie immer auf meiner Webseite unter https://zeitstylecoach.de/041 für die heutige Folge41.

Jeder braucht irgendwann einmal Urlaub. Ganz gleich, wie sehr man seine Arbeit liebt. Bald ist auch Ostern und die ersten langen Schulferien des Jahres stehen an. Diese laden zumindest Familien dazu ein wegzufahren.

Ein Urlaub dient dazu einfach mal abzuschalten, eine Pause vom Arbeitsalltag einzulegen und den Alltagsstress abzubauen und hinter sich zu lassen. Im Urlaub kannst du dich auf eine Weise entspannen, wie es an einem Wochenende einfach nicht möglich ist.

Ich würde mir für dich wünschen, wenn du die Erholung und das schöne Gefühl aus dem Urlaub dir länger bewahren kannst und es nicht schon gleich wieder nach 10 Minuten an deinem Arbeitsplatz Geschichte ist, weil du dich gestresst und gehetzt fühlst.

Das kannst du vermeiden oder zumindest extrem reduzieren, wenn du dir meine 5 Empfehlungen zu Herzen nimmst.

Die erste Empfehlung lautet: Plane deine entspannte Rückkehr bereits VOR deinem Urlaub.

Die meisten sind einfach nur froh und glücklich endlich wieder Urlaub zu haben und freuen sich darauf. Das ist natürlich großartig. Doch bei aller Vorfreude solltest du den ersten Arbeitstag nach deinem Urlaub nicht völlig aus den Augen verlieren.

Denke daher bereits vor dem Urlaub über deine entspannte Rückkehr und Einarbeitung nach dem Urlaub nach. Soll heißen: Plane diese proaktiv.

Vermutlich kannst du diesen Tag nicht so planen, wie du sonst deine Tage planst, weil du vielleicht noch gar nicht absehen kannst, was genau an diesem Tag auf deinem Tisch liegen wird und welche Prioritäten auf dich warten werden.

Du weißt aber sehr genau, was an diesem Tag grundsätzlich anstehen wird. Zwei Dinge: Aufarbeiten und Einarbeiten.

Du darfst die aktuellen Stände von Projekten und Aufgaben einholen, sowie dich selbst bei Themen, die in deiner Abwesenheit fortgeführt wurden, auf den aktuellen Stand bringen.

Doch vor allem darfst du eines machen: E-Mails lesen und bearbeiten und auch alle sonstigen Kanäle sichten.

Und genau dafür solltest du ausreichend Zeit einplanen.

Hierfür gibt es auch eine sehr einfache Strategie mit mehreren Varianten, je nachdem, was für dich funktioniert. Diese Strategie bekommst du als Empfehlung Nummer 2.

Empfehlung Nummer 2 lautet: Nutze einen Puffertag zur Aufarbeitung und Einarbeitung.

Die einfachste Variante, um eine entspannte Rückkehr zu haben, ist am Tag der Rückkehr entspannt zu arbeiten.

Das funktioniert besonders gut, wenn du den ersten Arbeitstag noch als Urlaubstag kommuniziert hast. Das heißt, deine Abwesenheitsnotiz kündigt deine Rückkehr erst am nächsten Tag an und sie ist auch noch aktiv.

Dadurch hast du einen Tag, an dem du in Ruhe alles Aufarbeiten kannst und niemand erwartet es dich zu erreichen oder eine Antwort von dir zu bekommen.

Du hast ausreichend Zeit wieder anzukommen und dich auf Stand zu bringen.

Zu dieser Empfehlung gibt es unterschiedliche Varianten, wie du diese durchführen kannst:

- Den ersten Arbeitstag als Puffertag zu nutzen, ist sozusagen der Standardweg. Das sollte für jede und jeden recht gut funktionieren

- Je nachdem, was dich normalerweise nach einem Urlaub erwartet und auch welche Möglichkeiten du in der Gestaltung der ersten Tage hast, würde ich dir sogar den Tipp geben zwei Puffertage hierfür vorzusehen. Diese kannst du so aufteilen, dass du am ersten Tag die kompletten Kommunikationen, wie E-Mails und Chats und sonstigen Kanäle, durchgehst und dich am zweiten Tag in internen Terminen von deinem Team updaten lässt.

- Die dritte Variante ist ebenfalls sehr smart: Du startest einfach bereits am Mittwoch oder Donnerstag in den Urlaub und beginnst dann auch bereits am Samstag oder Sonntag wieder zu arbeiten. In Summe bleibt der Urlaub dadurch gleich, aber du hast mit Samstag und Sonntag zwei Tage, an denen dich definitiv niemand stören wird. Wenn diese Variante sich mit deiner Reiseplanung vereinen lässt und du nicht bis Samstag das Hotel buchen musst, dann wäre das die Variante, die ich Unternehmerinnen und Selbstständigen wärmstens ans Herz lege. Der Montag ist dann bereits wie jeder andere Tag. Als wärst du nie weg gewesen.

Die nächste Empfehlung ist sehr eng mit dem soeben genannten verbunden, ich möchte sie dennoch deutlich als eigene Empfehlung herausstellen.

Die dritte Empfehlung lautet: Vermeide Arbeitsmeetings in den ersten 1-2 Tagen.

Lehne nach Möglichkeit alle Arbeitsmeetings ab, die auf die ersten zwei Tage nach deinem Urlaub gelegt werden sollen und vereinbare für diese Tage auch selbst keine Termine, in denen es nicht ausschließlich darum geht, dass du den aktuellen Status erfährst.

Meetings kosten zumeist viel Zeit und sollten vor allem sauber vorbereitet sein. Und vielleicht ist dir auch schon einmal aufgefallen, dass die ein oder andere Besprechung auch gerne einmal länger dauert als ursprünglich geplant war.

Die verlorene Zeit würde nur unnötig Druck und Stress verursachen und im schlimmsten Fall machst du gleich am ersten Tag wieder Überstunden, weil du nicht durchgekommen bist, weil ein Meeting schamlos überzogen wurde.

Meine Empfehlung daher: Nicht machen.

Diese Zeit kannst du an den ersten zwei Tagen sehr viel sinnvoller nutzen. Ab Tag drei sind Meetings wieder uneingeschränkt möglich. Wir gehen ja schließlich davon aus, dass du Tag 1 und 2 bereits so genutzt hast, um dich wirklich entspannt und zugleich produktiv wieder einzufinden.

Empfehlung Nummer 4: Nimm dein Zeitmanagementsystem unmittelbar wieder auf.

Starte direkt wieder im Fokus-Modus. Betrachte die Puffertage nicht als Lala-Tage, an denen du dich ganz langsam und gemütlich wieder in die Arbeitswelt träumst und gemächlich dahinsinnierst, was und wie jetzt alles getan werden könnte.

Durch deinen Urlaub bist du hoffentlich gut erholt und voller Energie. Jetzt ist wieder Arbeitszeit. Also, Fokus an!

Wende dein Zeitmanagementsystem unmittelbar wieder an.

Plane die Aufgaben deines Tages. Da steht dann vielleicht nicht "Präsentation XY erstellen", sondern eher "E-Mails vollständig abarbeiten" oder "alle Teams-Kanäle durchlesen".

Die Aufgaben sind nicht themen- oder projektbezogen, sondern dienen dem Zweck der Ein- und Aufarbeitung.

Schreibe alle größeren Aufgaben unmittelbar auf deine Master-ToDo-Liste. Was genau das ist und warum du eine solche Masterliste haben solltest, hast du bereits in Folge 38 erfahren.

Bei der Rückkehr nach einer längeren Abwesenheit nutze ich meine Masterliste intensiver als sonst, weil ich ganz konsequent erst einmal alles aus den unterschiedlichsten Kanälen darauf sammle und mich erst im zweiten Schritt darum kümmere wann ich was tatsächlich angehe und erledige.

Genau das macht die Rückkehr für mich so viel entspannter, weil ich die Kanäle, die ich habe, normalerweise recht gut in einem halben Tag komplett durchgearbeitet habe. Und ab diesem Zeitpunkt muss ich mich nur noch in der Masterliste bewegen und kann alle anderen Kanäle als erledigt betrachten.

Und gerade dieses "Kanal erledigt" gibt schon ein gutes Gefühl. Erledigt ist zwar nur die Sichtung und die Aufgaben daraus liegen jetzt an einer anderen Stelle, aber das weiß ja mein Gehirn nicht. Weshalb ich die Belohnung bekomme.

Habe ich den Kanal auf meiner Aufgabenliste des Tages berücksichtigt, kann ich diesen dort sogar durchstreichen und die Belohnung geht weiter.

Und genau DAS versüßt mir meine Rückkehr und macht sie sehr viel angenehmer und entspannter.

In diesem Kontext der Urlaubsrückkehr kommt auch immer wieder eine Frage zu E-Mails auf, die da lautet: Wie bearbeite ich E-Mails nach dem Urlaub am besten?

Es gibt ja den Tipp, dass man E-Mails, deren Abarbeitung nur 2-3 Minuten dauert sofort erledigen soll und aus allen anderen sollte man eine Aufgabe erstellen. Das macht absolut Sinn.

Doch wie verfährt man damit am besten am ersten Arbeitstag nach dem Urlaub?

Es kommt sicher auf die Anzahl der E-Mails an, die du über den Zeitraum erhalten hast. Aber das kann ja schon mal ein ganzer Berg sein. Ich gebe dir daher den Tipp, dass du alle E-Mails, die du nicht direkt löschen oder archivieren kannst, zu einer Aufgabe auf deiner Liste machst und erst einmal nicht weiterbearbeitest.

Du kannst die E-Mail gerne kennzeichnen als "schnell zu erledigen" oder ähnliches, dass du später weißt, welche Nachricht schnell abgehakt sind, aber ich würde es vermeiden die E-Mails direkt zu beantworten, selbst wenn es tatsächlich nur 2 Minuten dauert.

Warum? Nun, zum einen ist es so, dass sobald du beginnst E-Mails zu verschicken auch wieder E-Mails erhältst, was keine gute Lösung ist, wenn du entspannt arbeiten möchtest. Und zum anderen kann dich das ganz schön Zeit kosten. Wenn du nur 30 dieser E-Mails hast, die fix beantwortet sind und diese auch nur diese 2 Minuten benötigen, dann sind ratz-fatz 60 Minuten - eine komplette Stunde - um und du hast vermutlich nicht mal viel weitergebracht.

Sei hier also sehr wachsam und konsequent.

Zusammengefasst: Starte unmittelbar wieder mit deinem Zeitmanagement. Sammle zuerst alles auf deiner Masterliste und plane erst dann die einzelnen Dinge zeitlich ein.

Ach ja, falls dich die Folge 38 nicht von einer Masterliste überzeugt hat oder du dir noch nicht die Zeit genommen hast diese aufzubauen, dann empfehle ich dir für den Tag nach dem Urlaub eine solche Liste mit allen Aufgaben aus allen Kanälen anzulegen. Das könnte der Start deiner Masterliste sein oder eben nur eine temporäre Version.

Und vergiss bei dem Notieren deiner Aufgaben auch nicht die guten Ideen, die du vielleicht während deines Urlaubs hattest und die eine nähere Betrachtung wert sind.

Alle vier vorangegangenen Empfehlungen erachte ich als wichtig für einen entspannten und produktiven Einstieg, sonst würde ich sie dir auch nicht geben. Aber die nächste Empfehlung ist dahingehend besonders

Die fünfte und letzte Empfehlung lautet: Sorge für ausreichend Pausen und mache keine Überstunden.

Viel zu häufig passiert es, dass Leute nach dem Urlaub die ersten zwei Tage so verbringen, dass sie nach diesen schon wieder urlaubsreif sind: Stress, Überlastung, keine Freizeit - alles ist wieder da wie vor dem Urlaub.

Das ist natürlich schade. Es wäre doch schön, wenn dich dein Urlaub ein paar Wochen trägt und dir Energie spendet und nicht nur ein paar Stunden.

Beachte daher unbedingt die folgenden wichtigen Tipps:

(1) Achte darauf, dass zwischen deiner Rückkehr aus dem Urlaub und deinem Arbeitsbeginn ein bisschen Pause ist und du nicht aus dem Flieger von Australien direkt an deinen Arbeitsplatz musst.

Insbesondere, wenn die Gefahr eines Jetlags besteht, macht es durchaus Sinn das zu berücksichtigen und auch einzuplanen.

Was ich damit sagen möchte: Achte auf ausreichend Schlaf vor dem ersten Arbeitstag, dass du nicht müde und schlapp deine Arbeit antreten musst.

(2) Starte und beende die Arbeit in der gewohnten Zeit. Natürlich kannst du früher starten oder länger bleiben, um die Ruhe zu genießen, wenn noch keiner da ist oder alle schon wieder nach Hause sind, aber die Arbeitszeit an sich sollte nicht länger sein.

Das heißt, hast du normalerweise 8-Stunden-Tage, dann sollte auch der erste Tag nach dem Urlaub nur diese 8 Stunden haben.

Dadurch verbrennst du nicht gleich wieder deine Erholung, die du im Urlaub gewonnen hast und du gibst vor allem dem Parkinson'sche Gesetz keine Chance. Wenn du keine Ahnung hast, wovon ich spreche, höre dir in jedem Fall die Folge 12 der ZeitStyle Show an. Diese trägt den Titel "Paradox: Wie du mehr erledigst, indem du dir weniger Zeit gibst - das Parkinson'sche Gesetz".

(3) Achte noch genauer auf regelmäßige Pausen. Nutze einen Timer, dass du sie nicht vergisst. Im Urlaub warst du vielleicht nicht träge und faul, aber du hast eben auch nicht gearbeitet und dich nicht über Stunden hinweg fokussieren müssen. Dieses fokussieren am Arbeitsplatz kostet sehr viel Energie. Pausen liefern dir diese Energie. Also, mach ausreichend Pausen.

Hierbei ist auch wichtig zu erwähnen, dass du dich selbst, und andere auch nicht, unnötig von der Arbeit abhältst, indem du deine Urlaubsgeschichten lang und ausschweifend zum Besten gibst. Natürlich darfst du von deinen Abenteuern und schönen Zeiten berichten, aber halte dich doch kurz. Und wie wäre es für die lange Version mit einer gemeinsamen Mittagspause oder einem Feierabend-Bierchen?

(4) Nutze vor allem kleine Pausen, um tief durchzuatmen und dich an deinen schönen Urlaub zu erinnern. Schöne Erinnerungen sind ein super Energielieferant und stärken so deinen Fokus.

Berücksichtige diese vier Tipps ganz besonders an den ersten Tagen nach deinem Urlaub, auch wenn es eine gute Idee wäre, dass du sie grundsätzlich berücksichtigt, generell in deinem Zeitmanagement berücksichtigst.

Diese 5 Empfehlungen sollen dafür sorgen, dass du entspannt aus dem Urlaub zurückkehren kannst und gleich wieder produktiv einsteigen kannst - ohne Zeit und ohne Energie zu verschwenden. Gib mir gerne bei Gelegenheit einmal ein Feedback, wie gut das für dich funktioniert hat und wo du vielleicht noch Schwierigkeiten hattest.

Im Urlaub selbst darfst du so gut es geht abschalten und nicht an die Arbeit denken. Urlaub dient zur Erholung und Entspannung. Er ist auch eine Zeit, in der deine Kreativität mal wieder auf Hochtouren kommen kann, wenn du sie nicht mit alltäglichen ToDos, Sorgen, Grübeln und beschäftigt sein unterdrückst.

Ich wünsche dir einen schönen Urlaub, wenn es denn so weit ist. Genieße ihn in vollen Zügen und mache dir keine Gedanken über den ersten Tag danach. Diesen kannst du nun ganz gelassen angehen, weil du produktiv und entspannt sein wirst.

Ich habe noch eine letzte Empfehlung für dich: Abonniere doch die ZeitStyle Show und folge mir auf Spotify. Dann hast du alle Folgen für deinen nächsten Urlaub gleich bereit und verpasst auch keine künftige Folge.

Danke, dass du dabei warst und bis zum nächsten Mal.

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